BBA Buchungsblätter Aktionen

Ein Buchungsblatt besteht auch einem Kopf- und einem Zeilenbereich. Im Zeilenbereich werden eine Vielzahl von Aktionen angeboten, die das Kontrollieren und Bearbeiten von erfassten Buchungen erleichtern. Sie werden nachfolgend in Reihenfolge des Menüs beschrieben:

Verwalten

Löschen

Über den Untermenüpunkt Löschen können einzelne markierte Zeilen der Erfassung gelöscht werden.

Auswählen

KSt belasten Karte, KSt entlasten Karte

Wenn in der Buchungszeile die Felder KSt belasten und KSt entlasten gefüllt sind, dann kann über diese Funktionen die Kostenstellen-Karte für die jeweilige Kostenstelle in der markierten Zeile geöffnet werden, um mehr Details zur Kostenstelle prüfen zu können.

Eigene Belege markieren

In Buchungsblättern können verschieden Benutzer zusammen erfassen. Über diese Funktion können die eigenen Belege des aktuellen Benutzers markiert und so zur Verarbeitung freigegeben werden. 

Vorgabewerte speichern

Die im Kopfbereich des Buchungsblattes vorgenommenen Eintragungen können als Vorgabewerte für alle Benutzer des Buchungsblattes gespeichert werden, um die Eingabe zu beschleunigen und Fehler zu vermeiden.

Vorbereiten

Testbericht

Der Testbericht bietet als Druck oder Vorschau einen Überblick zu den Buchungen und sofern vorhanden auch den Warnungen. Siehe auch BBA Ausstehende Buchungen.

Fehlertext anzeigen

Diese Funktion erlaubt, die Fehlermeldung zu einer Buchungszeile anzuzeigen. Siehe auch BBA Ausstehende Buchungen.

Arbeitsblatt

Über Arbeitsblatt kann ein neues Arbeitsblatt zur Erfassung geöffnet werden. 

Posten umbuchen

Über Posten umbuchen wird die KSt-Istwerte Übersicht geöffnet, um über die Auswahl aus der Übersicht eine automatische Umbuchung zu erzeugen, die im Anschluss im Buchungsblatt angezeigt wird. Sollen mehrere Posten umgebucht werden, so können sie mit der Satzmarkierung (Auswählen, Satzmarke ein/aus) markiert werden. Es werden die so ausgewählten Posten zur Umbuchung übernommen; also nicht ganze Belege, sondern die ausgewählten Posten.

In die neue Buchungszeile werden übernommen: Belegdatum, Kostenstelle, Kostenart, andere Kontierungsmerkmale wie Kostenträger, Artikel, BAS; Betrag und Menge mit dem umgekehrten Vorzeichen. An die ursprüngliche Belegnummer wird "UMB" angehängt.

Die Gegen-Kostenstelle und Gegen-Kostenart müssen manuell eingetragen werden.

Die neuen Buchungszeilen werden mit der Buchungsperiode des ursprünglichen Belegs erstellt. Wenn der Monat bereits abgeschlossen ist, ist das Buchen in diesem Monat nicht mehr möglich und die Buchungsperiode muss manuell auf die gewünschte geändert werden. Umbuchen von vorläufigen Werten sollte aus dem Buchungsblatt erfolgen, in dem auch als Bedeutung Betrag "Vorläufig" definiert ist. Die neuen Buchungen erhalten die Herkunft BBA.

Umbuchung ist für KSt-Istwerte aller Herkünfte erlaubt; Halbbuchungen wie aus der Finanzbuchhaltung können nur umgebucht werden.

Belege stornieren

Über Belege stornieren wird die KSt-Istwerte Übersicht geöffnet, um über die Auswahl aus der Übersicht einen automatischen Stornobeleg zu erzeugen, der im Anschluss im Buchungsblatt angezeigt wird.  Sollen mehrere Belege storniert werden, so können sie mit der Satzmarkierung (Auswählen, Satzmarke ein/aus) markiert werden.

Bei Abrechnungen aus der Materialabrechnung oder der Geräteabrechnung wird jeweils die ausgewählte Position und ihre Gegenbuchung storniert. Dies gilt in allen Fällen, in denen pro Position gegengebucht wird. Wenn der Posten aus mehreren Zeilen besteht, dann wird der gesamte Beleg storniert, auch wenn in der Übersicht nur ein Posten für den ganzen Beleg ausgewählt wird.

Die Posten werden mit dem umgekehrten Vorzeichen in das Buchungsblatt kopiert. An die ursprüngliche Belegnummer wird "STO" angehängt.

Die neuen Buchungszeilen werden mit der Buchungsperiode des ursprünglichen Belegs erstellt. Wenn der Monat bereits abgeschlossen ist, ist das Buchen in diesem Monat nicht mehr möglich und die Buchungsperiode muss manuell auf die gewünschte geändert werden. Wenn eine "Storno in Monat"-Anweisung vorhanden ist, wird sie in die neue Buchungszeile nicht übernommen. Stornieren von vorläufigen Werten sollte aus dem Buchungsblatt erfolgen, in dem auch als Bedeutung Betrag "Vorläufig" definiert ist. Die neuen Buchungen erhalten die Herkunft BBA.

Storno ist für KSt-Istwerte aller Herkünfte erlaubt; Halbbuchungen wie aus der Finanzbuchhaltung können nur umgebucht werden.

Freigabe

Pro Buchungsblatt der Baubetriebsabrechnung kann festgelegt werden, dass die einzelnen Positionen eines Belegs freigegeben werden müssen, bevor sie gebucht werden können.

• Bei den Positionen muss dann das Freigabe-Kennzeichen gesetzt werden.
• Ein Anwender kann nur dann das Freigabe-Kennzeichen setzen, wenn er für die KSt der Position berechtigt ist.
• Freigegebene Positionen dürfen nicht geändert werden; für etwaige Änderungen muss die Freigabe zuerst zurückgenommen werden.
• Bei der manuellen Erfassung wird die Freigabe in einer Position automatisch gesetzt für diejenigen KSt, für die der Anwender berechtigt ist.
• Über einen Button "Freigeben" können alle Positionen freigegeben werden, für deren KSt der Anwender berechtigt ist.

Geprüft wird:

• In einem Buchungsblatt mit Freigabe dürfen keine Ganzbuchungen erfasst werden, also keine einzeiligen Belege, sondern nur Aufteilungsbuchungen, also mehrzeilige Belege.
• Belege erfassen und Belege sehen darf auch ein Anwender, der für die KSt des Belegs nicht berechtigt ist.
• Wird in einem solchen Buchungsblatt die Übersicht auf die KSt aufgerufen, dann werden alle KSt angezeigt, weil alle KSt erfasst werden können; in die KSt-Karte darf dann aber nicht verzweigt werden.
• Positionen löschen darf nur ein Anwender, der für alle KSt des Belegs berechtigt ist.

In der Übersicht der BBA Buchungsblätter können Spalten ergänzt werden, die eine Übersicht zur Freigabe gewähren:

• "Eigene Zeilen: nur Niederlassung" mit wahlweiser Eingabe eines Niederlassungsfilters und einem Ermitteln-Icon. Durch das Ermitteln werden für diejenigen Kostenstellen, für die der Benutzer berechtigt ist, oder nur für die ausgewählten Niederlassungen zwei Info-Spalten gefüllt und angezeigt:
• "Anzahl eigene Zeilen", das sind alle Positionen laut Niederlassungs-Auswahl,
• "Anzahl Freigabe fehlt", davon diejenigen Positionen, die freigegeben werden müssen, aber noch nicht freigegeben sind.

Umsetzungstabelle Kostenstellen

Die Funktion ist relevant wenn auch der Baulohn eingesetzt wird und erlaubt das Ändern von Kostenstellen in den Buchungen, die aus dem Baulohn kommen.

Umsetztabelle Konten, Umsetzen Alt in Neu, Umsetzen, Info

Wenn es sich im Buchungsblatt um externe Daten handelt oder wenn die Nummern von Kostenstellen und Kostenarten neu organisiert wurden, dann können in den Belegen des Buchungsblatts die Nummern der Kostenstellen und Kostenarten anhand von Umsetztabellen geändert werden. Die Umsetztabellen dazu können hier auch gepflegt werden, jeweils mit alter Nummer, neuer Nummer. Auf diesem Wege wird die Umsetzung bereits ausgeführt, wenn über die Offene Schnittstelle aus Excel Daten importiert wird. Das Umsetzen kann auch im Buchungsblatt selbst ausgeführt werden. Für weitergehende Informationen zur Offenen Schnittstelle, siehe auch BBA Offene Schnittstelle.

In Mandanten verschieben

Wenn Belege aus anderen Buchhaltungen, zum Beispiel dem deutschen Baulohn, in die Baubetriebsabrechnung kommen und Kostenstellen verschiedener Mandanten betreffen, dann können die Belege, bevor sie gebucht werden, in die Buchungsblätter dieser Mandanten verschoben werden. Im Buchungsblatt des anderen Mandanten wird zunächst gelöscht, dann werden die Belege eingefügt. Dort können die Belege dann gebucht werden.

Ausführen

Buchen

Das Buchen der Buchungsblattsätze erfolgt unter Einhaltung der Buchungsregeln. 

Auswerten

KSt belasten Posten, KSt entlasten Posten

Wenn in der Buchungszeile die Felder KSt belasten und KSt entlasten gefüllt sind, dann kann über diese Funktionen die KSt-Istwerte für die jeweilige Kostenstelle in der markierten Zeile geöffnet werden, um die Buchungen zur Kostenstelle prüfen zu können.

Summe 

Summe bietet eine schnelle Übersicht zu den Summen aus allen Zeilen des Buchungsblattes. Um eine einfache Abstimmung der Buchungswerte vornehmen zu können, werden die folgenden Werte ermittelt:

• Betrag belasten
• Menge belasten
• Betrag entlasten
• Menge entlasten
• Betrag Saldo
• Anzahl Sätze

Dokument anzeigen

Im BBA-Buchungsblatt kann das im Archiv hinterlegte Dokument mit der in der Buchungszeile eingetragenen Dokument-ID angezeigt werden.