Allgemein

Das NEVARIS Finance Modul "Elektronischer Versand von Dokumenten" ermöglicht Reports direkt über NEVARIS Finance als PDF zu speichern und an eine E-Mailadresse eines Adressaten zu versenden.

Vorbereitende Einrichtungen

Einrichtung der E-Mail-Konten

Die Einrichtung der E-Mail-Konten besteht aus mehreren Bestandteilen und ist pro Mandant durchzuführen. Dazu gehört die grundlegende Einrichtung eines E-Mail-Kontos, der E-Mail-Ausgang für den fehlgeschlagenen Versand der E-Mails, die Übersicht der gesendeten Mails pro E-Mail-Konto und die E-Mail-Szenarios. Für den Versand einer E-Mail wird zunächst ein eingerichtetes E-Mail-Konto benötigt. Das kann entweder das Standard-E-Mail-Konto sein oder ein E-Mail-Konto, welches einem E-Mail-Szenario zugeordnet wurde. Ein E-Mail-Szenario kann zum Beispiel "Verkaufsrechnung" sein. In dem Fall wird beim Versand einer Verkaufsrechnung ermittelt, welches E-Mail-Konto dem E-Mail-Szenario "Verkaufsrechnung" zugewiesen ist.

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung.

Hinzufügen eines E-Mail-Kontos

Aktueller Benutzer (nur mit Azure Active Directory)

In Verbindung mit dem Azure Active Directory steht die Möglichkeit zur Verfügung, die E-Mails über das persönliche E-Mailpostfach zu versenden. Nach dem erfolgreichen Versand sind die E-Mails in den gesendeten E-Mails des eigenen Postfachs sichtbar. Die Entwürfe werden nach wie vor im E-Mail-Ausgang in Business Central gespeichert.

Technische Hinweise:

• Die Verwendung setzt das Azure Active Directory und der anschließenden Einrichtung der App-Registrierung voraus.
• Bei der erstmaligen Ausführung muss zunächst dem eingerichteten Business Central Connector (App-Registrierung aus vorherigem Hinweis) die Berechtigungen für das Postfach erteilt werden.
  
  

  
  

  Für die Verschlüsselung der Lohnabrechnungen benutzen wir eine eigene Funktion, die bei einem Dienstleister auf einem Server innerhalb der EU läuft. Im Rahmen dieser Verschlüsselung erfolgt keine Speicherung der Daten, die Übermittlung der Daten zwischen den Systemen erfolgt über https und mit dem Dienstleister haben wir einen AV-Vertrag. 

  Für die Verschlüsselung wird Zugriff auf die folgende Adresse benötigt: https://nevfinancepdfprotect.azurewebsites.net/ 

Microsoft 365 Postfach (nur mit Azure Active Directory)

Wie beim Versand mit dem aktuellen Benutzer steht die Verwendung eines Microsoft 365 Postfachs nur mit einem Azure Active Directory zur Verfügung. Die E-Mails werden über das Postfach versendet, die gesendeten E-Mails sind dann allerdings im persönlichen Postfach und nicht in den gesendeten E-Mails des Postfachs sichtbar.

SMTP

Ein neues SMTP-Konto kann über die Aktion "E-Mail-Konto hinzufügen" (unterhalb des Menüpunktes "Neu") ergänzt werden. Zur Einrichtung kann der bereitgestellte Einrichtungsassistent verwendet werden, in dem die notwendigen Schritte beschrieben sind. Im vorletzten Schritt wird die eigentliche Einrichtung des SMTP-Kontos vorgenommen. Die Felder werden im Folgenden beschrieben.

Kontoname

Der Kontoname wird in der Übersicht der E-Mail-Konten als eindeutige Bezeichnung (z. B. Finanzbuchhaltung) für ein einzelnes Konto angezeigt. Wenn eine E-Mail einzeln versendet wird (Auswahl "Einzeln bestätigen" in dem oben genannten Bericht), wird der Kontoname, dem das entsprechende E-Mail-Szenario zugewiesen ist, ebenfalls angezeigt.

Absendername

Der Absendername wird zum Beispiel dafür verwendet, um nicht die E-Mail-Adresse als Absender anzuzeigen, sondern zunächst den eingetragenen Absendernamen.

Beispiel:

Ohne Absendername: email@firma.de

Mit Absendername: Buchhaltung email@firma.de 

E-Mail-Adresse

Hier kann die E-Mail-Adresse hinterlegt werden, die für den SMTP-Versand verwendet werden soll.

Server-URL/ Serverport

In den beiden Feldern wird der Name des SMTP-Servers sowie der eingetragene Port hinterlegt. Standardmäßig ist der SMTP-Port 25.

Authentifizierung

Zur Auswahl stehen verschiedene Authentifizierungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Anonymous

Die Anmeldung an den SMTP-Server wird über eine anonyme Authentifizierung vorgenommen.

Basic

Basic ist die Standard-Authentifizierungsmethode. Die Anmeldung am SMTP-Server erfolgt dabei über einen berechtigten Benutzer. Dafür werden in den folgenden Feldern "Benutzername" und "Passwort" die Anmeldedaten ergänzt.

OAuth 2.0

OAuth 2.0 setzt Azure Active Directory voraus.

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung, Neu, E-Mail-Konto hinzufügen.

Als Standard festlegen

Über die Aktion "Als Standard festlegen" kann ein E-Mail-Konto nachträglich als Standard-E-Mail-Konto festgelegt werden.

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung, Prozess, Als Standard festlegen.

E-Mail verfassen / Test-E-Mail senden

"E-Mail verfassen" und "Test-E-Mail senden" versenden über die ausgewählten E-Mail-Konten E-Mails. "E-Mail verfassen" dient dabei dem Versand einzelner E-Mails ohne Belegkontext. Mit "Test-E-Mail senden" kann geprüft werden, ob ein E-Mail-Konto richtig eingerichtet wurde, indem eine vorgefertigte Test-E-Mail versendet wird.

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung, Prozess, E-Mail verfassen.

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung, Prozess, Test-E-Mail senden.

E-Mail-Konto löschen

Einzelne E-Mail-Konten können über "E-Mail-Konto löschen" entfernt werden. Wird ein Standard-E-Mail-Konto gelöscht, wird ein anderes E-Mail-Konto als Standard-E-Mail-Konto festgelegt. Das Standard-E-Mail-Konto sollte in jedem Fall überprüft werden.

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung, Prozess, E-Mail-Konto löschen.

E-Mail-Ausgang

Die Entwürfe werden im E-Mail-Ausgang gespeichert und angezeigt. Der E-Mail-Ausgang wird pro E-Mail-Konto angezeigt, d. h. beim Öffnen sieht man die Entwürfe, die zu dem ausgewählten E-Mail-Konto gehören. Die im E-Mail-Ausgang möglichen Aktionen sind das Öffnen einer E-Mail, die weitere Bearbeitung eines Entwurfes oder das Verwerfen eines Entwurfes.

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung, Navigieren, E-Mail-Ausgang.

Gesendete E-Mails

Wie schon beim E-Mail-Ausgang werden pro E-Mail-Konto die gesendeten E-Mails gespeichert und angezeigt. Zu den gesendeten E-Mails zählen sämtliche E-Mails, die über das E-Mail-Konto versendet werden. Das umfasst ebenfalls die System-E-Mails, wie z. B. die Zusammenfassungsmails (Ende-Mail) nach Ausführung des E-Mailversands.

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung, Navigieren, Gesendete E-Mails.

E-Mail-Richtlinien für Benutzer

Über die Suche können die E-Mail-Richtlinien geöffnet werden. Die E-Mail-Richtlinien legen fest, welche gesendeten E-Mails von den Benutzer eingesehen werden können. Standardmäßig kann jeder nur die eigenen E-Mails anzeigen und öffnen. Dafür wird die E-Mail-Ansichtsrichtlinie "Eigene E-Mails anzeigen" verwendet. Mit der E-Mail-Ansichtsrichtlinie "Alle E-Mails anzeigen" können die Benutzer alle E-Mails sehen und öffnen.

Die weiteren E-Mail-Ansichtsrichtlinien können aus technischen Gründen für NEVARIS Finance nicht verwendet werden.

Herkunft anzeigen

Über "Herkunft anzeigen" werden die verknüpften Datensätze, wie zum Beispiel die zugehörige Bestellung, zu einer gesendeten E-Mail angezeigt. Aus der Übersicht der Herkünfte kann der entsprechende Datensatz direkt angezeigt werden.

E-Mail-Szenarios

Mithilfe der E-Mail-Szenarios lassen sich verschiedene E-Mail-Konten unterschiedlichen Belegen zuordnen. Zum Beispiel kann eine Verkaufsrechnung über rechnung@... und eine ZV-Avis über buchhaltung@... versendet werden. Die Zuweisung eines E-Mail-Szenarios wird in der Übersicht der E-Mail-Szenarios (IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Einrichtung, Navigieren, E-Mail-Szenarios) vorgenommen. In der Übersicht das gewünschte E-Mail-Konto auswählen und über die Aktion "Szenarios zuweisen" die E-Mail-Szenarios auswählen. Eine gewählte Zuweisung kann wieder aufgehoben werden. Dazu einen zugewiesenen Eintrag auswählen und entweder über die Aktion "Zuweisen" das E-Mail-Szenario einem neuen E-Mail-Konto zuordnen oder über "Zuweisung aufheben" die Zuweisung komplett aufheben. E-Mail-Szenarios ohne eine Zuweisung verwenden, wie bereits oben erwähnt, das Standard-E-Mail-Konto.

Zuordnung der Berichte zu den E-Mail-Szenarios

E-Mail Signaturen (ab Version 2023.2)

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Vorlagen Einrichtung.

Für jeden einzelnen Bericht, ist es möglich, aus vier verschiedenen Signaturarten auszuwählen.

• Keine: In dem Fall wird keine weitere Signatur dem E-Mailtext ergänzt, sondern lediglich die ermittelten Texte aus den jeweiligen Einrichtungen verwendet.
• Aktueller Benutzer: Es wird die Signatur verwendet, die dem aktuellem Benutzer zugeordnet ist. Sollte keine Signatur hinterlegt sein, wird keine ermittelt.
• Standard Signatur: Die Signatur, die als Standard festgelegt wurde, wird verwendet.
• Spezielle Signatur: Es kann eine spezifische Signatur ausgewählt werden.

Einrichtung E-Mail Signaturen

Unter Vorbereiten, E-Mail Signaturen können mit Hilfe von Word-Vorlagen Signaturen für den E-Mailversand erstellt werden. In jeder Word-Vorlage können die Felder Name, E-Mail, Telefonnummer, Funktion und Abteilung mit Werten aus Finance gefüllt werden. Die Einrichtungen zur E-Mail Signatur werden in der E-Mail Signaturkarte vorgenommen.

Benutzer-ID

Auswahl eines Benutzers. Die E-Mail Signatur ist dann nur für diesen Benutzer.

Word Vorlage

Über den Assist Edit gelangt man in die Übersicht der Word-Vorlagen und kann dort eine bestehende auswählen oder eine neue Vorlage erstellen und hochladen. Die Erstellung der Word-Vorlage wird im nächsten Kapitel beschrieben.

Beschreibung

Name der E-Mail Signatur, welcher in der Übersicht angezeigt wird.

Standard-Signatur

Festlegung, ob die E-Mail Signatur als Standard festgelegt werden soll.

Name, E-Mail, Telefonnummer, Funktion, Abteilung

Sofern in der Word-Vorlage die entsprechenden Felder hinterlegt sind, werden die Inhalte aus den Feldern in die E-Mail Signatur übernommen. Die Erfassung kann manuell erfolgen oder aus dem Benutzer oder einem Adressaten (Vorbereiten, Aus Adressat vorschlagen) vorgeschlagen werden.

Adressnr. des Unternehmens

Unter Vorbereiten gibt es die Aktion "Aus Adressat vorschlagen". Darüber kann ein Adressat ausgewählt, um die hinterlegten Daten zu übernehmen. Standardmäßig wird die Adressnr. aus den Firmendaten für die Filterung der Adressaten verwendet, kann aber mit einer abweichenden Adressnr. überschrieben werden.

Erstellung der Word-Vorlage

In der Übersicht der Word-Vorlagen zunächst auf Neu >> Vorlage erstellen klicken. Im ersten Schritt wird festgelegt für welche Entität verwendet werden soll. Die Entität ist für die Signaturen die "E-Mail Signatur". Sollte diese noch nicht in der Übersicht vorhanden sein, kann diese über "Neue Entität hinzufügen" (ID 5003025 E-Mail Signatur) ergänzt werden.

Im nächsten Schritt können verknüpfte Einheiten festgelegt werden. Darüber ist es zum Beispiel möglich, weitere Daten aus den Firmendaten (Verknüpfte Einheit hinzufügen (einfach)) zu ermitteln. Diese können dann allerdings nicht wie Name, E-Mail, etc. in Finance überschrieben werden.

Nach der Auswahl der verknüpften Einheiten kann eine leere Vorlage heruntergeladen werden. Es wird ein ZIP-Archiv heruntergeladen, welches zunächst entpackt werden muss. In dem entpackten Ordner ist zum Einen die Word-Vorlage sowie eine Excel-Datei "DataSource", welche die Seriendruckfelder (Standardfelder und die Felder aus den verknüpften Einheiten) für die Vorlage enthält. Beim Öffnen der Word-Vorlage kommt eine Meldung "Beim Öffnen des Dokuments wird der folgende SQL-Befehl ausgeführt: SELECT * FROM `DataSource$`. Daten aus der Datenbank werden in das Dokument eingefügt. Möchten Sie den Vorgang fortsetzen?". Nachdem diese Meldung mit "Ja" bestätigt wurde, werden die Felder aus der Excel automatisch importiert. In Word stehen die Felder als Seriendruckfelder zur Verfügung, welche über das Register "Sendungen" und der Aktion "Seriendruckfeld einfügen" in das Dokument eingefügt werden können.

Sobald die Vorlage fertig bearbeitet und gespeichert wurde, kann diese in Finance im nächsten Schritt über die Aktion "Vorlage hochladen" hochgeladen werden. Im letzten Schritt wird noch ein Name für Word-Vorlage festgelegt. Anschließend kann die Word-Vorlage für die E-Mail-Signaturen verwendet werden. 

E-Mail Anhänge (ab Version 2023.2)

Aufruf: IT-Management, Stammdaten, Einrichtung, E-Mail Vorlagen Einrichtung, Vorbereiten, E-Mail Anhänge

Pro Bericht können mehrere Anhänge hinterlegt werden, die mit dem eigentlichen Beleg versendet werden. Für jeden Anhang kann entschieden werden, ob der Anhang immer versendet werden soll. Anhänge, die nicht immer versendet werden, können im Senden-Dialog ausgewählt werden.

Finanzbuchhaltung Einrichtung

In der Einrichtung der Finanzbuchhaltung sind im Register "Berichtswesen" die relevanten Einstellungen für den Versand zu finden.

Aufruf: Buchhaltung, Stammdaten, Einrichtung, Einrichtung

Ausgabeverzeichnis PDF

Hier muss der Pfad hinterlegt werden, unter dem die umgewandelten PDF-Dateien abgespeichert werden sollen. Eine Trennung nach Mahnungen und Avisen ist nicht möglich.

Wenn Datei vorhanden

Sollte eine Datei in diesem Verzeichnis bereits vorhanden sein bestehen folgende Auswahlmöglichkeiten:

• Überschreiben: Die bereits mit demselben Namen vorhandene Datei wird überschrieben.
• Nummer anhängen: Die Datei wird, wenn derselbe Name bereits vorhanden ist, automatisch um eine Nummer ergänzt.

Allgemeiner E-Mail Anhang

Hier besteht die Möglichkeit eine Datei auszuwählen, die automatisch bei jedem E-Mailversand als Anhang eingefügt wird (Beispielsweise Firmenlogo oder Geschäftsbedingungen)

Text pro Ausgabe

Dieser Link öffnet die Objektliste mit den entsprechenden Reports. Die Einrichtung der Objektliste wird im folgenden Kapitel beschrieben.

Einrichtungen in der Objektliste

Ausführen-Objekt-ID

Für die LV-Avis (LVAVIS), Verrechnungsavis (VERRAVIS), ZV-Avis (ZVAVIS) und die Mahnungen (MAHBRF) werden die auszuführenden Berichte über die Ausführen-Objekt-ID ermittelt.

Name PDF

Durch die Eingabe wird dem ursprünglichen Dateinamen des PDFs zusätzlich der Textinhalt vorangestellt.

Betreff E-Mail

Der standardmäßig verwendete Betreff Belegart + Debitor/Kreditor Name kann mit der Hinterlegung in Betreff E-Mail überschrieben werden. Dann wird stattdessen Betreff E-Mail + Debitor/Kreditor Name verwendet.

Text in E-Mail

Durch die Eingabe im Feld „Text in E-Mail“ besteht die Möglichkeit, einen Text von bis zu 50 Zeichen zu hinterlegen, der als E-Mailtext verwendet wird. Soll ein umfangreicher und mit Zeilenumbruch dargestellter Text erscheinen, kann dieses im Menüband unter Vorbereiten, Langtexte E-Mail hinterlegt werden.

Einrichtung Personenkonten

Debitoren

Im Register "Zahlung" der Debitorenkarte müssen folgende Felder gefüllt werden:

• Adressnr. und Adressat Avise
• Adressnr. und Adressat Mahnung
• Adressnr. und Adressat Mahnung Kopie – falls gewünscht –

Aufruf: Buchhaltung, Stammdaten, Debitoren

Zu beachten ist, dass beim Adressaten vor allem die Anrede und die E-Mailadresse des Adressaten hinterlegt sind. Sollte die Anrede fehlen, wird keine persönliche Anrede erzeugt.
Erreichbar aus der Debitorenkarte über Vorbereiten, Adressaten.

Kreditoren

Im Register "Zahlung" der Kreditorenkarte müssen folgende Felder gefüllt werden:

• Adressnr. und Adressat Avise

Aufruf: Buchhaltung, Stammdaten, Kreditoren

Auch hier ist zu beachten, dass beim Adressaten vor allem die Anrede und die E-Mailadressen des Adressaten hinterlegt sind. Erreichbar aus der Kreditorenkarte über Vorbereiten, Adressaten. Ist kein „Adressat Avise“ hinterlegt, wird der Standardadressat der Adresse verwendet, sofern eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

E-Mailversand der einzelnen Belege

Der E-Mailversand wird über die Aktion "Senden" gestartet. Im Bericht "E-Mail senden und PDF speichern" können die gewünschten Einstellungen getroffen werden. Die Details dazu, sind im in der Beschreibung zum Bericht zu finden.

Mahnungen

Filterung der Belege

Für den Versand der Mahnungen werden alle Belege gefiltert, die zu einem ausgewählten Mahnvorschlag gehören. Aus der "Mahnvorschlag Karte" aufgerufen, wird der Mahnvorschlag direkt vorgefiltert. Aus der Übersicht muss die Filterung durch den Anwender vorgenommen werden.

Ermittlung der E-Mail-Adresse

Bei den Mahnungen gibt es für das Original und die Kopie unterschiedliche Ermittlungen der E-Mail-Adresse. Beim Original werden die Felder "Adressnr. Mahnungen" und "Adressat Mahnung" herangezogen. Wenn der Adressat richtig ermittelt werden kann, wird die E-Mail-Adresse des Adressaten verwendet. Sollte der Adressat nicht ermittelt werden können, wird der Standardadressat der hinterlegten "Adressnr. Mahnungen" verwendet. Wenn die "Adressnr. Mahnungen" nicht erfolgreich ermittelt werden kann, wird auf den Standardadressaten aus der "Adressnr. des Debitors" zurückgegriffen.

Für die Ermittlung der E-Mail-Adresse bei der Kopie werden statt "Adressnr. Mahnungen" und "Adressat Mahnung" die Felder "Adressnr. Mahnungen Kopie" und "Adressat Mahnung Kopie" geprüft. Die Prüfungen sind dabei die gleichen wie beim Original. Ein Unterschied besteht allerdings, wenn die "Adressnr. Mahnungen Kopie" nicht ermittelt werden kann. In dem Fall wird keine E-Mail-Adresse ermittelt.

Hinweis zu den Vorgaben

Damit das Druckdatum in der Ausgabe gedruckt wird, ist in jedem Fall eine Vorgabe erforderlich. Diese kann, wie in dem oben verlinkten Kapitel zum Bericht "E-Mail senden und PDF speichern" beschrieben, mit dem Namen "Mail" versehen werden und wird bei jeder Ausführung direkt vorgeschlagen.

ZV-Avis/ Verrechnungsavis

Filterung der Belege

Beim Öffnen des Berichtes "E-Mail senden und PDF speichern" in der Übersicht der ZV-Avise wird zunächst der Zahlungsvorschlag und die Avis-Nr. der aktuell markierten Zeile vorgefiltert. Damit zum Beispiel mehrere ZV-Avise gleichzeitig versendet werden können, muss der Filter für die "Avis-Nr." auf z. B. 1|2 angepasst werden. Bei der Verrechnungsavis werden, ohne zusätzliche Filterung, alle zur Verfügung stehenden Avise versendet. Eine Anpassung des Filters für die "Avis-Nr." auf z.B. 1|2 ist aber ebenfalls möglich.

Für den Versand der ZV-Avis steht ab der Version 2024.1 zusätzlich ein Filter auf vorhandene E-Mailadressen zur Verfügung. Beim Öffnen der Übersicht wird zunächst ermittelt, ob für die Avis eine E-Mail-Adresse gemäß der unten stehenden Regeln ermittelt werden kann. Das Ergebnis wird im Feld E-Mail über eine Checkbox vermerkt. Über den Filter auf das Feld "E-Mail" (Ja oder Nein) können dann nur die versendet, die auch eine E-Mail-Adresse haben oder alternativ die Speicherung für alle Avise ohne E-Mail-Adresse durchgeführt werden.

Ermittlung der E-Mail-Adresse

Die E-Mail-Adresse für ZV-Avis oder Verrechnungsavis wird aus zwei unterschiedlichen Adressaten ermittelt. Sofern im Kreditoren ein "Adressat Avise" mit zugehöriger "Adressnr. Avise" existiert, wird die E-Mailadresse des entsprechenden Adressaten verwendet. Ist beim Kreditoren kein zusätzlicher Adressat hinterlegt, wird der Standardadressat aus der im Kreditoren hinterlegten Adresse verwendet. Der Standardadressat wird ebenfalls verwendet, wenn der "Adressat Avise" - zum Beispiel durch zwischenzeitliches Löschen des Adressaten in der Adresse - nicht gefunden werden kann.

Hinweis zu den Vorgaben bei der ZV-Avis

Damit das Druckdatum in der Ausgabe gedruckt wird, ist in jedem Fall eine Vorgabe erforderlich. Diese kann, wie in dem oben verlinkten Kapitel zum Bericht "E-Mail senden und PDF speichern" beschrieben, mit dem Namen "Mail" versehen werden und wird bei jeder Ausführung direkt vorgeschlagen.

LV-Avis

Filterung der Belege

Beim Öffnen des Berichtes "E-Mail senden und PDF speichern" wird, wie beim ZV-Avis zunächst die Avis-Nr. der aktuell markierten Zeile vorgefiltert. Für den Versand mehrerer LV-Avise, muss der Filter für die "Avis-Nr." auf z. B. 1|2 angepasst werden.

Ermittlung der E-Mail-Adresse

Die Ermittlung der E-Mail-Adresse für die LV-Avis wird nach dem gleichen Schema wie bei der ZV-Avis oder der Verrechnungsavis vorgenommen. In diesem Fall werden der "Adressat Avise" und die Adresse für den Standardadressaten aber nicht aus dem Kreditoren, sondern aus dem Debitoren herangezogen.

ARGE-Auswertungen (ab Version 2023.2)

Ausführung des E-Mailversandes

Der E-Mailversand für die ARGE-Auswertungen wird über die ARGE Jobliste durchgeführt. In der ARGE Jobliste gibt es dann unter Berichten die Aktion "Senden".

Filterung der Belege

Es werden die Einstellungen der ARGE Jobliste verwendet. Neben den Einstellungen zur eigentlichen Auswertung ist es wichtig, dass eine Verteilerliste angegeben wird. Über die Verteilerliste werden die Empfänger ermittelt und der E-Mailversand pro Empfänger durchgeführt. Es besteht dabei die Möglichkeit, mit dem Feld "E-Mail" die Filterung der Verteilerliste weiter einzuschränken.

• Nur wenn Adresse: Es werden alle Empfänger ermittelt, die eine E-Mail-Adresse haben.
• Nur wenn keine Adresse: Es werden nur die Empfänger ermittelt, die keine E-Mail-Adresse haben.
• Alle: Unabhängig von der E-Mail-Adresse werden alle Empfänger ermittelt.

Ermittlung der E-Mail-Adresse

Die Ermittlung der E-Mail-Adresse erfolgt wie bereits oben beschrieben über die Verteilerliste und die hinterlegten Adressaten.

Verwendung von Anhängen

In der Finanzbuchhaltung Einrichtung besteht die Möglichkeit, einen allgemeinen Anhang zu hinterlegen, der gemeinsam mit dem Bericht versendet werden soll. Dazu im Register Berichtswesen den gewünschten Dateianhang im Feld "Allgemeiner E-Mail Anhang" hinterlegen.

Aufruf: Buchhaltung, Stammdaten, Einrichtung, Allgemein, Einrichtung, Register Berichtswesen.

Verarbeitung mit gotomaxx PDF-Mailer (bis 2022.1)

Allgemein

Das NEVARIS Finance Modul "Elektronischer Versand von Dokumenten" ermöglicht durch Einsatz der Software "gotomaxx PDF-Mailer“ (bis Version 2022.1) Reports direkt über NEVARIS Finance als PDF zu speichern und an eine E-Mailadresse eines Adressaten zu versenden.

Unterstützte Reports

Einrichtung der E-Mail-Software

Die Einrichtung der E-Mail-Software wird global für die Funktionsbereiche Baulohn, Finanzbuchhaltung und Materialwirtschaft gesteuert. Für die globale Einrichtung ist der Druckertreiber gemäß Anleitung in der Stammdaten, Einrichtung zu hinterlegen.

Einrichtung Personenkonten

Debitoren

Im Register "Zahlung" der Debitorenkarte müssen folgende Felder gefüllt werden:

• Adressnr. und Adressat Avise
• Adressnr. und Adressat Mahnung
• Adressnr. und Adressat Mahnung Kopie – falls gewünscht –

Aufruf: Buchhaltung, Stammdaten, Debitoren

Zu beachten ist, dass beim Adressaten vor allem die Anrede und die E-Mailadresse des Adressaten hinterlegt sind. Sollte die Anrede fehlen, wird keine persönliche Anrede erzeugt.
Erreichbar aus der Debitorenkarte über Vorbereiten, Adressaten.

Kreditoren

Im Register "Zahlung" der Kreditorenkarte müssen folgende Felder gefüllt werden:

• Adressnr. und Adressat Avise

Aufruf: Buchhaltung, Stammdaten, Kreditoren

Auch hier ist zu beachten, dass beim Adressaten vor allem die Anrede und die E-Mailadressen des Adressaten hinterlegt sind. Erreichbar aus der Kreditorenkarte über Vorbereiten, Adressaten. Ist kein „Adressat Avise“ hinterlegt, wird der Standardadressat der Adresse verwendet, sofern eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

Einrichtungen Mahnungen/Avise

Berichtswesen

In der Einrichtung der Finanzbuchhaltung sind im Register "Berichtswesen" die relevanten Einstellungen für den Versand zu finden.

Aufruf: Buchhaltung, Stammdaten, Einrichtung, Einrichtung

• Ausgabeverzeichnis PDF: Hier muss der Pfad hinterlegt werden, unter dem die umgewandelten PDF-Dateien abgespeichert werden sollen. Eine Trennung nach Mahnungen und Avisen ist nicht möglich.
• Wenn Datei vorhanden: Sollte eine Datei in diesem Verzeichnis bereits vorhanden sein bestehen folgende Auswahlmöglichkeiten:
  
  • Überschreiben: Die bereits mit demselben Namen vorhandene Datei wird überschrieben.
  • Nummer anhängen: Die Datei wird, wenn derselbe Name bereits vorhanden ist, automatisch um eine Nummer ergänzt.
• Allgemeiner E-Mail Anhang: Hier besteht die Möglichkeit eine Datei auszuwählen, die automatisch bei jedem E-Mailversand als Anhang eingefügt wird (Beispielsweise Firmenlogo oder Geschäftsbedingungen)
• Text pro Ausgabe: Dieser Link öffnet die Objektliste mit den entsprechenden Reports. Die Einrichtung der Objektliste wird in den folgenden Kapiteln Mahnungen und Avise beschrieben.

Mahnungen

Der Name des PDFs, der Betreff der E-Mail und der Text in der E-Mail werden in der Objektliste hinterlegt. Für die Mahnung ist der Objektname MAHBRF einzurichten.

Aufruf: Buchhaltung, Stammdaten, Einrichtung, Objektliste

Name pdf: Durch die Eingabe wird dem Dateinamen des PDFs zusätzlich der Textinhalt vorangestellt.

Betreff E-Mail: Durch die Eingabe im Feld „Betreff E-Mail“ wird der Standardtext Mahnung durch den Textinhalt überschrieben.

Text in E-Mail: Durch die Eingabe im Feld „Text in E-Mail“ besteht die Möglichkeit einen Text von bis zu 50 Zeichen zu hinterlegen, der als E-Mailtext durchgereicht wird. Soll ein umfangreicher und mit Zeilenumbruch dargestellter Text erscheinen, kann dieses im Menüband unter Vorbereiten, Langtexte E-Mail hinterlegt werden.

Sofern keine weitere Einrichtung erfolgt, wird folgender Standard verwendet:

Name pdf: Datum Firmenname_Mahnung_Debitorennr.

Betreff E-Mail: Mahnung Firmenname des Empfängers

Text in E-Mail: Leer

Avise (LZ, ZV, Verrechnungen)

Der Name des PDFs, der Betreff der E-Mail und der Text in der E-Mail werden in der Objektliste hinterlegt. Für die Avisen sind die Objektnamen LVAVIS, ZVAVIS und VERRAVIS einzurichten.

Aufruf: Buchhaltung, Stammdaten, Einrichtung, Objektliste

Name pdf: Durch die Eingabe wird dem Dateinamen des PDFs zusätzlich der Textinhalt vorangestellt.

Betreff E-Mail: Durch die Eingabe im Feld „Betreff E-Mail“ wird der Standardtext Avise / Verrechnungsavise durch den Textinhalt überschrieben.

Text in E-Mail: Durch die Eingabe im Feld „Text in E-Mail“ besteht die Möglichkeit einen Text von bis zu 50 Zeichen zu hinterlegen, der als E-Mailtext durchgereicht wird. Soll ein umfangreicher und mit Zeilenumbruch dargestellter Text erscheinen, kann dieses im Menüband unter Vorbereiten, Langtexte E-Mail hinterlegt werden.

Sofern keine weitere Einrichtung erfolgt, wird folgender Standard verwendet:

Name pdf: Datum Firmenname_Aviseart_Avisenummer

Betreff E-Mail: Avise / Verrechnungsavise Firmenname des Empfängers

Text in E-Mail: Leer

Versand der Mahnungen

Um Mahnungen per E-Mail zu versenden, muss wie folgt vorgegangen werden.

Aufruf: Buchhaltung, Periodische Aktivitäten, Mahnungen, Ausführen, Mahnvorschlag, Berichten, Mahnbriefe

Hier besteht im Feld „E-Mail“ folgende Auswahlmöglichkeiten:

• Nur wenn Adresse: Filtert nur die Mahnungen, bei denen eine E-Mailadresse im Adressaten hinterlegt ist.
• Nur wenn keine Adresse: Filtert nur die Mahnungen, bei denen keine E-Mailadresse im Adressaten hinterlegt ist.
• Alle: Alle Mahnungen unabhängig der E-Mailadresse werden berücksichtigt.

1. Um als erstes alle Mahnungen mit hinterlegter E-Mailadresse im Adressaten zu versenden, muss der Filter auf „Nur wenn Adresse“ gesetzt werden.
2. Anschließend muss durch Bestätigen der Funktionstaste „Drucken“ der "gotomaxx PDF-Mailer"  (bis Version 2022.1) ausgewählt werden.
3. Um nun alle Mahnungen ohne E-Mailadresse auszudrucken, muss der Vorgang mit dem Filter "Nur wenn keine Adresse" wiederholt werden. Beim Druck wird dieses Mal der Standarddrucker ausgewählt.

Versand der Avisen

Um Avise aus dem Lastschriftvorschlag bzw. Zahlungsvorschlag zu versenden, muss wie folgt vorgegangen werden.

Aufruf: Buchhaltung, Tägliche Aktivitäten, Lastschriftvorschlag / Zahlungsvorschlag, den jeweiligen Lastschriftvorschlag / Zahlungsvorschlag auswählen und anschließend Berichten, Avise, Avis drucken

Bei Auswahl mehrerer Avisen sollten alle markiert werden.

Hier besteht im Feld „E-Mail“ folgende Auswahlmöglichkeiten:

• Nur wenn Adresse: Filtert nur die Avisen, bei denen eine E-Mailadresse im Adressaten hinterlegt ist.
• Nur wenn keine Adresse: Filtert nur die Avise, bei denen keine E-Mailadresse im Adressaten hinterlegt ist.
• Alle: Alle Avisen unabhängig der E-Mailadresse werden berücksichtigt.

1. Um als erstes alle Avisen mit hinterlegter E-Mailadresse im Adressaten zu versenden, muss der Filter auf „Nur wenn Adresse“ gesetzt werden.
2. Anschließend muss durch Bestätigen der Funktionstaste „Drucken“ der "gotomaxx PDF-Mailer"  (bis Version 2022.1) ausgewählt werden.
3. Um nun alle Avisen ohne E-Mailadresse auszudrucken, muss der Vorgang mit dem Filter "Nur wenn keine Adresse" wiederholt werden. Beim Druck wird dieses Mal der Standarddrucker ausgewählt.