BBA Exkurs: Bewegungsdateien aktualisieren
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Bewegungsdateien der Baubetriebsabrechnung sind KSt-Istwerte und KSt-Planwerte. Damit Summen der Kostenstellenstruktur einfacher und schneller ermittelt und in der Auskunft angezeigt werden können, sind die Elemente dieser Struktur sowie zugehörige Felder in den Bewegungsdateien enthalten. Diese Felder sind eigentlich Stammdaten. Wenn sie also in den Stammdaten geändert werden, müssen sie auch in den Bewegungsdateien geändert werden.
Sobald ein Beleg gebucht wird, werden folgende Felder der bebuchten Kostenstelle in der Teilbuchung vermerkt:
- Ergebniszuordnung
- Niederlassung
- Sparte
- Typ
- Bauleiter
- Ist Baustelle
- Bauendedatum.
Sobald ein Beleg gebucht wird, werden folgende Felder der bebuchten Kostenart in der Teilbuchung vermerkt:
- Standard-BAB-Zeile
- Bedeutung der Kostenart.
Eine Aktualisierung der Bewegungsdateien ist nötig, wenn:
- Ein Stammdatum umbenannt wird.
- Die Felder bei der Kostenstelle geändert werden.
- Die Felder bei der Kostenart geändert werden.
Wenn in einer der folgenden Stammtabellen ein Satz umbenannt, also der Schlüsselbegriff geändert wird, wird diese Änderung in den Bewegungsdateien automatisch ausgeführt:
- Kostenstelle
- Ergebniszuordnung
- Niederlassung
- Sparte
- Typ
- Bauleiter
- Kostenart
- Standard-BAB-Zeile
- Bedeutung der Kostenart.
Die Bewegungsdateien gelten für alle Mandanten, d.h. sie enthalten Belege aller Mandanten. Für die mandantenabhängigen Stammdaten wird die Änderung für Belege ausgeführt, bei denen der aktuelle Mandant der Mandant der Teilbuchung ist. Diese mandantenabhängigen Stammdaten sind:
- Kostenstelle,
- Niederlassung,
- Bauleiter,
- Kostenart,
- Standard-BAB-Zeile.
Die Aktualisierung wird sofort ausgeführt, wenn eine Änderung in den Stammdaten vorgenommen wird. Bei einer großen Anzahl von Buchungssätzen kann dies zu lange dauern. Deshalb ist die sofortige Aktualisierung in der Einrichtung, Automat. Aktual. Bewegungsdateien, ausschaltbar, siehe BBA Stammdaten Einrichtung. Ferner kann die Aktualisierung unter "Periodische Aktivitäten" separat aufgerufen werden. Dieser Aufruf ist eine lange dauernde Verarbeitung (a long-running task). Wenn die automatische Aktualisierung ausgeschaltet ist, sollte die periodische Aktualisierung, wenn zeitlich durchführbar, täglich oder im Mehrtages- oder Wochenrhythmus durchgeführt werden.
Wenn, wie zur Kostenstellenstruktur und zur Kostenartenstruktur beschrieben, die grundlegenden Definitionen rechtzeitig und umsichtig getroffen werden, wird die Aktualisierung zu einer leichten Aufgabe.