Allgemein

Um Verarbeitet werden zu können, müssen Buchungen festen Regeln folgen. Buchungen, die nicht in die BBA übernommen werden konnten, weil Sie den Regeln nicht folgen, können auch in der Übersicht BBA Ausstehende Buchungen gesichtet werden. 

Regeln für Ist-Werte Buchung

Für Plausibilitätsprüfungen beim Buchen gibt es folgende Regeln:

• Herkunft: Ein Buchungsblatt muss mit einem Verweis verknüpft sein, welche Art von Buchungen es enthält. Dieser Verweis ist die Herkunft. Die Herkunft muss in der Buchungsblattvorlage vermerkt sein.
• Belegdaten: Die Buchungsperiode wird geprüft. Der Monat darf in der Monatsabrechnung der BBA nicht abgeschlossen sein. Das Belegdatum selbst und die Belegnummer müssen nicht eingegeben werden, sollten aber, um Belege leichter auffinden zu können. Buchungstext, die Belegposition innerhalb eines Belegs, die Vorgangsnummer und eine zweite Belegnummer können eingetragen werden.

• Für mehrzeilige Belege (Aufteilungsbuchungen) wird geprüft, ob in allen Positionen des Beleges die gleiche Buchungsperiode eingetragen ist. Das geschieht beim Buchen oder beim Druck des Testberichts, ähnlich wie der Saldo des Belegs geprüft wird.

• Ganz-, Aufteilungs- und Halbbuchungen: Eine Ganzbuchung enthält die Kostenstellen, die belastet und entlastet werden, sowie die Kostenarten dazu. Eine Aufteilungsbuchung besteht aus Teilbuchungen, bei denen jeweils nur die Belastungs- oder die Entlastungsseite gefüllt ist. Die Teilbuchungen einer Aufteilungsbuchung müssen zusammen den Betrag 0 ergeben. Halbbuchungen ohne Betragsausgleich können nur aus der Finanzbuchhaltung kommen.
• Halbbuchungen: In Buchungsblättern und Buchungsprotokollen, die als Herkunft Finanzbuchhaltung oder Zahlung oder Anforderungen haben, werden nur Halbbuchungen gebucht. Werden dabei beide Kostenstellen gefüllt, wird nur "Kostenstelle belasten" gebucht.
• Aufteilungsbuchungen: Teilbuchungen mit gleicher Belegnummer bilden zusammen einen Beleg. Die erste Entlastungsbuchung wird als Gegenbuchung der Belastungsbuchungen angesehen und die erste Belastungsbuchung als Gegenbuchung der Entlastungsbuchungen und als gemeinsame Zuordnungsbuchung aller Teilbuchungen. Bei besonderen Verarbeitungen, etwa automatischen Stornierungen, kann die Zuordnungsbuchung auch eine andere sein, im Beispiel der stornierte Beleg.
  Bei automatischen Buchungen wird eine Transaktionsnummer benutzt. Dann bilden alle Teilbuchungen mit dieser Nummer einen Beleg.
• Kostenstellen: Bei Ganzbuchungen müssen beide Kostenstellen, die belastete und die entlastete, in jeder Zeile eingetragen sein, bei Aufteilungs- oder Halbbuchungen nur eine Kostenstelle. Für eine Kostenstelle muss ihr Mandant eingetragen sein. Eine Kostenstelle muss zur Buchung gültig sein. Wenn Planwerte gebucht werden, ist nur die Eingabe einer Kostenstelle erforderlich. Hierzu wird die "belastete" Kostenstelle genommen.
• Gültigkeit: Die Gültigkeit, z.B. für Kostenstellen und Kostenarten, wird nur geprüft, wenn es ein erfaßter Beleg ist. Bei automatischen Buchungen, z.B. Umlagen, wird sie nicht geprüft.
• Betrag: Ein Betrag oder zumindest eine Menge muss eingegeben werden. Möglich sind auch reine Mengenbuchungen. Buchungszeilen ohne Betrag werden nur gebucht, wenn zumindest eine Menge eingegeben wurde. Der Betrag ist der Gesamtbetrag. Er wird nicht mit der Menge multipliziert.
• Bei Ganzbuchungen kann der Betrag in der Regel positiv erfasst werden. Der Betrag wird für die belastete Kostenstelle wie angegeben, für die entlastete Kostenstelle mit Vorzeichenwechsel in den Einzelbeleg geschrieben. Die Eingabe eines negativen Betrages ist also nur für manuelle Stornierungen erforderlich.
• Bei Aufteilungsbuchungen müssen die Beträge mit Vorzeichen eingetragen werden. Belastungen sind positiv, Entlastungen negativ. Der Betrag wird wie eingegeben in die Einzelbelege übernommen.
• Menge: Eine Menge kann eingegeben werden. Dann sollte auch eine Mengeneinheit eingetragen werden. Die Menge wird nach den gleichen Vorzeichenregeln wie der Betrag in die Einzelbelege geschrieben.
• Kostenarten: Zur Kostenstelle der Teilbuchung muss die Kostenart angegeben werden. Die Kostenart muss einer Standard BAB-Zeile und Bedeutung zugeordnet sein. Die Kostenart muss gültig für Buchungen sein. Wenn für die Kostenstelle bestimmt wurde, dass sie nur mit bestimmten Kostenarten bebucht werden kann, wird dies geprüft. Kostenarten müssen immer im aktuellen Mandanten vorhanden sein. Zahlungen können auch ohne Kostenart in die BBA gelangen. Planwerte können auch ohne Kostenart, dann aber mit BAS gebucht werden. Pro Kostenstelle können gültige Kostenarten definiert sein. Dann darf die Kostenstelle nur mit diesen Kostenarten bebucht werden.
• BAS: Ein Bauarbeitsschlüssel kann sowohl für die Belastungs- als auch für die Entlastungsseite angegeben werden. Planwerte können auch nur mit BAS, also ohne Kostenart kontiert werden.
• Artikel, BAL, Gerät, Personal, Anlagegut: Zusätzlich zur Kontierung mit Kostenart können Belege mit mehr Information versehen werden. Der Beleg kann sich auf einen Artikel, eine BAL-Nummer, ein Gerät, eine Personalnummer, ein Anlagegut beziehen. Diese Angaben werden nur dann geprüft, wenn ausdrücklich gewünscht wird, dass sie geprüft werden sollen. Hierfür gibt es bei der Buchungszeile eine Option zum Wertbezug. Wenn dort z.B. festgelegt wird, dass der gebuchte Wert sich auf eine Artikelnummer bezieht, dann muss der Artikel vorhanden sein und zwar im Mandanten des Wertbezugs. Ferner wird die Gültigkeit, im Beispiel des Artikels, geprüft. Die Option zum Wertbezug kann auch leergelassen werden. Dann werden die Nummern nur bei der Eingabe, nicht jedoch beim Buchen geprüft. Für Ganzbuchungen wird durch die Option zur Erweiterten Kontierung entschieden, ob diese Nummern auf der Belastungs-, Entlastungs-, oder auf beiden Seiten geschrieben werden sollen.
• Kostenträger: Ein Kostenträger kann sowohl für die Belastungs- als auch für die Entlastungsseite angegeben werden. Der Kostenträger muss gültig für Buchungen sein. Beim Kostenträger kann bestimmt werden, dass er nur mit seiner Stammkostenstelle kontiert werden darf. Pro Kostenstelle können gültige Kostenträger definiert sein. Dann darf die Kostenstelle nur mit diesen Kostenträgern bebucht werden. Es kann auch festgelegt sein, dass die Kostenstelle mit Kostenträger kontiert werden muss.
• Projekt, LV-Position, Debitor, Kreditor: Diese Angaben sind weitere Erläuterungen zum Beleg. Sie werden nur bei der Eingabe, nicht jedoch beim Buchen geprüft.
• Mandanten: Wenn die Kostenstellen-Mandanten unterschiedlich sind, muss in jedem Mandant eine gültige Kontierungshilfe Mandant zum anderen Mandanten angelegt sein. Die Kontierungshilfen müssen jeweils beide Verrechnungskostenstellen enthalten.
• Stornieren in Monat: Wenn die Buchung in einem Folgemonat automatisch storniert werden soll, wird die Stornierungsperiode eingetragen. Maßgeblich ist der Monat des Stornierungsdatums.  Es kann nur in einem Monat storniert werden, der nach der Buchungsperiode liegt. Eine Stornierung kann nur für eine Buchungszeile, die eine Ganzbuchung ist, festgelegt werden.

Regeln bei Planwerten

Für Planwerte gilt die folgende Fassung der Regeln:

• Die Herkunft muss sich aus der Buchungsvorlage ergeben.
• Buchungsperiode ist Pflicht.
• Als Kostenstelle wird "KSt belasten" genommen. Sie ist Pflicht.
• Als Kostenart wird "Kostenart belasten" genommen. Kostenart ist Pflicht, es sei denn, BAS wird eingegeben. Es können auch Kostenart und BAS eingegeben werden.
• Wenn Kostenart, muss sie eine Standard-BAB-Zeile haben.
• Wenn Kostenart, muss sie eine "Bedeutung der Kostenart" haben.
• Die Gültigkeit von Kostenstelle und Kostenart werden geprüft.
• Betrag muss eingegeben werden oder mindestens Menge.
• Artikel, Gerät und andere zusätzliche Angaben werden wie bei Istwerten geprüft.
• Wenn die Kombination der Eingaben eines Planwerts bereits vorhanden ist, wird angenommen, dass die ursprüngliche Eingabe gelten soll. Die neue Eingabe wird zurückgewiesen. Der Planwert kann in der Übersicht der Planbelege geändert werden. Die geprüfte Kombination ist: Kostenstelle, Kostenträger, Projekt, LV-Position, Kostenart, Buchungsperiode, BAS, Belegnummer.

Regel für Basisbeträge

Diese Regel gilt für alle Beträge, die während Umlageberechnungen verteilt werden, ebenso für die Beträge, die bei Gemeinkostenzuschlägen addiert und die durch Abgrenzungen korrigiert werden.

Jeder Betrag, der verteilt, addiert oder korrigiert wird, wird aufgegliedert und in Einzelbeträge unterteilt nach:

• Mandant der Gegenbuchung,
• Kostenträger,
• Projekt,
• BAS.

Wenn eine Kostenartensumme z.B. einen Betrag ergibt und sich aus drei Belegen zusammensetzt, von denen einer ohne BAS, der zweite mit einem BAS Baustelleneinrichtung und der dritte mit einem BAS "Rüstarbeiten" kontiert ist, wird der Betrag in 3 Beträge aufgeteilt.

Es wird also in diesem Fall nicht nur eine neue Buchung erstellt, sondern pro Betrag eine Buchung. Jede dieser Buchungen ist dann mit dem entsprechenden BAS oder Kostenträger kontiert. Für die mandantenübergreifenden Buchungen wird automatisch die Mandantenverrechnung gebucht.

• Beispiel Umlagen: Der zu verteilende Betrag wird aufgeteilt. Wenn er sich aus Beträgen zusammensetzt, die mit Kostenträger kontiert wurden, so werden die Beträge pro Kostenträger verteilt. Dies kann bei produzierenden Unternehmen der Fall sein. Die Kostenträger sind dann die Produkte.
• Beispiel Gemeinkostenzuschläge: Belege, die einen Zuschlag erhalten, sind teilweise mandantenübergreifend. Für die Belege selbst sind dann bereits Mandantenverrechnungen gebucht worden. Dann müssen auch für die Zuschläge Mandantenverrechnungen ausgeführt werden. Deshalb wird nicht auf einen Betrag der Zuschlag gerechnet, sondern auf die Teilbeträge, die aus anderen Mandanten stammen.
• Beispiel Abgrenzungen: Bereits gebuchte Erlöse sind mit BAS kontiert. Leistungsmeldungen sind ebenfalls nach BAS erfasst. Es wird nicht eine Abgrenzung auf die Erlössumme ausgeführt, sondern mehrere Abgrenzungen für alle BAS, für die Erlöse oder Leistungsmeldungen vorliegen.