Allgemein

Um Gemeinkosten zu verarbeiten oder andere wiederkehrende Buchungen auszuführen, besteht die Möglichkeit, Dauerbuchungen zu definieren und rechnen zu lassen. Dies ist eine Alternative zu Gemeinkostenzuschlägen oder Umlagen.

Lohn-Gemeinkosten wie z.B. Weihnachtsgeld könnten als Gemeinkostenzuschlag gerechnet werden. Stattdessen kann pro Kostenstelle auch ein Betrag gleichmäßig über die Monate des Jahres verteilt werden. Versicherungsbeträge für Geräte, also für Geräte-Stammkostenstellen, die einmal im Jahr anfallen, können mit Hilfe von Dauerbuchungen gleichmäßig auf das Jahr oder auf die Nutzungsdauer gerechnet werden. Wenn Lohnkosten noch nicht bekannt sind, aber kalkulatorische Werte gerechnet werden können, dann diese Werte pro Kostenstelle als Monatsbetrag eintragen und Dauerbuchungen rechnen. Nach Ankunft der Lohnkosten den Monatsbetrag auf 0 setzen und Dauerbuchungen erneut rechnen, so dass sie wieder entfernt werden.

Dauerbuchung Karte

Allgemein

Dauerbuchungsname

Der Dauerbuchungsname ist gleichzeitig ein Code-Feld, welches eine Zusammenfassung mehrerer gleichartige Dauerbuchungen für verschiedene Kostenstellen unter einer Definition bedeutet. Die Beträge werden pro Kostenstelle eingegeben werden

Bezeichnung

Eine Bezeichnung als Beschreibung der Dauerbuchung kann in maximal 2 Zeilen erfolgen.

Suchbegriff

Suchbegriffe können bei allen Stammdaten eingetragen werden. Suchbegriffe werden auch "Matchcode" genannt. Das Feld wird automatisch aus der Bezeichnung gefüllt.

Reihenfolge

Wenn die Ausführung der Definitionen zu Dauerbuchungen während der Monatsabrechnung in eine Reihenfolge gebracht werden soll, kann eine Zahl eingetragen werden. Da eine Dauerbuchung mit ihrer Basis sich nicht auf eine andere bezieht, dürfte eine Eingabe nicht erforderlich sein. Lediglich, um in den Buchungszeilen eine Reihenfolge zu erzielen, ist eine Eingabe nützlich.

Kontierungshilfe

Hier wird die Kontierungshilfe hinterlegt, die für die Erstellung der Dauerbuchung herangezogen werden soll. Aus der Kontierungshilfe werden folgende Werte benötigt:

• Die Entlastungs-Kostenstelle, mit der die Gegenbuchung kontiert wird.
• Die Entlastungs- und auch die Belastungs-Kostenart.

Siehe auch BBA Kontierungshilfen. 

Belegnr. 

Eine feste Belegnummer für die Dauerbuchung kann hinterlegt werden. 

Buchungstext

Ein fester Buchungstext erleichtert die spätere Zuordnung der Buchung.

Beleg

Gesperrt, Sperrhinweis, Gültig ab/Gültig bis

Für mehr Erläuterungen zum Thema "Gültigkeit" siehe BBA Kostenstellen, Register "Gültigkeit".

Persönlich

Stammdaten, die eine relativ aufwendige Erfassung benötigen, wie Varianten, BAB-Zeilendefinitionen, Kontierungshilfen und Verteilerlisten, können vor irrtümlicher Änderung durch andere Benutzer geschützt werden. Der Benutzer, der einen Datensatz bearbeitet, kann dann festlegen, dass nur er diesen Datensatz weiterbearbeiten darf. Wenn er dieses "Persönlich"-Kennzeichen setzt, steht der Datensatz nur ihm zur Änderung bereit. Andere Benutzer können ihn weiterhin anzeigen und benutzen, jedoch nicht die erfassten Definitionen ändern.

Persönlich kann nur gesetzt werden, wenn Benutzer angelegt sind, die sich in der Anwendung anmelden müssen. Wenn ein Datensatz gar nicht mehr änderbar ist, weil z.B. der Benutzer, der "Persönlich" gesetzt hat, nicht mehr im System vorhanden ist, sollte der Systemverwalter diesen Benutzer kurzfristig anlegen, damit das "Persönlich"-Kennzeichen entfernt werden kann.

Dauerbuchungsbetrag

Dauerbuchungen werden pro Kostenstelle definiert. Der Beginn- und der Ende-Monat wird angegeben. Wenn es erforderlich ist, die Dauerbuchungen am Ende der Laufzeit zu stornieren, z.B. weil dann Ist-Werte gebucht werden, kann dies festgelegt werden. Dann wird im letzten Monat nicht mehr gebucht, sondern alle bisherigen Beträge werden storniert. Dauerbuchungen werden in der Monatsabrechnung ausgeführt. Für jede Kostenstelle einer Dauerbuchung können über den "Funktion"-Button die bereits gebuchten Beträge als "Posten" angezeigt werden.

Ab Monat 

In diesem Monat beginnt die Berechnung. Wird der Monat bei der Berechnung ausgelassen, so wird der zu diesem Monat gehörende Betrag in den nächsten Monat eingerechnet.

Kostenstelle

Für jede Kostenstelle wird der Zeitraum der Ausführung, der Betrag und wahlweise die zusätzliche Kontierung bestimmt.

Bis Monat 

In diesem Monat endet die Berechnung. Wurde Stornieren ausgewählt, so endet die Berechnung im Vormonat und in diesem Monat wird storniert, die Laufzeit der Dauerbuchung ist in diesem Fall also nur bis zum Vormonat des hier eingetragenen Monats.

Gesamtbetrag

Wird ein Gesamtbetrag eingegeben, so wird er über die Laufzeit verteilt. Sollte ein Monat in der Berechnung ausgelassen werden, wird der Monatsbetrag dem nächsten Monat zugeschlagen. Rundungsdifferenzen werden im letzten Monat gerechnet.

Monatsbetrag

Wird ein Monatsbetrag eingegeben, so wird genau dieser Betrag Monat für Monat über die Laufzeit verteilt.

Stornieren im Bis Monat

Im Bis-Monat werden alle Beträge, die aufgrund dieser Dauerbuchung gebucht wurden, storniert, also mit anderem Vorzeichen gebucht, wenn die Checkbox aktiviert ist.

Ausgleichen im 1. Monat

Wenn gebuchte Jahresbeträge vorliegen, z.B. die Jahres-Versicherung für eine Geräte-Stammkostenstelle: dann kann dieser Betrag im ersten Ermittlungsmonat ausgeglichen werden. Der komplette Betrag wird zunächst negativ gebucht. Dann wird der in diesem Monat anfallende Teilbetrag dazugerechnet. Außerdem die Teilbeträge der vergangenen Monate, falls noch nicht abgerechnet. Auf diese Weise ist es möglich, bereits gebuchte Beträge kostenrechnerisch auf die Monate zu verteilen.

Sonderbetrag

Für eine Dauerbuchung können besondere Beträge pro Kostenträger, Projekt oder BAS definiert werden. Dann werden diese Beträge zusätzlich zu den bereits definierten Beträgen gebucht, und zwar mit der entsprechenden Kontierung nach KTr, Projekt, BAS.

Abweichende Kontierung

Hier kann eine vom Standard im allgemeinen Bereich hinterlegte, abweichende Kontierungshilfe eingetragen werden. Diese hat dann für die betreffende Zeile Vorrang vor der allgemeinen Kontierungshilfe.  

Buchungstext 

Wenn in der Dauerbuchungs-Tabelle ein Buchungstext hinterlegt wird, so wird dieser in die Buchungszeilen der jeweiligen Definition übernommen. Der Buchungstext kann im allgemeinen Teil für die gesamte Buchung und auch spezifisch pro Zeile erfasst werden.