Allgemein

Umlagen dienen zur Verteilung der Ergebnisse von Hilfskostenstellen auf Hauptkostenstellen, wie Baustellen. Es werden mehrere Umlagen nacheinander ausgeführt. Dabei ist die Reihenfolge der Ausführung wichtig. Eine Umlage kann Werte erzeugen, die Verteilungsbasis einer anderen Umlage sind. Es ist deshalb möglich, mehrere Arten von Umlagen auszuführen und innerhalb der einzelnen Umlagedefinitionen die einzelnen Kostenstellen in einer bestimmten Abfolge zu rechnen.

Umlage Karte

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Allgemein

Zwei Arten von Umlagen können durchgeführt werden: Kostenstellen-Verteilungen oder -Bereinigungen und Ist-Kosten-Umlage, auch Voll-Umlage genannt.

Umlage

Über die Umlageart wird festgelegt, auf welcher Basis die Umlage erfolgen soll. Hierbei gibt es folgende Auswahl:

• Verteilung: Bei Verteilungen werden Ergebnisse von Kostenstellen auf Kostenstellen prozentual oder nach einem Verteilungsschlüssel umgelegt. In der Regel sind dies Verteilungen von Hilfskostenstellen, z.B. von EDV-Kosten, auf andere Hilfskostenstellen, z.B. die Verwaltungskostenstellen. Damit Verteilungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten ausgeführt werden können, sind 3 grundlegende Arten von Verteilungsdefinitionen vorgesehen: %-Verteilung, %-Verteilung extern, Verteilung nach Basismengen.
• Ist-Kosten-Umlage: Die Ist-Kosten-Umlage ist der Abschluss der Umlageberechnungen. Danach sollten die Hilfskostenstellen auf die Baustellen verteilt worden sein. Die Umlagen werden durch Aufruf in der Monatsabrechnung gerechnet. Ist-Kosten-Umlagen könnten, wenn gewünscht, auch nur einmal am Jahresende ausgeführt werden. Dies ist dann möglich, wenn Gemeinkosten durch geeignete Zuschläge bereits annähernd gerechnet wurden, so dass eine monatliche Ausführung der Ist-Kosten-Umlage nicht erforderlich ist.

Grundsätzlich gilt für die Beträge, die durch Umlageberechnungen verteilt werden, die Regel für Basisbeträge. Es können Monats- oder Jahreswerte verteilt werden, siehe die Regel für Jahreswerte. Wie Umlagen gerechnet werden, ergibt sich aus der Regel für Umlagen.

Kostenstelle, Variante

Bei Umlagen werden stets Ergebnisse einer Kostenstelle verteilt. Bei der Umlagedefinition kann anstelle einer einzigen Kostenstelle eine Variante eingetragen werden. Die Umlage wird dann für nacheinander jede einzelne Kostenstelle dieser Variante ausgeführt. Dies ermöglicht eine Vorgehensweise, bei der nicht die gleichen Definitionen zu unterschiedlichen Kostenstellen mehrmals eingerichtet werden müssen.

Die Variante erlaubt es, Kostenstellen anderer Mandanten abzurechnen. Es können also mit einer solchen Umlagedefinitionen Kostenstellen anderer Mandanten verteilt werden. Bei der Ist-Kosten-Umlage ist es auch möglich, auf Kostenstellen anderer Mandanten zu verteilen, da die empfangenden Kostenstellen ebenfalls mit Hilfe einer Variante definiert sind.

Verteilart, Verteilen, Verteilungsverfahren (nur bei Verteilungs-Umlagen)

Hier wird die Ausgangsbasis definiert, die Ausgangszeile und die Art der Werte. Grundsätzlich können entweder Monatswerte oder Jahreswerte verteilt werden. Es wird der Monatsbetrag der angegebenen Kostenarten verteilt. In der Regel dürfte dies die Vorgehensweise bei %-Verteilungen sein.

Es muss nicht unbedingt das Gesamtergebnis verteilt werden. Es können auch bestimmte Kostenartensummen auf andere Kostenstellen umgelegt werden. Die Summe kann Werte einer Kostenart enthalten oder einer Gruppe von Kostenarten. Diese Gruppen können sein:

• BAB-Zeile
• BAB-Summenzeile
• Kostenartengruppe
• Summenkostenart
• Bedeutung der Kostenart

Ferner können statt Kostenartensummen die aufgelaufenen Summen eines BAS verteilt werden. Wenn das Gesamtergebnis verteilt werden soll, kann z.B. die entsprechende BAB-Summenzeile oder Bedeutung der Kostenart verwendet werden. In der Verteilart wird festgelegt, wie die zu verteilende Summe ermittelt werden soll. Hier wird die Kostenart oder BAB-Zeile oder einer der anderen Begriffe selbst angegeben, z.B. die BAB-Summenzeile für Herstellkosten oder für das Ergebnis.

Grundlage der Verteilung ist der Jahresbetrag der angegebenen Kostenarten. Dabei werden die im Jahr bereits gerechneten Umlagen berücksichtigt. Verteilt wird die Kostenarten-Jahressumme abzüglich des bereits verteilten Betrags. Die Berechnung nach Jahreswerten ermöglicht es, Baustellen, die im Laufe des Jahres begonnen oder beendet werden, angemessen an der Umlage zu beteiligen. Bei monatsbasierter Berechnung können die Werte verzerrt werden, z.B. wenn neue Baustellen in Monaten beginnen, die geringere zu verteilende Summen haben als im Jahresdurchschnitt. (Siehe die Regel für Umlagen: Jahreswerte.)

Wenn bestimmte Umlagen nicht monatlich, sondern vierteljährlich oder jährlich gerechnet werden sollen, ist zu berücksichtigen, dass auf Kostenstellen nur verteilt wird, wenn sie noch nicht beendet sind oder ausdrücklich nach Bauende an Umlagen teilnehmen. Es können Istwerte oder Planwerte verteilt werden. Die Möglichkeiten sind also: Jahr Ist, Monat Ist, Jahr Plan, Monat Plan.

Auch bei der Verteilung von Planwerten werden die Ergebnisse als Istwerte gebucht.

Der zu verteilende Betrag kann nach oben (max. Betrag), nach unten (min. Betrag) begrenzt oder sogar fixiert (fester Betrag) werden.

Verteilungsbasisart, Verteilungsbasis, Verteilungsbasisverfahren (nur bei Ist-Kosten-Umlagen)

Diese Felder existieren nur für die Ist-Kosten-Umlagen als Grundlage der Berechnung, wie sie sich als Verteilungsschlüssel aus den Werten der Kostenstellen der Variante ergibt, auf die verteilt werden soll. Die Kostenstellen, auf die verteilt wird, sind bei der Ist-Kosten-Umlage durch eine Variante definiert. Um das Verhältnis zu ermitteln, wie der Umlagebetrag auf die einzelnen Kostenstellen verteilt wird, wird eine Kostenartensumme aufgrund einer bestimmten Verteilungsbasisart ermittelt. Es kann auch eine Summe von Kostenartengruppen sein.

Verteilungsbasistyp, Verteilungsbasiseinheit (nur bei Ist-Kosten-Umlagen)

Die Basis kann auf der Grundlage von Menge oder Wert - dem Basistypus - ermittelt werden. Wenn die Verteilungsbasis Mengen sind, kann die Mengeneinheit, z.B. Arbeitsstunden, dazu festgelegt werden. Die Basis, die den Verteilungsschlüssel ergibt, kann aufs Jahr gerechnet werden oder auf den Monat, es können Istwerte sein oder Planwerte. Die Optionen des Verfahrens sind also: Jahr Ist, Monat Ist, Jahr Plan, Monat Plan.

Bezeichnung

Über maximal 2 Zeilen Bezeichnung kann die Umlage näher beschrieben werden. 

Herkunftsnummer 

Die Herkunftsnummer wird in alle für die Umlage generierten Buchungen als eindeutiges Kriterium übernommen und kann nicht geändert werden. Die Herkunftsnummer ist die laufende Nummer der Verarbeitungsdefinition, welche aus der globalen Herkunftstabelle stammt.

Monate

Über aktivieren bzw. deaktivieren von Monaten kann entschieden werden, in welchen Monaten die Umlage gerechnet werden soll. 

Über Auswählen, Registerwechsel erfolgt der Wechsel auf die 2. Seite für die Umlageerstellung.

Beleg

Reihenfolge

Die Umlagen einer Art können in eine interne Reihenfolge für die Abrechnung gebracht werden.

Kontierungshilfe

Um Umlagen zu buchen sind Kostenarten erforderlich. Diese sind in einer Kontierungshilfe hinterlegt. Mehr zu Kontierungshilfen in BBA Kontierungshilfen.

Belegnr.

Alle einzelnen, aufgrund der Umlage-Definition erzeugten Buchungen erhalten, wenn gewünscht, die hier eingegebene Belegnummer. Es empfiehlt sich eine sprechende Belegnummer zu verwenden. 

Buchungstext

Alle einzelnen, aufgrund der Umlage-Definition erzeugten Buchungen erhalten, wenn gewünscht, den hier eingegebenen Buchungstext. Es empfiehlt sich einen sprechenden Buchungstext zu verwenden. 

Umlage nach Gerät

In diesem Feld kann entschieden werden, ob die Umlage pro verwendeten Gerät gesplittet werden soll oder nicht. Hierzu wird folgende Auswahl angeboten:

• Blank: Es erfolgt keine Splittung
• Nur Gerätebelege: Nur spezielle Belege mit einer Geräteherkunft werden gesplittet
• Alle Belege: Alle Belege mit Geräteangabe werden gesplittet

Kostenart wie Ausgangsbasis

Wenn bei Umlagen gewünscht ist, dass die Kostenarten beibehalten werden, mit denen ursprünglich gebucht wurde, dann kann dies ausgewählt werden. Das bedeutet, die Buchungen der Kostenstelle, auf die verteilt wird, werden mit den Kostenarten kontiert, mit denen die zu verteilende Kostenstelle kontiert war, und zwar im gleichen Verhältnis. Dieses kann z.B. nützlich sein, wenn die Verteilart BAS ist und die BAS-Buchungen im Ergebnis die Kostenart beibehalten sollen.

Menge umlegen

Über das Feld Menge umlegen können die Mengen verteilt werden. Diese Funktion kann nur für Umlagen der Art 'Verteilung' genutzt werden. Die Mengen-Verteilung erfolgt nur, wenn Monats-Istwerte oder Monats-Planwerte umgelegt werden. Zusätzlich darf keine Umlage nach Gerät erfolgen und das Feld Kostenart wie Ausgangsbasis muss aktiviert werden. Sollte eine der Bedingungen Umlage 'Verteilung', Monats Ist oder Monats Plan, Umlage nach Gerät ist leer und Kostenart wie Ausgangsbasis ist aktiviert, nicht erfüllt sein, dann kann das Feld Mengen umlegen nicht gesetzt werden. 

Kostenart auch gegenbuchen

Bei Umlagen, bei denen die Verteilung mit der Kostenart laut Ausgangsbasis kontiert wird, erhalten auch die Gegenbuchungen diese Kostenart; dies kann so ausgewählt werden. Die einzelnen Umlagebeträge werden dann jeweils mit der Kostenstelle, die verteilt wird, und der Kostenart, die verteilt wird, gegengebucht.

Auf gesperrte Kostenstelle

Über dieses Feld wird entschieden, ob auch auf gesperrte Kostenstellen weiterverteilt werden soll. 

• Blank: Es erfolgt keine Weiterverteilung auf gesperrte Kostenstellen
• weiter verteilen: Auch auf gesperrte Kostenstellen wird verteilt

Verteilung innerhalb einer Kostenstelle

Eine Ist-Kosten-Umlage kann für eine Verteilung innerhalb einer Kostenstelle verwendet werden; insbesondere zu dem Zweck, Beträge, die nicht vollständig mit Gerät, BAS oder LV-Position kontiert werden konnten, so zu verteilen, dass sie vollständig kontiert sind. Hierfür kann die Ausgangsbasis, die verteilt wird, zusätzlich eingegrenzt werden. Hierzu als Verteiler und Empfänger die gleiche Variante hinterlegen und die Verteilung innerhalb einer Kostenstelle mit einer der angebotenen Möglichkeiten aktivieren. 

• Blank
• Wenn Gerät nicht kontiert
• BAS nicht kontiert
• LV-Position nicht kontiert
• Lt. Verteilart

So wird definiert, ob alle Belege der Ausgangsbasis verteilt werden oder nur solche, die ohne Gerät oder ohne BAS oder ohne LV-Position kontiert sind. Für die Verteilungsbasis werden nur Belege herangezogen, die mit der ausgewählten Kontierung versehen sind. Für Verteilungen innerhalb mehrerer verschiedener Kostenstellen kann also eine einzige Definition benutzt werden. Es wird jede einzelne Kostenstelle innerhalb der Variante verarbeitet. Die Beträge der Ausgangsbasis werden dann nicht auf alle Kostenstellen, sondern nur auf die Kostenstelle selbst verteilt.

Verteilungsbasis einschränken

Die Basis, auf die bei einer Ist-Kosten-Umlage verteilt wird, kann nach Maßgabe der Kontierung der Belege eingeschränkt werden; dadurch geschieht die Verteilung nur auf ganz bestimmte Geräte, BAS oder LV-Positionen. Das ist eine zusätzliche Eingrenzung der Basis, auf die verteilt wird.

Hierzu wird in der Umlagen-Karte die Übersicht zu "Verteilungsbasis einschränken" aufgerufen. In der folgenden Anzeige "Satzmarkierung Speicher" einen Eintrag anlegen mit einem frei gewählten Namen und mit der gewünschten Art, also Gerät, BAS oder LV-Position. Eine Kostenstelle vermerken, wenn die Eingrenzung nur für eine bestimmte Kostenstelle gilt, also auf jeden Fall bei LV-Positionen; sonst die Kostenstelle leerlassen. Die Satzmarkierung wird ausgewählt und entscheidet über die Kontierung der Verteilungsbasis, um in die Umlage einbezogen zu werden. Dies ergibt bei Geräten und BAS jeweils eine Zeile pro Gerät oder BAS; bei LV-Positionen wird ein Bereich gemerkt. Bei der Umlagen-Definition kann entweder ein solcher Speicher oder es können mehrere in Filterform eingetragen werden.

BAS wie Verteilungsbasis

Wenn die Basis von Umlagen mit Bauarbeitsschlüssel kontierte Buchungen enthält, werden die Belastungen durch die Umlage mit diesen BAS kontiert. Wenn dies nicht gewünscht ist, kann in der Kontierungshilfe, die beider Umlage festgelegt wird, ein "BAS belasten" eingetragen werden. Dann wird grundsätzlich mit diesem BAS kontiert. Ebenso kann für die Gegenbuchung ein "BAS entlasten" eingetragen werden.

Sperrhinweis, Gültig ab, Gültig bis

Mehr zum Thema Gültigkeit in BBA Kostenstellen, Register Gültigkeit.

Persönlich

Da die Vorbereitungen und die Pflege der Umlagen umfangreich sind, können einzelne Definitionen als persönlich gekennzeichnet werden und damit von anderen Benutzern nicht geändert werden. 

Umlage-Prozentsatz

Für Verteilungsumlagen sind die empfangenden Kostenstellen und die Prozentsätze zu hinterlegen.

Ab Monat

Die Umlage kann für unterschiedliche Zeiträume verschiedene Verteilungen haben, so kann ab dem Monat 07 des aktuellen Jahres ein anderer Prozentsatz oder eine andere annehmende Kostenstelle gelten als im 'Ab Monat' 01.

Auf Kostenstelle

In dieser Spalte wird die empfangende Kostenstelle definiert.

Prozentsatz

Der Prozentsatz der Verteilung wird hinterlegt.

Basismenge, Faktor

Bei der Verteilung nach Basismengen ist die Summe der Basismengen 100%. Bei der Berechnung wird der eingetragene Faktor berücksichtigt, um die Basismenge z.B. anders zu gewichten. 

Beispiel:

Umlage von Kosten erfolgt nach Basismenge, hierbei sollen einige Kostenstellen mit einem höheren Satz belastet werden, als sich durch die reine QM Zahl ergibt. Der Faktor multipliziert die QM Zahl, die Anteile an der 100 % Basis erhöhen sich so:

• Kostenstelle A, 10 QM, Faktor 3
• Kostenstelle B, 20 QM, Faktor 1

Die 30 QM entsprechen somit 50 Anteilen, die 100% ergeben, auf die Kostenstelle A entfallen 60% der Kosten, auf die Kostenstelle B 40% der Kosten. 

Menüband

Vorbereiten

Reihenfolge

Die in allen, oder mehreren, Mandanten definierten Gemeinkostenzuschläge und Umlagen können in eine Reihenfolge gebracht werden und mit einem einzigen Aufruf in dieser Reihenfolge ausgeführt werden.

• Vorbereitung: Baubetriebsabrechnung, GK oder Umlagen, Button Reihenfolge. Hier zunächst Funktion, Einblenden ausführen. Es werden alle GK bzw. Umlagen aller Mandanten eingefügt. Wenn nicht alle Mandanten gewünscht sind, dann zuvor in BBA, Einrichtung eine Firmengruppe eintragen. Dann werden die GK und Umlagen der Mandanten, die in dieser Firmengruppe enthalten sind, eingefügt. Diese werden auch nur verarbeitet, wenn die Auswahl in diesem Mandanten ausgeführt wird.
• Reihenfolge vergeben: Die angezeigten GK und Umlagen können mit einer Reihenfolge versehen werden. Solche, die nicht ausgeführt werden sollen, können aus dieser Anzeige gelöscht werden. Die Definitionen selbst bleiben dennoch vorhanden. GK und Umlagen, die in dieser Anzeige nicht enthalten sind, werden aber später beim Aufruf nicht ausgeführt.
• Besonderheiten: Bei Umlagen könnte folgendes der Fall sein: die Variante, auf die verteilt wird, ist allgemein definiert, sie enthält z.B. einige Kostenstellen und alle Baustellen. Dennoch ist es gewünscht, dass eine Kostenstelle, die bereits verteilt wurde, von einer späteren Umlage nicht mehr belastet werden soll. In diesem Fall "Danach nicht mehr belasten" ankreuzen, das bedeutet: die Kostenstelle, die eben entlastet wurde, kann durch eine spätere Umlage nicht mehr belasten werden.
• Ausführen: Die so neu definierten GK und Umlagen können mit einem einzigen Aufruf ausgeführt werden. In BBA, Abrechnung, Monatsabrechnung, den Eintrag BBAUMLALL, BBA GK Umlagen aller Mandanten, ausführen. Wenn der Eintrag nicht vorhanden ist, dann über Einblenden, aus Herkunft automatisch einfügen lassen.
• Überprüfen: Falls beim Erstellen und Buchen Fehler aufgetreten sind, dann sind diese nicht in einem Buchungsblatt, sondern bei den Einträgen selbst, z.B. bei BBAUMI. Sie können über Einblenden, Fehlertext anzeigen, überprüft werden.

Ausgangsbasis 

In den Karten der GK- und Umlagedefinition kann über den Funktions-Button die Basis der Berechnung eines Monats angezeigt werden. 

Verteilungsbasis

Bei Ist-Kosten-Umlagen kann hier die Verteilungsbasis für die Umlage angezeigt werden.

Auswerten

Posten

Für jede Definition können über diese Funktion die bereits gebuchten Beträge als Posten angezeigt werden.  

Übersicht

In der Übersicht der Umlagen können die oben beschriebenen Felder auch bearbeitet werden. Zusätzlich gibt Felder zur Ansicht und Bearbeitung, die noch nicht beschrieben sind.

Mengen ausbuchen

Wenn eine Kostenstelle mittels einer Umlage vollständig verteilt wird, bleiben gebuchte Mengen stehen. Es kann bei der Umlage ausgewählt werden, dass die Mengen auf 0 ausgebucht werden sollen. Die Ausbuchung der Mengen erfolgt ohne Gegenbuchung, sondern nur mit der zu verteilenden Kostenstelle, weil durch diese Buchungen keine Beträge geändert werden.

Änderungsbenutzer, Änderungsdatum

Diese Angaben geben Auskunft, wann und von wem die Daten zuletzt geändert wurden.

Regeln

Regeln für das Ausführen von Umlagen

• Umlagen werden während der Monatsabrechnung ermittelt. Innerhalb einer Umlageart werden die Definitionen nach Reihenfolge ausgeführt. Die Definition muss gültig und für den Monat ausführbar sein. Die Einzelbelege, die aufgrund der Umlage-Definitionen im Monat bereits erstellt wurden, werden pauschal entfernt, so dass für den Monat ganz neu gerechnet wird.
• Für Verteilungen, jedoch nicht für Ist-Kosten-Umlagen, wird ein Stichmonat ermittelt. Ausgehend vom aktuellen Monat der Abrechnung wird für jede Verteilungs-Definition der Stichmonat ermittelt. Dies ist der Monat selbst oder der erste Monat zuvor, für den ein Prozentsatz vorhanden ist. Dieser Stichmonat gilt. Nur Sätze dieses Monats werden verarbeitet.
• Der zu verteilende Betrag wird ermittelt. Dabei werden die Regeln für Jahreswerte und für Basisbeträge angewandt. Werden Betragsgrenzen wirksam, so wird der so ermittelte Betrag verteilt. Die Regel für Jahreswerte gilt dann weiterhin, jedoch die Regel für Basisbeträge nicht mehr.
• Bei Ist-Kosten-Umlagen dürfen Kostenstellen, auf die verteilt wird, bis zum Auswertungsmonat nicht beendet sein, es sei denn, sie erhalten Umlagen auch nach Bauende, siehe BBA Kostenstellen. Wird eine Kostenstelle aus der Variante für Ist-Kosten-Umlagen entfernt, so wird ihr bisher berechneter Betrag storniert. Wird eine Kostenstelle der Variante hinzugefügt, so erhält sie, wenn auf Jahresbasis gerechnet wird, im Abrechnungsmonat ihren gesamten Anteil.
• Der Verteilungsschlüssel wird ermittelt. Die Anteile der Kostenstellen, auf die verteilt wird, werden grundsätzlich prozentual gerechnet. Dies gilt für die %-Verteilung, die Verteilung nach Basismengen und für die Ist-Kosten-Umlage. Bei der %-Verteilung ist der Prozentsatz angegeben. Bei der Verteilung nach Basismengen ist die Summe der Basismengen 100%. Bei beiden Berechnungen wird der eingetragene Faktor berücksichtigt. Bei der Ist-Kosten-Umlage ist die Summe der angegebenen Kostenarten der Variante, auf die verteilt wird, 100%.
• Vorzeichen: Wenn die Gesamtsumme der Kostenstellen, auf die verteilt wird, z.B. 1 ist, und dies sich daraus ergibt, dass eine Kostenstelle eine Summe von -1, die andere eine Summe von 2 aufweist, so wird für die erste Kostenstelle -100%, für die zweite 200% gerechnet. Sollte sich die Basis genau auf 0 ausgleichen, dann gilt die Regel: Ist der Verteilungsbetrag größer 0, wird nur auf Kostenstellen mit Summe größer 0, ist der Verteilungsbetrag kleiner 0, nur auf Kostenstellen mit Summe kleiner 0 verteilt. Wird bei der Ist-Kosten-Umlage auf genau eine Kostenstelle verteilt und diese hat die Basis 0, so werden ihr 100% berechnet.
• Pro Kostenstelle wird mit Hilfe des ermittelten Prozentsatzes der Betrag ermittelt, der auf sie verteilt wird. Wenn auf der Grundlage von Jahreswerten gerechnet wird, werden bereits auf die Kostenstelle verteilte Beträge laut Regel abgezogen. Wenn sich durch Rundungen ein Restbetrag des zu verteilenden Betrags ergibt, wird dieser der letzten Kostenstelle, auf die verteilt wird, zugeschlagen. Dies gilt bei Ist-Kosten-Umlagen und Verteilungen nach Basismengen. Bei %-Verteilungen gilt dies nur, wenn die Summe der Prozentsätze, einschließlich der Faktoren, genau 100 ist.
• Grundsätzlich wird die Kostenstelle entlastet, die verteilt wird. Die Buchungen dieser Kostenstelle werden kumuliert. Kontiert wird mit der Entlastungs-Kostenart der Kontierungshilfe, Belegnummer und Buchungstext werden aus der Umlagedefinition genommen, die Gegenbuchungsnummer ist die Nummer der ersten Belastungsbuchung, die Zuordnungsnummer ist die Nummer der Entlastungsbuchung selbst.
• Weitere Kontierungen ergeben sich hier und bei den Belastungen durch die Anwendung der Regel für Basisbeträge. Die Kostenstellen, auf die verteilt wird, werden belastet. Kontiert wird mit der Belastungs-Kostenart der Kontierungshilfe, Belegnummer und Buchungstext werden aus der Umlagedefinition genommen, der angewandte Prozentsatz wird vermerkt, die Gegenbuchungsnummer und die Zuordnungsnummer sind beide die Nummer der Entlastungsbuchung. Die so entstandenen Buchungen werden in ein Buchungsblatt gestellt. Pro Umlagedefinition werden sie sofort und automatisch gebucht.

Regel für Jahreswerte

• Wenn das Verteilungsverfahren für Umlagen Jahreswerte verteilt, wird wie folgt gerechnet: Zu verteilender Jahresbetrag: Für die Kostenstelle, die verteilt wird, wird die Jahressumme der angegebenen Kostenarten ermittelt. Das Jahr ist das Wirtschaftsjahr.
• Die Jahressumme gilt vom Beginn des Jahres bis zum abgerechneten Monat inklusive.
• Die weiteren Regeln gelten nur für Ist-Kosten-Umlagen:
  • Bereits unveränderlich verteilter Betrag: Für Kostenstellen, auf die verteilt wurde, und die beendet sind und nach Bauende nicht an Umlagen teilnehmen sollen, ist die Berechnung abgeschlossen. Der Jahresbetrag, der auf diese Kostenstellen verteilt wurde, vermindert den zu verteilenden Jahresbetrag.
  • Anzurechnende Beträge: Den Kostenstellen, auf die verteilt werden soll, die noch aktiv sind oder trotz Bauende noch an Umlagen teilnehmen sollen, wird der bisher auf sie verteilte Jahresbetrag angerechnet. Der im Laufe der Berechnungen pro Kostenstelle ermittelte Betrag, der im Abrechnungsmonat gebucht werden soll, wird um diese bereits gebuchte Summe vermindert.

Regel für Basisbeträge

Die Regel für Basisbeträge gilt für alle Beträge, die während Umlageberechnungen verteilt werden, ebenso für die Beträge, die bei Gemeinkostenzuschlägen ermittelt und die durch Abgrenzungen korrigiert werden.

Jeder Betrag, der verteilt, bezuschlagt oder korrigiert wird, wird aufgegliedert und in Einzelbeträge unterteilt nach:

• Mandant der Gegenbuchung   
• Kostenträger     
• Projekt    
• BAS

Wenn eine Kostenartensumme z.B. einen Betrag ergibt und sich aus drei Belegen zusammensetzt, von denen einer ohne BAS, der zweite mit einem BAS Baustelleneinrichtung und der dritte mit einem BAS Rüstarbeiten kontiert ist, wird der Betrag in 3 Beträge aufgeteilt. Es wird also in diesem Fall nicht nur eine neue Buchung erstellt, sondern pro Betrag eine Buchung. Jede dieser Buchungen ist dann mit dem entsprechenden BAS oder Kostenträger kontiert. Für die mandantenübergreifenden Buchungen wird automatisch die Mandantenverrechnung gebucht.

Beispiel Umlagen

Der zu verteilende Betrag wird aufgeteilt. Wenn er sich aus Beträgen zusammensetzt, die mit Kostenträger kontiert wurden, so werden die Beträge pro Kostenträger verteilt. Dies kann bei produzierenden Unternehmen der Fall sein. Die Kostenträger sind dann die Produkte.

Beispiel Gemeinkostenzuschläge

Belege, für die Zuschläge ermittelt werden, sind teilweise mandantenübergreifend. Für die Belege selbst sind dann bereits Mandantenverrechnungen gebucht worden. Dann müssen auch für die Zuschläge Mandantenverrechnungen ausgeführt werden. Deshalb wird nicht auf einen Betrag der Zuschlag gerechnet, sondern auf die Teilbeträge, die aus anderen Mandanten stammen. Siehe auch BBA Gemeinkostenzuschläge.

Beispiel Abgrenzungen

Bereits gebuchte Erlöse sind mit BAS kontiert. Leistungsmeldungen sind ebenfalls nach BAS erfasst. Es wird nicht eine Abgrenzung auf die Erlössumme ausgeführt, sondern mehrere Abgrenzungen für alle BAS, für die Erlöse oder Leistungsmeldungen vorliegen. Siehe auch BBA Abgrenzung.