Allgemein

Das NEVARIS Finance Modul "Elektronischer Versand von Dokumenten" ermöglicht Reports direkt über NEVARIS Finance als PDF zu speichern und an eine E-Mailadresse eines Adressaten zu versenden.

Vorbereitende Einrichtungen

Einrichtung der E-Mail-Konten

Finanzbuchhaltung Einrichtung

In der Einrichtung der Finanzbuchhaltung sind im Register "Berichtswesen" die relevanten Einstellungen für den Versand zu finden.

Aufruf: Buchhaltung, Stammdaten, Einrichtung, Einrichtung

Ausgabeverzeichnis PDF

Hier muss der Pfad hinterlegt werden, unter dem die umgewandelten PDF-Dateien abgespeichert werden sollen. Eine Trennung nach Mahnungen und Avisen ist nicht möglich.

Wenn Datei vorhanden

Sollte eine Datei in diesem Verzeichnis bereits vorhanden sein bestehen folgende Auswahlmöglichkeiten:

• Überschreiben: Die bereits mit demselben Namen vorhandene Datei wird überschrieben.
• Nummer anhängen: Die Datei wird, wenn derselbe Name bereits vorhanden ist, automatisch um eine Nummer ergänzt.

Allgemeiner E-Mail Anhang

Hier besteht die Möglichkeit eine Datei auszuwählen, die automatisch bei jedem E-Mailversand als Anhang eingefügt wird (Beispielsweise Firmenlogo oder Geschäftsbedingungen)

Text pro Ausgabe

Dieser Link öffnet die Objektliste mit den entsprechenden Reports. Die Einrichtung der Objektliste wird im folgenden Kapitel beschrieben.

Einrichtungen in der Objektliste

Ausführen-Objekt-ID

Für die LV-Avis (LVAVIS), Verrechnungsavis (VERRAVIS), ZV-Avis (ZVAVIS) und die Mahnungen (MAHBRF) werden die auszuführenden Berichte über die Ausführen-Objekt-ID ermittelt.

Name PDF

Durch die Eingabe wird dem ursprünglichen Dateinamen des PDFs zusätzlich der Textinhalt vorangestellt.

Betreff E-Mail

Der standardmäßig verwendete Betreff Belegart + Debitor/Kreditor Name kann mit der Hinterlegung in Betreff E-Mail überschrieben werden. Dann wird stattdessen Betreff E-Mail + Debitor/Kreditor Name verwendet.

Text in E-Mail

Durch die Eingabe im Feld „Text in E-Mail“ besteht die Möglichkeit, einen Text von bis zu 50 Zeichen zu hinterlegen, der als E-Mailtext verwendet wird. Soll ein umfangreicher und mit Zeilenumbruch dargestellter Text erscheinen, kann dieses im Menüband unter Vorbereiten, Langtexte E-Mail hinterlegt werden.

Einrichtung Personenkonten

Debitoren

Im Register "Zahlung" der Debitorenkarte müssen folgende Felder gefüllt werden:

• Adressnr. und Adressat Avise
• Adressnr. und Adressat Mahnung
• Adressnr. und Adressat Mahnung Kopie – falls gewünscht –

Aufruf: Buchhaltung, Stammdaten, Debitoren

Zu beachten ist, dass beim Adressaten vor allem die Anrede und die E-Mailadresse des Adressaten hinterlegt sind. Sollte die Anrede fehlen, wird keine persönliche Anrede erzeugt.
Erreichbar aus der Debitorenkarte über Vorbereiten, Adressaten.

Kreditoren

Im Register "Zahlung" der Kreditorenkarte müssen folgende Felder gefüllt werden:

• Adressnr. und Adressat Avise

Aufruf: Buchhaltung, Stammdaten, Kreditoren

Auch hier ist zu beachten, dass beim Adressaten vor allem die Anrede und die E-Mailadressen des Adressaten hinterlegt sind. Erreichbar aus der Kreditorenkarte über Vorbereiten, Adressaten. Ist kein „Adressat Avise“ hinterlegt, wird der Standardadressat der Adresse verwendet, sofern eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

E-Mailversand der einzelnen Belege

Der E-Mailversand wird über die Aktion "Senden" gestartet. Im Bericht "E-Mail senden und PDF speichern" können die gewünschten Einstellungen getroffen werden. Die Details dazu, sind im in der Beschreibung zum Bericht zu finden.

Mahnungen

Filterung der Belege

Für den Versand der Mahnungen werden alle Belege gefiltert, die zu einem ausgewählten Mahnvorschlag gehören. Aus der "Mahnvorschlag Karte" aufgerufen, wird der Mahnvorschlag direkt vorgefiltert. Aus der Übersicht muss die Filterung durch den Anwender vorgenommen werden.

Ermittlung der E-Mail-Adresse

Bei den Mahnungen gibt es für das Original und die Kopie unterschiedliche Ermittlungen der E-Mail-Adresse. Beim Original werden die Felder "Adressnr. Mahnungen" und "Adressat Mahnung" herangezogen. Wenn der Adressat richtig ermittelt werden kann, wird die E-Mail-Adresse des Adressaten verwendet. Sollte der Adressat nicht ermittelt werden können, wird der Standardadressat der hinterlegten "Adressnr. Mahnungen" verwendet. Wenn die "Adressnr. Mahnungen" nicht erfolgreich ermittelt werden kann, wird auf den Standardadressaten aus der "Adressnr. des Debitors" zurückgegriffen.

Für die Ermittlung der E-Mail-Adresse bei der Kopie werden statt "Adressnr. Mahnungen" und "Adressat Mahnung" die Felder "Adressnr. Mahnungen Kopie" und "Adressat Mahnung Kopie" geprüft. Die Prüfungen sind dabei die gleichen wie beim Original. Ein Unterschied besteht allerdings, wenn die "Adressnr. Mahnungen Kopie" nicht ermittelt werden kann. In dem Fall wird keine E-Mail-Adresse ermittelt.

Hinweis zu den Vorgaben

Damit das Druckdatum in der Ausgabe gedruckt wird, ist in jedem Fall eine Vorgabe erforderlich. Diese kann, wie in dem oben verlinkten Kapitel zum Bericht "E-Mail senden und PDF speichern" beschrieben, mit dem Namen "Mail" versehen werden und wird bei jeder Ausführung direkt vorgeschlagen.

ZV-Avis/ Verrechnungsavis

Filterung der Belege

Beim Öffnen des Berichtes "E-Mail senden und PDF speichern" in der Übersicht der ZV-Avise wird zunächst der Zahlungsvorschlag und die Avis-Nr. der aktuell markierten Zeile vorgefiltert. Damit zum Beispiel mehrere ZV-Avise gleichzeitig versendet werden können, muss der Filter für die "Avis-Nr." auf z. B. 1|2 angepasst werden. Bei der Verrechnungsavis werden, ohne zusätzliche Filterung, alle zur Verfügung stehenden Avise versendet. Eine Anpassung des Filters für die "Avis-Nr." auf z.B. 1|2 ist aber ebenfalls möglich.

Für den Versand der ZV-Avis steht ab der Version 2024.1 zusätzlich ein Filter auf vorhandene E-Mailadressen zur Verfügung. Beim Öffnen der Übersicht wird zunächst ermittelt, ob für die Avis eine E-Mail-Adresse gemäß der unten stehenden Regeln ermittelt werden kann. Das Ergebnis wird im Feld E-Mail über eine Checkbox vermerkt. Über den Filter auf das Feld "E-Mail" (Ja oder Nein) können dann nur die versendet, die auch eine E-Mail-Adresse haben oder alternativ die Speicherung für alle Avise ohne E-Mail-Adresse durchgeführt werden.

Ermittlung der E-Mail-Adresse

Die E-Mail-Adresse für ZV-Avis oder Verrechnungsavis wird aus zwei unterschiedlichen Adressaten ermittelt. Sofern im Kreditoren ein "Adressat Avise" mit zugehöriger "Adressnr. Avise" existiert, wird die E-Mailadresse des entsprechenden Adressaten verwendet. Ist beim Kreditoren kein zusätzlicher Adressat hinterlegt, wird der Standardadressat aus der im Kreditoren hinterlegten Adresse verwendet. Der Standardadressat wird ebenfalls verwendet, wenn der "Adressat Avise" - zum Beispiel durch zwischenzeitliches Löschen des Adressaten in der Adresse - nicht gefunden werden kann.

Hinweis zu den Vorgaben bei der ZV-Avis

Damit das Druckdatum in der Ausgabe gedruckt wird, ist in jedem Fall eine Vorgabe erforderlich. Diese kann, wie in dem oben verlinkten Kapitel zum Bericht "E-Mail senden und PDF speichern" beschrieben, mit dem Namen "Mail" versehen werden und wird bei jeder Ausführung direkt vorgeschlagen.

LV-Avis

Filterung der Belege

Beim Öffnen des Berichtes "E-Mail senden und PDF speichern" wird, wie beim ZV-Avis zunächst die Avis-Nr. der aktuell markierten Zeile vorgefiltert. Für den Versand mehrerer LV-Avise, muss der Filter für die "Avis-Nr." auf z. B. 1|2 angepasst werden.

Ermittlung der E-Mail-Adresse

Die Ermittlung der E-Mail-Adresse für die LV-Avis wird nach dem gleichen Schema wie bei der ZV-Avis oder der Verrechnungsavis vorgenommen. In diesem Fall werden der "Adressat Avise" und die Adresse für den Standardadressaten aber nicht aus dem Kreditoren, sondern aus dem Debitoren herangezogen.

ARGE-Auswertungen (ab Version 2023.2)

Ausführung des E-Mailversandes

Der E-Mailversand für die ARGE-Auswertungen wird über die ARGE Jobliste durchgeführt. In der ARGE Jobliste gibt es dann unter Berichten die Aktion "Senden".

Filterung der Belege

Es werden die Einstellungen der ARGE Jobliste verwendet. Neben den Einstellungen zur eigentlichen Auswertung ist es wichtig, dass eine Verteilerliste angegeben wird. Über die Verteilerliste werden die Empfänger ermittelt und der E-Mailversand pro Empfänger durchgeführt. Es besteht dabei die Möglichkeit, mit dem Feld "E-Mail" die Filterung der Verteilerliste weiter einzuschränken.

• Nur wenn Adresse: Es werden alle Empfänger ermittelt, die eine E-Mail-Adresse haben.
• Nur wenn keine Adresse: Es werden nur die Empfänger ermittelt, die keine E-Mail-Adresse haben.
• Alle: Unabhängig von der E-Mail-Adresse werden alle Empfänger ermittelt.

Ermittlung der E-Mail-Adresse

Die Ermittlung der E-Mail-Adresse erfolgt wie bereits oben beschrieben über die Verteilerliste und die hinterlegten Adressaten.

Verwendung von Anhängen

In der Finanzbuchhaltung Einrichtung besteht die Möglichkeit, einen allgemeinen Anhang zu hinterlegen, der gemeinsam mit dem Bericht versendet werden soll. Dazu im Register Berichtswesen den gewünschten Dateianhang im Feld "Allgemeiner E-Mail Anhang" hinterlegen.

Aufruf: Buchhaltung, Stammdaten, Einrichtung, Allgemein, Einrichtung, Register Berichtswesen.

Verarbeitung mit gotomaxx PDF-Mailer (bis 2022.1)

Allgemein

Das NEVARIS Finance Modul "Elektronischer Versand von Dokumenten" ermöglicht durch Einsatz der Software "gotomaxx PDF-Mailer“ (bis Version 2022.1) Reports direkt über NEVARIS Finance als PDF zu speichern und an eine E-Mailadresse eines Adressaten zu versenden.

Unterstützte Reports

Einrichtung der E-Mail-Software

Die Einrichtung der E-Mail-Software wird global für die Funktionsbereiche Baulohn, Finanzbuchhaltung und Materialwirtschaft gesteuert. Für die globale Einrichtung ist der Druckertreiber gemäß Anleitung in der Stammdaten, Einrichtung zu hinterlegen.

Einrichtung Personenkonten

Debitoren

Im Register "Zahlung" der Debitorenkarte müssen folgende Felder gefüllt werden:

• Adressnr. und Adressat Avise
• Adressnr. und Adressat Mahnung
• Adressnr. und Adressat Mahnung Kopie – falls gewünscht –

Aufruf: Buchhaltung, Stammdaten, Debitoren

Zu beachten ist, dass beim Adressaten vor allem die Anrede und die E-Mailadresse des Adressaten hinterlegt sind. Sollte die Anrede fehlen, wird keine persönliche Anrede erzeugt.
Erreichbar aus der Debitorenkarte über Vorbereiten, Adressaten.

Kreditoren

Im Register "Zahlung" der Kreditorenkarte müssen folgende Felder gefüllt werden:

• Adressnr. und Adressat Avise

Aufruf: Buchhaltung, Stammdaten, Kreditoren

Auch hier ist zu beachten, dass beim Adressaten vor allem die Anrede und die E-Mailadressen des Adressaten hinterlegt sind. Erreichbar aus der Kreditorenkarte über Vorbereiten, Adressaten. Ist kein „Adressat Avise“ hinterlegt, wird der Standardadressat der Adresse verwendet, sofern eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

Einrichtungen Mahnungen/Avise

Berichtswesen

In der Einrichtung der Finanzbuchhaltung sind im Register "Berichtswesen" die relevanten Einstellungen für den Versand zu finden.

Aufruf: Buchhaltung, Stammdaten, Einrichtung, Einrichtung

• Ausgabeverzeichnis PDF: Hier muss der Pfad hinterlegt werden, unter dem die umgewandelten PDF-Dateien abgespeichert werden sollen. Eine Trennung nach Mahnungen und Avisen ist nicht möglich.
• Wenn Datei vorhanden: Sollte eine Datei in diesem Verzeichnis bereits vorhanden sein bestehen folgende Auswahlmöglichkeiten:
  
  • Überschreiben: Die bereits mit demselben Namen vorhandene Datei wird überschrieben.
  • Nummer anhängen: Die Datei wird, wenn derselbe Name bereits vorhanden ist, automatisch um eine Nummer ergänzt.
• Allgemeiner E-Mail Anhang: Hier besteht die Möglichkeit eine Datei auszuwählen, die automatisch bei jedem E-Mailversand als Anhang eingefügt wird (Beispielsweise Firmenlogo oder Geschäftsbedingungen)
• Text pro Ausgabe: Dieser Link öffnet die Objektliste mit den entsprechenden Reports. Die Einrichtung der Objektliste wird in den folgenden Kapiteln Mahnungen und Avise beschrieben.

Mahnungen

Der Name des PDFs, der Betreff der E-Mail und der Text in der E-Mail werden in der Objektliste hinterlegt. Für die Mahnung ist der Objektname MAHBRF einzurichten.

Aufruf: Buchhaltung, Stammdaten, Einrichtung, Objektliste

Name pdf: Durch die Eingabe wird dem Dateinamen des PDFs zusätzlich der Textinhalt vorangestellt.

Betreff E-Mail: Durch die Eingabe im Feld „Betreff E-Mail“ wird der Standardtext Mahnung durch den Textinhalt überschrieben.

Text in E-Mail: Durch die Eingabe im Feld „Text in E-Mail“ besteht die Möglichkeit einen Text von bis zu 50 Zeichen zu hinterlegen, der als E-Mailtext durchgereicht wird. Soll ein umfangreicher und mit Zeilenumbruch dargestellter Text erscheinen, kann dieses im Menüband unter Vorbereiten, Langtexte E-Mail hinterlegt werden.

Sofern keine weitere Einrichtung erfolgt, wird folgender Standard verwendet:

Name pdf: Datum Firmenname_Mahnung_Debitorennr.

Betreff E-Mail: Mahnung Firmenname des Empfängers

Text in E-Mail: Leer

Avise (LZ, ZV, Verrechnungen)

Der Name des PDFs, der Betreff der E-Mail und der Text in der E-Mail werden in der Objektliste hinterlegt. Für die Avisen sind die Objektnamen LVAVIS, ZVAVIS und VERRAVIS einzurichten.

Aufruf: Buchhaltung, Stammdaten, Einrichtung, Objektliste

Name pdf: Durch die Eingabe wird dem Dateinamen des PDFs zusätzlich der Textinhalt vorangestellt.

Betreff E-Mail: Durch die Eingabe im Feld „Betreff E-Mail“ wird der Standardtext Avise / Verrechnungsavise durch den Textinhalt überschrieben.

Text in E-Mail: Durch die Eingabe im Feld „Text in E-Mail“ besteht die Möglichkeit einen Text von bis zu 50 Zeichen zu hinterlegen, der als E-Mailtext durchgereicht wird. Soll ein umfangreicher und mit Zeilenumbruch dargestellter Text erscheinen, kann dieses im Menüband unter Vorbereiten, Langtexte E-Mail hinterlegt werden.

Sofern keine weitere Einrichtung erfolgt, wird folgender Standard verwendet:

Name pdf: Datum Firmenname_Aviseart_Avisenummer

Betreff E-Mail: Avise / Verrechnungsavise Firmenname des Empfängers

Text in E-Mail: Leer

Versand der Mahnungen

Um Mahnungen per E-Mail zu versenden, muss wie folgt vorgegangen werden.

Aufruf: Buchhaltung, Periodische Aktivitäten, Mahnungen, Ausführen, Mahnvorschlag, Berichten, Mahnbriefe

Hier besteht im Feld „E-Mail“ folgende Auswahlmöglichkeiten:

• Nur wenn Adresse: Filtert nur die Mahnungen, bei denen eine E-Mailadresse im Adressaten hinterlegt ist.
• Nur wenn keine Adresse: Filtert nur die Mahnungen, bei denen keine E-Mailadresse im Adressaten hinterlegt ist.
• Alle: Alle Mahnungen unabhängig der E-Mailadresse werden berücksichtigt.

1. Um als erstes alle Mahnungen mit hinterlegter E-Mailadresse im Adressaten zu versenden, muss der Filter auf „Nur wenn Adresse“ gesetzt werden.
2. Anschließend muss durch Bestätigen der Funktionstaste „Drucken“ der "gotomaxx PDF-Mailer"  (bis Version 2022.1) ausgewählt werden.
3. Um nun alle Mahnungen ohne E-Mailadresse auszudrucken, muss der Vorgang mit dem Filter "Nur wenn keine Adresse" wiederholt werden. Beim Druck wird dieses Mal der Standarddrucker ausgewählt.

Versand der Avisen

Um Avise aus dem Lastschriftvorschlag bzw. Zahlungsvorschlag zu versenden, muss wie folgt vorgegangen werden.

Aufruf: Buchhaltung, Tägliche Aktivitäten, Lastschriftvorschlag / Zahlungsvorschlag, den jeweiligen Lastschriftvorschlag / Zahlungsvorschlag auswählen und anschließend Berichten, Avise, Avis drucken

Bei Auswahl mehrerer Avisen sollten alle markiert werden.

Hier besteht im Feld „E-Mail“ folgende Auswahlmöglichkeiten:

• Nur wenn Adresse: Filtert nur die Avisen, bei denen eine E-Mailadresse im Adressaten hinterlegt ist.
• Nur wenn keine Adresse: Filtert nur die Avise, bei denen keine E-Mailadresse im Adressaten hinterlegt ist.
• Alle: Alle Avisen unabhängig der E-Mailadresse werden berücksichtigt.

1. Um als erstes alle Avisen mit hinterlegter E-Mailadresse im Adressaten zu versenden, muss der Filter auf „Nur wenn Adresse“ gesetzt werden.
2. Anschließend muss durch Bestätigen der Funktionstaste „Drucken“ der "gotomaxx PDF-Mailer"  (bis Version 2022.1) ausgewählt werden.
3. Um nun alle Avisen ohne E-Mailadresse auszudrucken, muss der Vorgang mit dem Filter "Nur wenn keine Adresse" wiederholt werden. Beim Druck wird dieses Mal der Standarddrucker ausgewählt.