Lohnsteuer-Datenversand

Die elektronischen Datenübermittlungen an die Finanzverwaltung sind:

• Lohnsteuerbescheinigung der Mitarbeiter (Daten übermitteln)
• Lohnsteueranmeldung des Unternehmens (Daten übermitteln)
• Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale der Mitarbeiter (Daten übermitteln und empfangen)
  und

• Digitale Lohnschnittstelle (DLS) (Daten zusammenstellen; noch keine elektronische Übermittlung)

Die LSt-Bescheinigungen und die LSt-Anmeldungen wurden ab 2005 elektronisch per Datenversand an die Finanzverwaltung übermittelt. Für LSt-Bescheinigungen galt dies auch bereits für die Jahres-Bescheinigungen 2004. Es wird eine Meldedatei an die Finanzverwaltung erstellt und es kann gedruckt werden.

Das Verfahren der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale ist im Jahr 2013 hinzugekommen. Bei diesem Verfahren werden sowohl Daten übermittelt als auch empfangen.

Die Digitale Lohnschnittstelle hat ab 01.18 die Verarbeitung GDPdU abgelöst und ist die Zusammenstellung der Daten für die elektronische Betriebsprüfung der Finanzverwaltung. Die Dateien werden dem Prüfer im Vorfeld der Prüfung (auf einem geeigneten Datenträger) zur Verfügung gestellt.

Verzeichnisse der Dateien

Dateien mit Meldungen an die Finanzverwaltung (Lohnsteuer), die Sozialversicherung, Sozialkassen und mit Zahlungen werden in bestimmte Datenordner gestellt, die im Baulohn definiert sind.
Zur Finanzverwaltung ist das in der Baulohn-Einrichtung:

Abteilungen/Baulohn/Einrichtung/Baulohn Einrichtung
Webclient: /Stammdaten/Einrichtung/Einrichtung

Hier die Einrichtungen zu Ausgabeverzeichnis LSt,  Ausgabeverzeichnis LSt Gehalt und Ausgabeverzeichnis LSt Kopie.

Lohnsteuerbescheinigung

LSt-Bescheinigung, Druck und Versand

Bei den LSt-Bescheinigungen wird ausgewählt, ob die Meldedatei erstellt wird und ob der Druck für den Arbeitnehmer erstellt werden soll.

• "Meldungen erstellen und drucken": die Meldedatei wird erstellt und es wird gedruckt.
• "Meldungen erstellen und nicht drucken": die Meldedatei wird erstellt, jetzt wird aber nicht gedruckt; es kann später gedruckt werden, ohne die Meldungen neu zu erstellen.
• "Drucken wenn ausgeführt": Meldungen, die bereits ausgeführt wurden, werden gedruckt; eine neue Meldedatei wird nicht erstellt.
• "Probedruck": die Daten werden zwar ermittelt, aber nur gedruckt; eine Meldedatei wird nicht erstellt. Dies ist die Auswahl für den Sachbearbeiter, um vorab zu prüfen. Probedruck ist voreingestellt.

Wenn die Meldedatei erstellt wird, wird sie noch nicht gesendet; sie steht dann zum Senden bereit. Das Versenden der Datei erfolgt in Perfidia.

Protokoll der LSt-Bescheinigungen

Die Bescheinigungen werden pro Monat und Personalnummer protokolliert. In der Übersicht der Protokollierungen sind pro Personalnummer die gemeldeten Daten zu sehen, einschließlich der Beträge. Und es ist vermerkt, was mit der Bescheinigung bereits geschehen ist: 

• "Ausgeführt" bedeutet, die Meldedatei wurde erstellt.
• "Fehler" bedeutet: die Bescheinigung für diese Personalnummer wurde nicht erstellt, nicht gemeldet, nicht gedruckt, außer als Probedruck, und Hinweise dazu waren im Fehlerprotokoll. Die Übersicht ist auf den aktuellen Monat vorgefiltert.

Fehler bei den Bescheinigungen

Wenn bei der Bescheinigung festgestellt wird, dass nötige Daten nicht ermittelt werden können, dann werden allgemeine Fehler sofort gemeldet; Fehler bei einzelnen Personalnummern werden dagegen im Fehlerprotokoll gedruckt, die Bescheinigungen solcher Personalnummern werden nicht in die Meldedatei für die Finanzämter aufgenommen.

• Allgemeine Fehler beziehen sich auf nötige Einrichtungen, z.B. die besonders aufbereitete Steuernummer für den Datenversand.
• Fehler bei Personalnummern beziehen sich auf den Personalstamm oder die Historie, z.B. wenn der Gemeindeschlüssel des Wohnorts fehlt oder kein Geburtsdatum eingetragen ist.

LSt-Bescheinigung, Fehler zur Konfession

Wenn bei der LSt-Bescheinigung ein Betrag für die Kirchensteuer ermittelt wird (einbehaltene Kirchensteuer des Arbeitnehmers), aber keine Konfession (Kirchensteuermerkmale), dann wird am Ende ein Hinweis dazu ausgeben (Zur Kirchensteuer konnte keine Konfession ermittelt werden). Es wurde ggf. vergessen, eine Rückrechnung aufgrund geänderter Lohnsteuerabzugsmerkmale zu erstellen.

/Nach der Abrechnung/LSt-Bescheinigung, Drucken.

Was tun bei Fehlern?

Allgemeine Fehler beenden die Verarbeitung und es wurden keine Daten geändert oder erstellt; Fehler zu Personalnummern müssen anhand der Hinweise beseitigt werden.

Wenn zu einzelnen Personalnummern Fehler aufgetreten sind, dann sind die anderen Bescheinigungen laut Filtereingabe erstellt und in die Meldedatei aufgenommen worden. Es gibt also zwei Möglichkeiten:

Nach der Korrektur die noch fehlenden Personalnummern in einer eigenen Datei melden oder die erstellte Datei löschen, im Ausgabepfad, und in der Übersicht der Bescheinigungen diese Protokolle auf nicht-ausgeführt setzen, einzeln oder über den Funktions-Button (Webclient: Nacharbeiten). Danach für alle gewünschten Personalnummern neu ausführen.

Wenn die Finanzverwaltung Fehler meldet

Wenn die Finanzverwaltung eine Datei als fehlerhaft zurückweist, dann sind alle LSt-Bescheinigungen, die darin enthalten sind, zurückgewiesen.

In diesem Fall in der Übersicht der Bescheinigungen auf die Dateinummer filtern, über den Funktions-Button (Webclient: Nacharbeiten) auf nicht-ausgeführt setzen und die Meldungen neu erstellen; wenn zuvor die Ursache der Ablehnung der Datei gefunden wurde.

In der Fehlermeldung der Finanzbehörden wird als Empfänger das Bundesland genannt. Pro Bundesland wurde eine Datei erstellt. In der Übersicht der Bescheinigungen kann also auch auf das "BundeslandKürzel" gefiltert werden, um die Personalnummern zu ermitteln, die neu gemeldet werden müssen. Das Bundesland ergibt sich aus dem Gemeindeschlüssel "AGS Wohnort" laut Personalstamm und wird für die Bescheinigungen in Buchstaben umgesetzt, z.B. statt 04 als HB für Bremen.

Wenn manuell geändert werden muss

Falls einzelne Werte der Bescheinigung manuell korrigiert werden müssen, dann kann dies in der Übersicht der Bescheinigungen geschehen.

Hierzu in der Zeile der Übersicht die Werte ändern. Danach muss aber zur Sicherheit noch folgendes geschehen: Ausdrücklich das Häkchen "Manuell geändert" setzen. Dann kann die LSt-Bescheinigung erneut mit der Auswahl "Meldungen erstellen und drucken" ausgeführt werden. Die manuell geänderten Daten, werden dann auch in die Meldedatei übernommen.

Filtern in der Übersicht der Bescheinigungen (im Webclient)

Im Ergebnis der Bescheinigungen kann nur in den Spaltenköpfen gefiltert werden, damit aber auch Mehrfachfilter genutzt werden können, wie folgt vorgehen:
Im Ergebnis der Bescheinigungen, den Infobutton drücken = Factbox einblenden. Wenn ein Datensatz da ist (ansonsten zunächst den Filter lösen), kann über die Factbox des Mitarbeiters, also Personal <dropdown>, auch die Übersicht der Bescheinigungen (und auch andere) aufgerufen werden, dort ist der Filter = Trichter vorhanden.
Der Aufruf muss nicht zwangsläufig aus dem Ergebnis der Bescheinigungen erfolgen, sondern kann überall erfolgen, wo wir die Factbox anbieten, z.b. in der Übersicht der Personalstämme.

Regeln

Protokollierte Bescheinigungen, die bereits ausgeführt wurden, können gedruckt werden; sie werden aber nicht neu ermittelt und nicht erneut in die Datei aufgenommen. Fehlerhafte Bescheinigungen werden im Fehlerprotokoll gedruckt und erscheinen in der Protokoll-Übersicht; sie werden aber nicht in die Datei aufgenommen. 

Die Beträge von Bescheinigungen, die als manuell geändert gekennzeichnet wurden, werden nicht neu ermittelt; diese Bescheinigungen werden beim erneuten Ausführen ungeändert in die Datei aufgenommen und gedruckt.

Doch nicht ausgeführt

Falls die Datei, die aus den LSt-Bescheinigungen erstellt wurde, doch nicht versandt werden konnte, dann kann im Protokoll das Ausführen rückgängig gemacht werden. Hierzu in der Übersicht der Bescheinigungen entweder bei den einzelnen Zeilen das Ausgeführt-Häkchen entfernen oder alle angezeigten Sätze über den Funktions-Button auf nicht-ausgeführt setzen.

Noch einmal ausgeführt

Wenn Bescheinigungen auf nicht-ausgeführt gesetzt werden, obwohl sie bereits an die Finanzverwaltung gesendet wurden, dann werden die Bescheinigungen beim erneuten Ausführen erneut in die Datei aufgenommen.

Die Regel hierfür ist: Die neue Bescheinigung ersetzt bei der Finanzverwaltung die alte, wenn die neue Bescheinigung ganz oder teilweise im Zeitraum der alten liegt. Der bescheinigte Zeitraum sollte also der gleiche sein. Außerdem müssen folgende Merkmale gleich geblieben sein: die Steuernummer des Arbeitgebers, die eTin des Arbeitnehmers (eTin bis 31.12.22), die Personalnummer, wie sie für den Arbeitnehmer beim Arbeitgeber geführt wird, und die Art der Bescheinigung, also besondere LSt-Bescheinigung für Grenzgänger etc. oder "normale" LSt-Bescheinigung. Das also muss gleich geblieben sein; wenn nicht, darf nicht mehrmals übermittelt werden. 

Besondere LSt-Bescheinigung

Für Grenzgänger und für Arbeitnehmer, die keine LSt-Karte, sondern eine Ersatzbescheinigung vorgelegt haben, und die keine Steuerklasse haben, werden besondere Bescheinigungen gedruckt. Beim Druck wird in der Überschrift ausgewiesen, dass es sich um eine besondere LSt-Bescheinigung handelt. Eine besondere LSt-Bescheinigung wird ab 01.14 nur gedruckt, aber nicht gemeldet.

Andere Arbeitnehmer ohne Steuerklasse werden nicht gedruckt und nicht gemeldet.

/Stammdaten/Personalstamm, Register Steuer
Webclient: /Stammdaten/Personalstamm, Register Steuer

LSt-Bescheinigung, französische Grenzgänger

Die LSt-Bescheinigung für französische Grenzgänger wird nicht nur gedruckt, sondern auch in die Datei aufgenommen, die gemeldet wird.

/Stammdaten/Personalstamm, Allgemein/Adresse und Steuer: Grenzgänger
/Nach der Abrechnung/LSt-Bescheinigungen, <blolstdta Lohnsteuerbescheinigung Datenversand>

Webclient: /Stammdaten/Personalstamm, Allgemein/Adresse und Steuer: Grenzgänger
Webclient: /Nach der Abrechnung/LSt-Meldungen, LSt-Bescheinigungen, <blolstdta Lohnsteuerbescheinigung Datenversand>

Stornierung

LSt-Bescheinigung, Stornierung

Für Lohnsteuerbescheinigungen ab 2016 können Stornierungen erstellt werden, wenn ganz falsch gemeldet wurde.

Das kann zum Beispiel sein, wenn für die falsche Person oder wenn für den Arbeitnehmer mit der falschen Steuer-ID gemeldet wurde. Eine Stornierung kann in der Übersicht der LSt-Bescheinigungen erstellt werden: Zur Meldung, die storniert werden soll, "Stornieren" ausführen. Wenn stattdessen neu gemeldet werden soll, auf diese Stornierung "Aus Stornierung neue Bescheinigung" ausführen. Diese neue Bescheinigung kann in dieser Übersicht manuell geändert werden. Die Stornierung und die neue Bescheinigung können jeweils in den aktuellen Meldemonat verschoben werden, damit sie in diesem gemeldet werden.
(Hinweis: Es darf nur in einen Meldemonat verschoben werden, der im selben Kalenderjahr ist wie die Meldung, die gemeldet wird.)

/Berichte/Berichte drucken, <blolstdta Lohnsteuerbescheinigung Datenversand>, Ergebnis
Webclient: /Berichte/Berichte drucken, <blolstdta Lohnsteuerbescheinigung Datenversand>, Ergebnis

LSt-Bescheinigung, Korrektur

Wenn eine Lohnsteuerbescheinigung ab 2016 eine Bescheinigung, die bereits gemeldet wurde, ersetzt, dann wird der Bezug zu dieser Bescheinigung in der Meldung vermerkt. Jede LSt-Bescheinigung hat eine eigene "Mitteilungsidentifikation". Die LSt-Bescheinigung, die korrigiert, nennt die Mitteilungs-ID der Bescheinigung, die ersetzt wird. Dies geschieht automatisch.

Beispiele:
Rückrechnung im Folgejahr: Die Bescheinigung für das Vorjahr wird nicht geändert. Die Differenzen fließen vielmehr in die nächste Bescheinigung, die fällig ist. Diese Bescheinigung hat also keinen Bezug auf die Bescheinigung des Vorjahres. Es handelt sich nicht um eine Korrektur.

Rückrechnung im laufenden Jahr, zum Beispiel nach Austritt: Die LSt-Bescheinigung im Monat, in dem die Rückrechnung ausgeführt wurde, ersetzt die LSt-Bescheinigung des Rückrechnungsmonats. Sie nennt als Bezug die Mitteilungs-ID dieser Bescheinigung. Es handelt sich um eine Korrektur.

LSt-Bescheinigung, Korrektur, was ergibt sich daraus?

Wenn eine LSt-Bescheinigung bereits gemeldet und gesendet ist, dann darf sie nicht mehr rückgängig gemacht werden; denn die Finanzverwaltung würde die Meldung ablehnen, weil bereits eine Meldung für den Zeitraum vorhanden ist. Wenn also Korrekturen nötig sind, dann eine Rückrechnung ausführen und für die Personalnummer im Abrechnungsmonat die LSt-Bescheinigung erstellen.

Falls eine Bescheinigung doch rückgängig gemacht wurde und als fehlerhaft zurückkam, dann in bei dieser Bescheinigung "Manuell geändert" setzen, als Anweisungsart: Korrektur eingeben und als Referenzierte Mitteilungs-ID die ursprüngliche Mitteilungs-ID eintragen, wie sie bei der ersten Meldung gedruckt wurde. Das ergibt dann eine Korrektur.

Beispiel, Rückrechnungen nach Austritt

Wenn zum Beispiel im August Austritt ist, dann wird im August eine LSt-Bescheinigung erstellt. Wenn im September noch auf August zurückgerechnet wird, dann wird eine LSt-Bescheinigung erstellt. Sie korrigiert die Bescheinigung aus dem August; die ID der Korrektur (referenzierte Mitteilungs-ID) ist entsprechend vermerkt. Wenn im Oktober noch einmal zurückgerechnet wird, also auf August und September, dann wird eine LSt-Bescheinigung erstellt. Sie korrigiert die Bescheinigung aus dem September; die ID der Korrektur ist diejenige der Bescheinigung vom September.

LSt-Bescheinigung, Geburtsdatum festlegen

Wenn bei den Lohnsteuerkarten ein Vortrag (Grund: VO) mit dem steuerrechtlichen Geburtsdatum erfasst ist, dann wird dieses auch auf der LSt-Bescheinigung ausgegeben und entsprechend gemeldet.

Wenn bei den Lohnsteuerkarten ein Vortrag (Grund: VO) mit dem steuerrechtlichen Geburtsdatum erfasst ist, dann wird dieses auch auf der LSt-Bescheinigung ausgegeben und entsprechend gemeldet. Das geht nun auch mit einem fiktiven Geburtsdatum wie 0000JJJJ (im Meldesatz = JJJJMMTT).

/Vor der Abrechnung/Lohnsteuerkarten, Eintrag mit Grund: VO
/Nach der Abrechnung/LSt-Bescheinigung, Drucken

Details zum Datenversand

Wie viele Dateien?

Bei den LSt-Bescheinigungen wird je eine Datei pro Arbeitgeber und Absender erstellt. Bei den LSt-Anmeldungen wird, wie in den Jahren davor, je eine Datei pro Eintrag in den Steuernummern, also eine Datei pro Niederlassung erstellt. Wenn die Zahlungen pro Abrechnungskreis ausgeführt wurden, dann noch mehr.

Perfidia, Datenversand

Durch den Aufruf des Berichts wurde die Meldedatei erstellt; sie muss noch an die Finanzverwaltung gesendet werden.

Das Versenden geschieht durch die Software "Perfidia". Wenn die Datei direkt in das Datenverzeichnis dieser Software gestellt wurde, dann steht sie dort bereits zum Versenden bereit. Sonst die Datei über den Betriebssystem-Explorer in das Datenverzeichnis stellen; das ist der Unterordner \ofd\sendq im Lizenzverzeichnis des Programms. Oder in Perfidia Standalone über Datei, Dateien importieren. 

Dieses Verzeichnis kann auch nach dem Start von Perfidia Standalone unter Datei, Datenordner wechseln zugeordnet werden.

Button "Perfidia starten" beim Druck (bis zur Version 2020.xx)

Der Button "Perfidia starten" im Optionen-Register des Drucks sendet die Daten nicht, sondern startet die Software zum Versenden. Dies ist nur möglich, wenn das Programmverzeichnis in der Baulohn-Einrichtung eingetragen ist; aus Berechtigungsgründen ist das möglicherweise nicht gewünscht. Wenn der Button aktiviert ist, dann so vorgehen: Zuerst die Meldungen erstellen. Dann erneut aufrufen und gleich den Button drücken, um dort senden zu können.

Infos zu den Dateien

Im Explorer des Betriebssystems enthalten die Dateinamen nur die laufende Nummer und "la" für LSt-Anmeldung und "lb" für LSt-Bescheinigung; sie sind also Monat für Monat schwer zu unterscheiden. In Perfidia Standalone wird zusätzlich als Inhaltsangabe der Monat und die Niederlassung angezeigt.

Perfidia, Postausgang

Im Postausgang stehen Dateien, die zum Versenden bereit sind. Hier wird der Datenversand gestartet. Wenn gesendet wird, dann sind es immer alle in der Übersicht angezeigten Meldungen, die in einem Schritt gesendet werden.

Perfidia, gesendete Daten und Quittung

Unter Gesendete Daten sind Dateien, die bereits gesendet sind. 

Hier muss für LSt-Bescheinigungen das Protokoll der Finanzverwaltung, die Quittung, angefordert werden. Dies kann nicht sofort geschehen, sondern frühestens einen Tag nach dem Versenden. (Wird die Protokollanforderung nicht ausgeführt, dann versuchen Sie es einen Tag später erneut.) In der Rückmeldung quittiert die Finanzverwaltung die Daten mit einer sogenannten Transferticketnummer.

Perfidia, wenn die Finanzverwaltung Fehler meldet

Bei den LSt-Anmeldungen wird sofort beim Versenden gemeldet, wenn eine Datei zurückgewiesen wurde; bei den LSt-Bescheinigungen erst beim Anfordern des Protokolls, also der Quittung.

In der Perfidia-Übersicht der Gesendeten Daten ist eine fehlerhafte Datei markiert, über den Button "Fehlerdetails anzeigen" können die einzelnen Rückmeldungen angezeigt werden; dabei die Nachricht zu jedem Datensatz anklicken, um den Text mit den Details zu erhalten. Falls Fehler auftreten, dann die Datei neu erstellen und neu senden.

Lohnsteuer-Bescheinigung drucken

Wann für den Arbeitnehmer drucken?

Der Druck, der dem Arbeitnehmer ausgehändigt wird, soll erst erfolgen, wenn auf die versandte Datei eine Rückmeldung der Finanzverwaltung vorliegt. Benötigt wird die von der Finanzverwaltung mitgeteilte sogenannte Transferticketnummer.

Im "Startschreiben des Bundesministeriums der Finanzen" lautet der entsprechende Text: "Als Transferticket ist die von der Finanzverwaltung bei Annahme der übermittelten Datensätze elektronisch vergebene Quittungsnummer anzugeben, soweit dies technisch möglich ist".

Wann und wo drucken?

Es gibt diese Möglichkeiten des Drucks:

• Als Probedruck; diesen Druck nicht dem Arbeitnehmer aushändigen. Bei der Überschrift wird "Probedruck" ausgegeben.
• Ohne Transferticketnummer drucken; dieser Druck kann nur im Ausnahmefall dem AN gegeben werden. Bei der Überschrift wird dabei die Zeile "Nachstehende Daten wurden maschinell an die Finanzverwaltung übertragen" durch einen Hinweis auf den vorläufigen Druck ersetzt.

• Mit Transferticketnummer drucken; diesen Druck dem AN aushändigen.
• Oder in Perfidia Standalone aus der Übersicht der gesendeten Daten drucken. Dies ist davon abhängig, ob dort der Drucken-Button aktiviert ist oder aus Berechtigungsgründen nicht; das wird durch die Lizenz für Perfidia gesteuert.

Transferticketnummer eintragen

Wenn die Rückmeldung der Finanzverwaltung vorliegt, ist dort eine Transferticketnummer vermerkt. Was damit tun, wenn die Bescheinigungen gedruckt werden? In der Übersicht der Bescheinigungen auf die Dateinummer filtern und "Transferticket-Nummer setzen". Dabei können führende Nullen weggelassen werden.

Kein "Probedruck"

Wenn beim Druck der Lohnsteuerbescheinigung nicht "Probedruck" und nicht "vorläufiger Druck" in der Überschrift ausgegeben werden soll, dann beim Aufruf "Die Daten wurden gesendet" auswählen.

/Nach der Abrechnung/LSt-Bescheinigungen, Druckausgaben erstellen <blolsttdta Lohnsteuerbescheinigung Datenversand>
Webclient: /Nach der Abrechnung/LSt-Meldungen, LSt-Bescheinigungen  <blolsttdta Lohnsteuerbescheinigung Datenversand>

Entfall der eTIN-Nummer ab 01.01.2023

Auf der LSt-Bescheinigung wurde die sogenannte eTin-Nummer gedruckt; diese muss der AN dann bei seinem LSt-Jahresausgleich angeben. Diese Nummer wurde automatisch ermittelt. Das galt bis 31.12.2022.

Lohnsteuer, Lohnsteuerbescheinigung ab 01.01.2023

Bei der Ausstellung des Ausdrucks und bei der Datenübermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ist ab dem Jahr 2023 ausschließlich die Steuer-ID als Ordnungsmerkmal anzugeben. Die Verwendung und der Druck der eTIN ist nicht mehr zulässig.

Für Grenzpendler, die im Ausland leben, gab es bisher die Möglichkeit, die elektronische Lohnsteuerbescheinigung nur mit der eTIN zu versenden. Ab 2023 ist dafür auch die Steuer-ID notwendig. Bereits seit Januar 2020 sollen auch beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer eine Steuer-ID bekommen.

Wo erfahre ich meine Identifikationsnummer?

Sollte Ihnen Ihre Identifikationsnummer nicht bekannt sein, können Sie sie hier anfragen:

• über das Eingabeformular des Bundeszentralamtes für Steuern oder
• E-Mail an info@identifikationsmerkmal.de, hierfür werden folgende Angaben benötigt:
  • - vollständiger Vor- und Zuname
  • - Geburtsdatum
  • - Geburtsort
  • - Straße und Hausnummer
  • - PLZ und Ort

Sie erhalten Ihre Identifikationsnummer per Post mitgeteilt.
Einkommensteuerbescheide, die nach dem Monat Oktober 2008 versandt wurden, enthalten ebenfalls Ihre Identifikationsnummer. Leider lassen die Datenschutzbestimmungen sowie das Steuergeheimnis eine telefonische Auskunft der Identifikationsnummer nicht zu. Von telefonischen Anfragen bitten wir daher abzusehen.

Nach der Abrechnung, LSt-Bescheinigung
Webclient: Nach der Abrechnung, LSt-Meldungen, LSt-Bescheinigung

LSt-Bescheinigung, wenn nicht gedruckt

Am Ende des Drucks der LSt-Bescheinigung wird eine Nachricht zur Information ausgegeben, wenn Personalnummern, obwohl ausgewählt, nicht in den Druck aufgenommen wurden. Es wird ein kurzer Hinweis zu den Gründen dafür gegeben, z.B. Austritt oder kein Austritt, die Steuernummer in der Einrichtung fehlt, die Niederlassung ist eine andere oder für den Aufrufmonat ist keine Abrechnung ausgeführt. 

Dieser Hinweis wird nur ausgegeben, wenn ein Filter auf Personalnummern gesetzt wurde, also gezielt bestimmte Bescheinigungen gedruckt werden sollen. 

Was tun?

• Probedruck der LSt-Bescheinigung ausführen.
• Falls auf Fehler in den Stammdaten hingewiesen wird, diese behandeln.
• Meldungen erstellen.
• Dabei, wenn gewünscht, noch einmal zur Kontrolle drucken.
• Die Meldedatei in das Datenverzeichnis zum Versenden bringen.
• Den Datenversand starten.
• Abwarten und dann die Rückmeldung der Finanzverwaltung anfordern.
• Die Transferticketnummer eintragen
• Die Bescheinigung für den Arbeitnehmer wahlweise in Perfidia Standalone drucken.        

Lohnsteuer-Anmeldung

LSt-Anmeldung, Druck und Datenversand

Die LSt-Anmeldung kann gedruckt und gleichzeitig kann die Meldedatei für die Finanzverwaltung erstellt werden. Anders als die LSt-Bescheinigungen werden die LSt-Anmeldungsdaten nicht protokolliert und können nicht geändert werden. Die Beträge werden, wie in den Jahren zuvor, über die Zahlungen, Teilschritt "Finanzamt" ermittelt.

Die Anmeldung kann für einen Mandanten oder für mehrere Mandanten, wenn mit gleicher Steuernummer, ausgeführt werden. Für mehrere Mandanten bedeutet: für die Steuernummern im aktuellen Mandanten werden die Beträge, die in anderen Mandanten für diese Steuernummer ermittelt sind, addiert. 

Die Ausführung für mehrere Mandanten ist auch zu wählen, wenn in einem Mandanten mehrere Niederlassungen mit gleicher Steuernummer ausgeführt werden. Der Filter: "1 Anmeldung für Steuernummernfilter" bedeutet: für die Steuernummern von mehreren Niederlassungen im aktuellen Mandanten werden die Beträge addiert. Dazu wird ein Filter gebildet, für die Steuernummern mit Hilfsnummerierungen, die zusammenaddiert werden sollen.
Siehe im Handbuch dazu hier unter "Sonderfall, zusammenfassen"

/Abrechnung/Zahlungen, Monat, Finanzamt, Ausführen und
/Nach der Abrechnung/LSt-Anmeldung, <zahlstdta Lohnsteuer-Anmeldung Datenversand> und <zahlstdtaman Lohnsteuer-Anmeldung alle Mandanten Datenversand> 
bzw. /Abrechnung/Zahlungen, Druckausgaben erstellen <zahlstdta Lohnsteuer-Anmeldung Datenversand> und <zahlstdtaman Lohnsteuer-Anmeldung alle Mandanten Datenversand>

Webclient: /Abrechnung/Zahlungen, Ausführen, Finanzamt, Ausführen
Webclient: /Nach der Abrechnung/LSt-Meldungen, LSt-Anmeldung, <zahlstdta Lohnsteuer-Anmeldung Datenversand> und <zahlstdtaman Lohnsteuer-Anmeldung alle Mandanten Datenversand> 
bzw. Webclient: /Abrechnung/Zahlungen, Druckausgaben erstellen <zahlstdta Lohnsteuer-Anmeldung Datenversand> und <zahlstdtaman Lohnsteuer-Anmeldung alle Mandanten Datenversand>

Besondere Eingaben beim Druckaufruf

Wenn die Anmeldung, obwohl bereits erfolgreich versandt, erneut erstellt werden muss, dann die Auswahl "Berichtigte Anmeldung" treffen; aber nur in diesem Fall. Und es können einige Auswahlen getroffen werden, die unten auf der Anmeldung stehen.

Sonst Hinweise

Die monatsversetzte LSt-Anmeldung, also Angestellte des Monats und Gewerbliche des Vormonats, kann weiterhin ausgeführt werden.

LSt-Anmeldung, Verzeichnis

Wenn die Datei für die LSt-Anmeldung erstellt wird, kann ausgewählt werden, dass sie in das Gehaltsverzeichnis laut der Einrichtung gestellt werden soll. Auswahl: Ins Gehaltsverzeichnis

/Nach der Abrechnung/LSt-Anmeldung, <zahlstdta Lohnsteuer-Anmeldung Datenversand> und <zahlstdtaman Lohnsteuer-Anmeldung alle Mandanten Datenversand> 
bzw. /Abrechnung/Zahlungen, Druckausgaben erstellen <zahlstdta Lohnsteuer-Anmeldung Datenversand> und <zahlstdtaman Lohnsteuer-Anmeldung alle Mandanten Datenversand>

Webclient: /Nach der Abrechnung/LSt-Meldungen, LSt-Anmeldung, <zahlstdta Lohnsteuer-Anmeldung Datenversand> und <zahlstdtaman Lohnsteuer-Anmeldung alle Mandanten Datenversand> 
bzw. Webclient: /Abrechnung/Zahlungen, Druckausgaben erstellen <zahlstdta Lohnsteuer-Anmeldung Datenversand> und <zahlstdtaman Lohnsteuer-Anmeldung alle Mandanten Datenversand>

Datenversand der LSt-Anmeldung

Der Datenversand der LSt-Anmeldung geschieht wie bei den LSt-Bescheinigungen; aber die Anforderung einer Rückmeldung ist nicht erforderlich.

LSt-Anmeldungen, so nicht möglich?

Falls Sie LSt-Anmeldungen nicht so senden wollen, etwa weil Sie Meldungen mehrerer Datenbanken zusammenfassen wollen oder andere Gründe dagegen sprechen, dann können Sie die gedruckten Werte auch auf der Online-Seite des Finanzamtes machen: ELSTER - Startseite

LSt-Anmeldung, Ordnungsmerkmal

Bei der LSt-Anmeldung wird in die Datei ein "Ordnungsmerkmal" notiert. Es wird entweder der Name laut Firmendaten, verkürzt auf 20 Zeichen, oder das Schlüsselfeld der Niederlassung eingetragen.

/Nach der Abrechnung/LSt-Anmeldung, <zahlstdta Lohnsteuer-Anmeldung Datenversand> und <zahlstdtaman Lohnsteuer-Anmeldung alle Mandanten Datenversand> 
bzw. /Abrechnung/Zahlungen, Druckausgaben erstellen <zahlstdta Lohnsteuer-Anmeldung Datenversand> und <zahlstdtaman Lohnsteuer-Anmeldung alle Mandanten Datenversand>

Webclient: /Nach der Abrechnung/LSt-Meldungen, LSt-Anmeldung, <zahlstdta Lohnsteuer-Anmeldung Datenversand> und <zahlstdtaman Lohnsteuer-Anmeldung alle Mandanten Datenversand> 
bzw. Webclient: /Abrechnung/Zahlungen, Druckausgaben erstellen <zahlstdta Lohnsteuer-Anmeldung Datenversand> und <zahlstdtaman Lohnsteuer-Anmeldung alle Mandanten Datenversand>

Sonderfall, keine Lohnsteuer

Wenn, z.B. wegen Kurzarbeit, keine Lohnsteuer angefallen ist, dann kann dennoch eine Meldedatei erstellt werden.

/Abrechnung/Zahlungen, Monat, Ergebnis auf Finanzamt, auf einen Datensatz stellen zu einer Niederlassung, dann Funktion: Leersatz erstellen, es wird ein Eintrag mit Steuerbrutto 0 erstellt für das Finanzamt laut der Einrichtung der Steuernummern; danach die Ausgabe <zahlstdta Lohnsteuer-Anmeldung Datenversand> oder <zahlstdtaman Lohnsteuer-Anmeldung alle Mandanten Datenversand>

Webclient: /Abrechnung/Zahlungen, Monat, Ergebnis auf Finanzamt, die Anzeige ist leer, dann Ausführen: Leersatz erstellen, es wird ein Eintrag mit Steuerbrutto 0 erstellt für das Finanzamt laut der Einrichtung der Steuernummern; danach die Ausgabe <zahlstdta Lohnsteuer-Anmeldung Datenversand> oder <zahlstdtaman Lohnsteuer-Anmeldung alle Mandanten Datenversand>

Sonderfall, Unternehmer, Anzahl Mitarbeiter

Wenn ein Geschäftsführer abgerechnet wird, der Mitunternehmer ist, wie wirkt sich das auf die LSt-Anmeldung aus? Wenn so abgerechnet wurde, dass keine Lohnsteuer anfällt, also zum Beispiel mit besonderen Lohnarten, die steuerfrei sind, dann bedeutet das: die Steuer wird nicht vom Unternehmen, sondern vom Geschäftsführer beglichen. Das würde für die LSt-Anmeldung heißen: der Geschäftsführer soll nicht in die "Zahl der beschäftigten Arbeitnehmer" eingerechnet werden.

Wie kann das erreicht werden? 

• Laut Lohnkonto wurde keine Lohnsteuer errechnet.
• Laut Historie des Personalstamm gilt der Tätigkeitsschlüssel 71104 Geschäftsführer/innen & Vorstände.
• Und laut Historie steht mindestens eine Betragslohnart im Personalstamm, die steuerfrei ist.

Dann wird diese Personalnummer nicht in die Zahl der beschäftigten Arbeitnehmer eingerechnet.

/Stammdaten/Personalstamm, Sozialversicherung: Tätigkeit
Webclient: /Stammdaten/Personalstamm, Sozialversicherung: Tätigkeit

Lohnsteuer-Anmeldung, Quartal oder Jahr

LSt-Anmeldung, Jahresmeldung oder Quartalsmeldung statt Monat

Jahresmeldung, nur wenn dies der Fall ist, dann so vorgehen:

In jedem Monat die Zahlungen an das Finanzamt ermitteln; auch im Monat, in dem eine summierte Meldung erstellt werden soll. Dann eine zusätzliche Funktion ausführen. Dabei wird der Zeitraum bestimmt, für den gemeldet werden soll. Aus den monatlichen Beträgen, die also bereits ermittelt wurden, werden Beträge summiert. Die Summen werden in den Monat, in dem dies ausgeführt wird, gestellt; dessen Monatswerte werden also durch die Quartalsbeträge oder Jahresbeträge ersetzt.

Danach kann die Druckausgabe und die Ausgabe in die Datei ausgeführt werden. 

Wenn in einem Mandanten pro Quartal zusammengefasst wird, dann wird für alle Niederlassungen des Mandanten zusammengefasst; wenn laut Steuernummer-Einrichtung nach Niederlassungen getrennt wird, dann wird dabei pro Niederlassung eine Summe gebildet.

Die "Lohnsteuer-Anmeldung Datenversand" erstellt dann die Datei mit den summierten Werten und dem Hinweis, dass es sich um eine Quartalsmeldung oder Jahresmeldung handelt. 

/Abrechnung/Zahlungen, Monat, Funktion: Finanzamt Quartal oder Jahr und dann Druckausgaben erstellen: <zahlstdta Lohnsteuer-Anmeldung Datenversand>
Webclient: /Abrechnung/Zahlungen, Monat, Ausführen: Finanzamt Quartal oder Jahr und dann Druckausgaben erstellen: <zahlstdta Lohnsteuer-Anmeldung Datenversand>

Jahresmeldung, für eine Niederlassung

Eine Jahresmeldung statt Monatsmeldungen zur Lohnsteuer ist zwar für den ganzen Mandanten vorgesehen; falls jedoch nur eine Niederlassung eine Jahresmeldung abgeben muss, andere Niederlassungen jedoch Monatsmeldungen, dann so vorgehen:

• Januar bis November die Beträge ermitteln lassen, über Finanzamt, Aktion Ausführen.
• Januar bis November für die Niederlassungen mit Monatsmeldungen die Anmeldung ausgeben, also jeweils die Niederlassung vorgeben beim Datenversand.
• Im Dezember Aktion Ausführen auf Finanzamt.
• Im Dezember Aktion Funktion, Finanzamt Quartal oder Jahr, dort die Auswahl Jahr treffen.
• Im Dezember Aktion Ergebnis auf Finanzamt, dort die Einträge für diejenigen Niederlassungen löschen, die Monatsmeldungen haben.
• Im Dezember Aktion Ausführen auf Finanzamt mit Filter auf Niederlassung ausführen; jetzt mit den Niederlassungen mit Monatsmeldung.

Falls etwas nicht richtig ausgeführt worden sein sollte, dann mit der Aktion Funktion auf Finanzamt, Alle Posten des Eintrags löschen, und den Dezember von vorne beginnen.

• Im Dezember für die Niederlassungen die Anmeldungen ausgeben.

/Abrechnung/Zahlungen, Monat, Eintrag Finanzamt und Druckausgaben erstellen, <zahlstdta Lohnsteuer-Anmeldung Datenversand>
Webclient: /Abrechnung/Zahlungen, Monat, Eintrag Finanzamt und Druckausgaben erstellen, <zahlstdta Lohnsteuer-Anmeldung Datenversand>

Einrichtungen zum Datenversand

Steuernummer im Format für LSt-Datenversand

Beim Datenversand an die Finanzämter darf die Steuernummer nicht im Format wie auf den Steuerbescheiden angegeben werden, sondern muss eine erweiterte Form haben; die Nummer in dieser Form bei den Steuernummern Finanzamt eintragen.

Die Steuernummern auf Bescheiden sind dagegen je nach Bundesland verschieden aufgebaut: Die 4stellige Finanzamtsnummer ist auf 3 oder 2 Stellen verkürzt, die 0 fehlt, danach folgt die Restnummer.

Anhand der Finanzamtsnummer die Steuernummer so ermitteln: Eine Nummer in Bremerhaven 75 815 08152 (Finanzamt 2475) gibt für den Datenversand: 2475081508152.

Die Nummer enthält keine Striche, Leerzeichen oder sonstige Zeichen außer Ziffern.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Steuernummern Finanzamt
Webclient: /Stammdaten/Einrichtung/Steuer, Steuernummern Finanzamt

Arbeitgeber und Absender für den Datenversand

Für den Datenversand der LSt-Daten sind, ähnlich wie bei den SV-Meldungen, die Adressen und Ansprechpartner des Arbeitgebers, also des Verursachers, und des Absenders, also der Zentrale, nötig. Der Arbeitgeber kann kontaktiert werden zu inhaltlichen Fragen; der Absender zur Übertragung der Daten.

Der Arbeitgeber hat die Lohnsteuer abgeführt; seine Anschrift wird auch auf der LSt-Bescheinigung gedruckt. Bei den Steuernummern sind jeweils eine Adressnummer und ein Gemeindeschlüssel für den Arbeitgeber und für den Absender vorgesehen. Geben Sie bitte bei den Adressen an: Name, Straße, PLZ, Ort, Standard-Adressat als Ansprechpartner und bei diesem Adressaten Name, Telefon und insbesondere auch eine E-Mail-Adresse. 

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Steuernummern Finanzamt: Adresse AG, der die LSt abführt, Gemeindeschlüssel Arbeitgeber, Adresse Absender Zentrale, Gemeindeschlüssel Absender
Webclient: /Stammdaten/Einrichtung/Steuer, Steuernummern Finanzamt: Adresse AG, der die LSt abführt, Gemeindeschlüssel Arbeitgeber, Adresse Absender Zentrale, Gemeindeschlüssel Absender

Hinweise zu den Adressen

Sie können die Adressnummern verwenden, die bereits bei den Empfängern der SV-Meldungen eingetragen sind; mit der Ergänzung, dass für die LSt als Ansprechpartner der Standard-Adressat benötigt wird.

Einrichtung zum Datenversand

Wenn Sie aber beim Arbeitgeber auch eine Telefonnummer und E-Mail-Adresse der Zentrale eintragen wollen, und die Zentrale ist nicht der Arbeitgeber, dann gibt es zwei Möglichkeiten vorgehen: Eine neue Adresse für diesen Zweck anlegen. Bei dieser Adresse als Telefonnummer und die E-Mail-Adresse des zuständigen Sachbearbeiters eintragen. Keinen Ansprechpartner zu dieser Adresse als "Standard-Adressat" eintragen.

Oder doch einen Adressaten anlegen, dort die "Telefonnr. kompl." und die E-Mail-Adresse erfassen und diesen Adressaten als Standard-Adressaten eintragen.

Beispiele Arbeitgeber

Der Arbeitgeber ist das Unternehmen, das die Lohnsteuer abführt. Beispiel: In der Steuernummern-Übersicht sind mehrere Niederlassungen eingetragen.

Wenn der Arbeitgeber, der die LSt abführt, jeweils die Niederlassung ist, dann die NL-Adresse eintragen; es werden LSt-Bescheinigungen pro NL erstellt und LSt-Anmeldungen auch.

Wenn der Arbeitgeber, der die LSt abführt, die Zentrale ist, dann die Adresse der Zentrale als Arbeitgeber-Adresse eintragen; es wird nur eine Datei für die LSt-Bescheinigungen erstellt. Die LSt-Anmeldungen werden weiterhin pro NL-Eintrag erstellt. Es müssen nicht alle NL in der Steuernummern-Übersicht eingetragen werden; für die NL, die nicht eingetragen sind, gilt der Eintrag für die Firma.

Sonderfall, zusammenfassen

Wenn in einem Mandanten mehrere Niederlassungen mit teils gleichen Steuernummern sind, dann können diese beim Druck zusammengefasst werden; dafür muss man einmal um die Ecke denken:

Beispiel für Niederlassungen in der Steuernummern-Einrichtung:

NL A mit 12345678A, das ist die Steuernummer, die noch nicht für den Versand aufbereitet ist. NL B mit 12345678B, die übrigen Einrichtungen für den Datenversand wie bei der NL A. NL C mit 87654321.

Die Abrechnung und die Zahlungen ermitteln, wie gewohnt.

Dann als Druckausgabe die mandantenübergreifende Druckausgabe wählen, obwohl es sich hier um Niederlassungen in einem Mandanten handelt. Den Druck <zahlstdtaman> aufrufen, den aktuellen Mandanten vorgeben, als Steuernummer im Beispiel 12345678* eingeben, also mit einem Sternchen am Ende, und ausführen. Dann werden die NL A und B zusammengefasst. Schließlich für die Steuernummer 87654321 ausführen.

Adresse, wenn Sonderfall zusammenfassen

Wenn die LSt-Anmeldung über mehrere Niederlassungen zusammengefasst wird, dann kann zu diesem Zweck eine eigene Adressnummer des Arbeitgebers in der Steuernummern-Einrichtung eingetragen werden.

Zusammenfassen ist möglich über den Druck <zahlstdtaman> mit der Auswahl "1 Anmeldung für Steuernr.filter". In der Einrichtung der Steuernummern beim Finanzamt kann dazu die Spalte "Adresse AG, wenn mehrere NL" eingeblendet werden. In diesem Fall hier eine Adressnummer eintragen. Wenn dieses Zusammenfassen nicht benutzt wird, dann muss nichts eingetragen werden.

Hinweis, wenn zusammengefasst wird

Wenn die LSt-Anmeldung über mehrere Mandanten zusammengefasst wird, dann müssen für die Steuernummer auch Beträge in dem Mandanten sein, in dem die Meldung durchgeführt wird. Andernfalls ist das zusammenfassen aus diesem Mandanten nicht möglich und die Ausführung in Mandanten ausgeführt werden, in die ie Steuernummer und auch Beträge ermittelt wurden.

Details zur Datei

Verzeichnis für den Datenversand

Das Verzeichnis für die Ausgabe der Datei mit den erstellten LSt-Bescheinigungen und LSt-Anmeldungen wird in der Baulohn-Einrichtung eingetragen. Wenn die Datei direkt in das Verzeichnis für den Datenversand gestellt werden soll, dann ist das ein Unterordner zum Verzeichnis, in dem die Lizenz von Perfidia Standalone ist, des Programms zum Versenden. Der Unterordnername \ofd\sendq braucht dabei nicht eingegeben zu werden.

Die Datei kann auch zunächst in ein anderes Verzeichnis gestellt und danach in das Verzeichnis zum Datenversand gebracht werden.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung, Register Allgemein
Webclient: Stammdaten/Einrichtung, Einrichtung, Register Allgemein

Anderes Verzeichnis und Kopie

In der Baulohn-Einrichtung kann ein zweites Verzeichnis für Gehalt eingetragen werden; zusätzlich noch ein Verzeichnis für eine Kopie der Datei.

Das Gehaltsverzeichnis wird verwendet, wenn bei den LSt-Bescheinigungen ausdrücklich auf Abrechnungskreis gefiltert wird und wenn der Abrechnungskreis mit der Kennzeichnung "Ist Gehalts-Abrechnungskreis" enthalten ist; oder wenn nur auf Personalnummern eines solchen Abrechnungskreises gefiltert wird. Dies gilt für LSt-Bescheinigungen. Danach muss die Datei in das Datenverzeichnis von Perfidia Standalone gebracht werden.

Wenn ein Kopie-Verzeichnis eingetragen ist, werden die erstellten Dateien zusätzlich in dieses Verzeichnis kopiert.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung und /Abteilungen/Baulohn/Stammdaten, Abrechnungskreise
Webclient: /Stammdaten/Einrichtung, Abrechnungskreise und weitere

Nummer für die Datei

Eine laufende Nummer für diese Dateien wird automatisch ermittelt; diese Nummer dient nur dazu, den Dateinamen eindeutig zu machen. Die Nummer wird auch dann automatisch ermittelt, wenn mehrere Mandanten abgerechnet werden. Wichtig ist, dass eine Nummer nicht mehrmals vorkommt. 

In der Baulohn-Einrichtung ist es ferner möglich, die Nummer vorzugeben. Wofür? Wenn die Nummer erhöht werden soll; eine kleinere Nummer als zuletzt verwendet wird aber nicht berücksichtigt, dabei werden alle Mandanten geprüft. Wenn der Baulohn in mehreren Datenbanken abgerechnet wird; die Nummer könnte z.B. in einer Datenbank 10000, in der zweiten 20000 sein.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung
Webclient: Stammdaten/Einrichtung, Einrichtung, Register Allgemein

Finanzamt, Bundesland

Finanzamt

Das Finanzamt des Arbeitnehmers, das im Personalstamm eingetragen werden kann, hat für die Meldungen keine Bedeutung. Die LSt-Bescheinigung, LSt-Anmeldung und die LSt-Karten richten sich an das Finanzamt des Arbeitgebers, wie in den Steuernummern festgelegt.

/Stammdaten/Personalstamm, Steuer
Webclient: /Stammdaten/Personalstamm, Steuer

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Steuernummern Finanzamt
Webclient: Stammdaten/Einrichtung, Steuer, Steuernummern Finanzamt

Bundesland

Das Bundesland für die Meldungen an die Finanzverwaltung ergibt sich so: Für die LSt-Bescheinigung aus dem Gemeindeschlüssel laut "AGS Wohnort" des Arbeitnehmers. Für die LSt-Anmeldung und die LSt-Karten aus dem Gemeindeschlüssel des Arbeitgebers, wie für die Steuernummer festgelegt. Die ersten beiden Ziffern des Gemeindeschlüssels ergeben das Bundesland, zum Beispiel 03 für Niedersachsen.

Gemeindeschlüssel

Gemeindeschlüssel AGS im Personalstamm

Für die Lohnsteuer-Bescheinigung ist der Gemeindeschlüssel des aktuellen Wohnorts notwendig. Der Gemeindeschlüssel bestimmt das Bundesland, an das die Lohnsteuer-Bescheinigung gerichtet ist. Der Gemeindeschlüssel des Wohnorts kann ermittelt werden, wenn im Personalstamm die Anschrift geändert wird.

/Stammdaten/Personalstamm, Register Steuer
Webclient: /Stammdaten/Personalstamm, Register Steuer

Service-Funktion für Gemeindeschlüssel

Die Gemeindeschlüssel des Wohnorts können für alle Personalnummern durch eine Service-Funktion aus PLZ und Ort ermittelt werden; zuvor die aktuellen Gemeindeschlüssel importieren und danach die Schlüssel überprüfen und noch fehlende Einträge ergänzen.

Die Service-Funktion nimmt einen AGS, wenn er genau gefunden werden kann. Wenn nicht, dann wird der AGS der LSt-Karte genommen, sofern für mindestens 1 Jahr Abrechnungen vorliegen, ohne dass der Wohnort gewechselt hätte. Wenn immer noch nicht, dann wird der AGS für den Wohnort gesucht. Dies kann besonders bei Großstädten mit vielen Finanzämtern möglicherweise nicht genau treffen; deshalb bitte danach den AGS des Wohnorts überprüfen. Hierzu sind in der Übersicht der Steuer-Daten der Personalnummern die PLZ, der Ort und die Gemeindeschlüssel und ihre Bezeichnungen sichtbar.

/Stammdaten/Personalstamm, Übersicht, Steuer, Funktion, Gemeindeschlüssel ermitteln
Webclient: /Stammdaten/Personalstamm, Nacharbeiten: Übersicht, Steuer,  hier: Gemeindeschlüssel ermitteln

Gemeindeschlüssel des Arbeitgebers

Für die Lohnsteuer-Anmeldung ist der Gemeindeschlüssel des Arbeitgebers notwendig; diesen bei den Finanzamt-Steuernummern eintragen. Ebenso den Gemeindeschlüssels des Absenders, wenn anders als der Arbeitgeber.

Gilt auch für die LSt-Karten.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Steuernummern Finanzamt, "Gemeindeschlüssel Arbeitgeber" und "Gemeindeschlüssel Absender"
Webclient: Stammdaten/Einrichtung, Steuer, Steuernummern Finanzamt, "Gemeindeschlüssel Arbeitgeber" und "Gemeindeschlüssel Absender"

Import von Gemeindeschlüsseln AGS

Die Gemeindeschlüssel AGS können importiert werden; die Gemeindeschlüssel sind für die LSt-Bescheinigungen nötig.

Beim Import kann, wenn nicht alle Daten übernommen werden sollen, ein Bundesland-Filter gesetzt werden, etwa 03|04 für Niedersachsen und Bremen. Es gibt mehr als 12.000 Gemeindeschlüssel. Es steht eine Datei des Bundesfinanzministeriums mit den Gemeinden zur Verfügung und eine weitere der Oberfinanzdirektion München, die zu einzelnen Gemeinden noch deren Orte enthält. Diese Dateien werden von uns bereitgestellt und heißen Gemeinden.txt und GemeindenUndOrte.txt.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Import: Gemeindeschlüssel AGS
Webclient: Personalbuchhaltung, Aktionen: Import/Export, Gemeindeschlüssel

Finanzamt, Nummern der Zeilen zum Formular

Die LSt-Anmeldung benötigt eine Zuordnung der einzelnen Zeilen mittels Nummern; diese Nummern müssen beim Finanzamt eingetragen worden sein. Die wichtigsten sind: 86 Anzahl AN, 42 LSt, 48 verbleiben, 49 Solidaritätszuschlag, 83 Gesamt. Dazu kommen die ev. und rk. Kirchensteuern (61, 62, in Niedersachsen 76, 77), die Sonstigen KiSt (je nach Bundesland 63 bis 78), die Arbeitnehmerkammern (68 Bremen: "Angestelltenkammer", 70 Saarland: "Kammer"). Das ist wichtig, denn sonst können zum Beispiel die Sonstigen Kirchensteuern nicht gemeldet werden. Wenn auf der LSt-Anmeldung Sonstige Kirchensteuer enthalten ist, aber die bei den Stammdaten zum Finanzamt die Kennzahl fürs Formular nicht eingetragen ist, dann wird ein Hinweis ausgegeben.

/Abrechnung/Zahlungen, Monat, Druckausgaben erstellen, <zahlstdta>: Definition
Webclient: /Abrechnung/Zahlungen, Monat, Druckausgaben erstellen, <zahlstdta>: Definition

Lohnarten, im freien Teil der LSt-Bescheinigung ausgeben

Lohnarten, die im freien Teil der LSt-Bescheinigung ausgegeben werden sollen, haben einen Drucktext; der Text konnte bisher bis zu 50 Zeichen lang sein, jetzt sind nur noch 30 Zeichen möglich.

Ein Text "Erstattung Hotelkosten Deutschland" ist z.B. zu lang. Beim Prüfen der Lohnart wird ein Hinweis dazu geschrieben. Um die Lohnarten zu bearbeiten, kann als Filter: Druckposition LStK <> '' (zwei einzelne Hochkomma) gesetzt werden.

/Stammdaten/Lohnarten, Register Fibu/BBA: Auswertung
Webclient: /Stammdaten/Lohnarten, Register Fibu/BBA: Auswertung

Lohnsteuer, Ergänzung oder Vorträge

Zu den Beträgen der LSt-Anmeldung, die sich aus den Abrechnungen ergeben, können weitere Beträge erfasst werden, die sich nicht aus Abrechnungen ergeben, aber zusätzlich gemeldet werden sollen. Der Ablauf ist: zusätzliche Beträge erfassen, dann Teilschritt "Finanzamt" ausführen, dann LSt-Anmeldung ausführen.

Die zusätzlichen Beträge werden für den Monat erfasst. Falls die abgerechneten Steuerbeträge nach Niederlassung, Abrechnungskreis getrennt sind, dann werden auch zusätzliche Beträge so eingegeben.

Die möglichen Beträge sind folgende: 

• Steuerbrutto,
• Lohnsteuer,
• Lohnsteuer pauschal,
• LSt pauschal darin enthalten: Geschenke,
• Solidaritätszuschlag;
• Kirchensteuer rk,
• Kirchensteuer ev,
• Kirchensteuer rk pauschal,
• Kirchensteuer ev pauschal.

Zur Information werden die Beträge auch in den Texten der Übersicht der Finanzamt-Zahlungen genannt, zum Beispiel "Kirchensteuer rk.; inkl. 6,00; pauschal 8,00". 

weiterhin: 

• Angestelltenkammer,
• Arbeitnehmerkammer,
• Arbeitskammer,
• Anzahl Mitarbeiter.

Wenn die zusätzlichen Werte eingetragen wurden, danach "Finanzamt" neu ausführen. Diese Beträge werden dann dazu addiert. 

/Abrechnung/Zahlungen, Monat, Funktion, Finanzamt zusätzliche Eingabe
Webclient: /Abrechnung/Zahlungen, Monat, Ausführen: Finanzamt zusätzliche Eingabe

Übersicht Steuernummern, Betriebsnummern

Wenn eine Übersicht nötig ist zu den Steuernummern und Betriebsnummern über alle Mandanten und Niederlassungen, dann kann diese ausgeführt werden. Die Betriebsnummern sind die Betriebsnummern der Verursacher, also der Arbeitgeber. Die Steuernummer ist die "Steuernummer Datenversand". Es wird nach Excel ausgegeben. 

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, Baulohn Einrichtung, Steuernummern Finanzamt, Übersicht über Mandanten nach Excel
Webclient: Stammdaten/Einrichtung/Steuer, Steuernummern Finanzamt, Übersicht über Mandanten nach Excel

Berechtigungen

Verzeichnis der Meldedatei

Die Meldedatei enthält Namen und Beträge; das Verzeichnis, in das diese Datei gestellt wird, muss also mit den Mitteln des Betriebssystems vor Unbefugten geschützt werden. In der Baulohn-Einrichtung können getrennte Verzeichnisse für Lohn und für Gehalt eingetragen werden; dies gilt für die LSt-Bescheinigungen.

Drucken

Wenn in Perfidia Standalone gedruckt wird, dann werden die Baulohn-Berechtigungen nicht geprüft. Ob das Drucken in Perfidia Standalone erlaubt oder nicht erlaubt ist, bestimmt die Perfidia-Lizenz.

Senden

Der Datenversand an die Finanzverwaltung erfolgt nicht per E-Mail, anders als bei den Krankenkassen, sondern direkt an festgelegte Internet-Adressen. Dies erfordert eine entsprechende Einrichtung Ihres Netzwerks.

Elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM-Verfahren)

ELStAM Lohnsteuerabzugsmerkmale, neue Aktionen für das Abfragen der LSt-Abzugsmerkmale (ab der Version 2023.2 = Herbst 2023)

Für den Webclient gibt es neue Aktionen, um die täglichen bzw. monatlichen Abrufe zu erleichtern.

Zusätzlich zu der bestehenden Abfragemaske, diese kann wie gewohnt auch weiter verwendet werden, gibt es nun die neuen Aktionen:

1. Nur Abmeldung
2. Nur Anmeldung
3. Monatsliste
4. Rückmeldung

Vor der Abrechnung, LSt-Abzugsmerkmale, Ausführen

Nur Abmeldungen

Wenn die Meldungen an die Finanzverwaltung ausgeführt werden, kann es nützlich sein, zunächst die Abmeldungen zu liefern; damit Klarheit besteht, wenn z.B. Austritt und Wiedereintritt abgerechnet wurden. Dazu kann ausgewählt werden, Was melden: "Nur Abmeldungen".

Dann wird nur für die Abmeldungen eine Meldedatei erstellt; das gilt zusammen mit der Auswahl: Meldungen erstellen und drucken oder Meldungen erstellen und nicht drucken. Die Anmeldungen werden zwar auch ermittelt, aber für sie gibt es noch keine Meldedatei; diese kann dann beim nächsten Aufruf erstellt werden.

Nur Anmeldungen

Wenn die Meldedatei zu den LSt-Karten erstellt wird, kann ausgewählt werden, Was melden: "Nur Anmeldungen".

Dann wird nur für die Anmeldungen eine Meldedatei erstellt; das gilt zusammen mit der Auswahl: Meldungen erstellen und drucken oder Meldungen erstellen und nicht drucken. Die Abmeldungen werden zwar auch ermittelt, aber für sie gibt es noch keine Meldedatei.

Monatsliste

Wenn die Monatsliste abgerufen werden soll, wird direkt eine Datei erstellt. Es gibt keine Probeerstellung. Die Aktion ist vorbelegt mit der Auswahl <Anfordern>  bei <Monatsliste der Änderung>.

Die Monatsliste ist die Rückmeldung der Finanzbehörden zu denjenigen Arbeitnehmern, die angemeldet sind und deren LSt-Merkmale sich zum Monat geändert haben. Sie muss einmal im Monat für den Arbeitgeber angefordert werden. Sie kann aber auch mehrfach angefordert werden.

Wenn nicht mehrfach angefordert soll ist, die Aktion nur einmal zu machen oder die Auswahl auf <Anfordern wenn noch nicht>  bei Monatsliste der Änderung zu ändern. Ansonsten wird erneut angefordert.

Rückmeldungen

Wenn die Rückmeldungen zu neuen Mitarbeitern oder Änderungen von LSt-Merkmalen, die zuvor in Perfidia empfangen werden müssen, nach NEVARIS Finance Baulohn übernommen werden sollen, ist dies Aktion zu wählen.

Die Aktion ist vorbelegt mit der Ausführung zur <Rückmeldungen> mit <Einlesen>. Damit werden die von den Finanzämtern empfangenen Änderungen nicht direkt in den Personalstamm übertragen und können zunächst kontrolliert werden.

ELStAM Lohnsteuerabzugsmerkmale, elektronische Lohnsteuerkarte allgemeines

Die Finanzbehörde übermittelt die Lohnsteuerkarten der Arbeitnehmer elektronisch an die Arbeitgeber; diese Daten enthalten die Lohnsteuer-Merkmale zur Berechnung der Lohnsteuer.

Der Arbeitgeber beginnt mit Meldungen, die alle Arbeitnehmer im Verfahren anmelden, und meldet in den folgenden Monaten Eintritte und Austritte. Die Finanzbehörden melden die LSt-Merkmale derjenigen Arbeitnehmer zurück, die eingetreten sind, das ist die Antwort auf die Anmeldung, oder deren LSt-Merkmale sich geändert haben, das ist die Rückmeldung einer Monatsliste.

In einem Aufruf können die Meldungen ermittelt und die Rückmeldungen eingelesen werden. Für die Meldungen gibt es, wie sonst im Bereich der Lohnsteuer, die Auswahlen: Probedruck, Datei erstellen oder Drucken was bisher ausgeführt wurde. Dazu eine Auswahl, die monatliche Liste der Änderungen anzufordern. Und die Auswahl für Rückmeldungen, ob sie in die Übersicht der Lohnsteuerkarten übernommen werden sollen und ob auch der Personalstamm geändert werden soll und dabei Rückrechnungen vorgemerkt werden sollen, wenn nötig.

Die Lohnsteuerkarten können wahlweise für mehrere Mandanten ausgeführt werden. Dies gilt auch, anders als bei der Sozialversicherung, für die Rückmeldungen. Dafür kann eine Firmengruppe vorgegeben werden; dann werden Daten verarbeitet, die zu diesen Mandanten gehören. Dabei werden Berechtigungen geprüft. Andererseits kann nach der Steuernummer des Arbeitgebers eingegrenzt werden.

Gedruckt wird, was gemeldet wird, z.B. das Datum des Eintritts oder Austritts. Bei Rückmeldungen wird eine Zeile mit den Merkmalen Steuerklasse, Freibeträge, Anzahl Kinder, Kirchensteuer ausgegeben. Die Meldungen werden in der Übersicht der Lohnsteuerkarten angezeigt.

/Vor der Abrechnung/Lohnsteuerkarten, Ausführen LSt-Karten
/Nach der Abrechnung/Lohnsteuerkarten, Ausführen LSt-Karten

Webclient: /Vor der Abrechnung/LSt-Abzugsmerkmale, Ausführen LSt-Abzugsmerkmale
Webclient: /Nach der Abrechnung/LSt-Meldungen, LSt-Abzugsmerkmale, Ausführen LSt-Abzugsmerkmale

Start des Verfahrens ab 01.13

Im Abrechnungsmonat Januar 2013 wird für alle Arbeitnehmer die Anmeldung ausgeführt. Dabei wird auch geprüft, ob noch Stammdaten fehlen, z.B. die Steuer-ID. Vor dem Start sollten die Arbeitnehmer auf dieses hingewiesen werden: Freibeträge des Jahres 2012 werden von der Finanzbehörde nicht in das Jahr 2013 vorgetragen. Die Lohnsteuer-Karten für 2013, die von der Finanzbehörde zurückgemeldet werden, enthalten nur dann Freibeträge, wenn der Arbeitnehmer diese für das Jahr 2013 beantragt hat. 

ELStAM Lohnsteuerabzugsmerkmale, Ablauf

Die Verarbeitungen zu den Lohnsteuerkarten müssen für den Abrechnungsmonat mehrmals ausgeführt werden, Beispiel:

1. die Anmeldungen kurz vor der ersten Abrechnung im Monat, also praktisch für Angestellte,
2. danach die Rückmeldungen zu diesen Anmeldungen mit den LSt-Merkmalen und andere Rückmeldungen,
3. die übrigen Anmeldungen zu Beginn des nächsten Kalendermonats, aber für den Abrechnungsmonat,
4. danach die Rückmeldungen zu diesen Anmeldungen mit den LSt-Merkmalen und andere Rückmeldungen.

Jedes Mal kann die Auswahl zur Monatsliste lauten: Anfordern wenn noch nicht. Die Monatsliste ist die Rückmeldung der Finanzbehörden zu denjenigen Arbeitnehmern, die angemeldet sind und deren LSt-Merkmale sich zum Monat geändert haben. Sie muss einmal im Monat für den Arbeitgeber angefordert werden.

Details zu den Meldungen

Im Personalstamm müssen die Steuer-ID und das Geburtsdatum eingetragen sein. Bei Abmeldungen muss außerdem das Datum der letzten Anmeldung ermittelt werden können. Es werden alle Personalnummern gemeldet, die beschäftigt sind und nicht pauschalversteuert werden. Auch Betriebsrentner werden gemeldet. Geringfügig Beschäftigte, die pauschalversteuert werden, werden nicht gemeldet. Gilt für den Arbeitnehmer die "Ersatzbescheinigung" und hat er keine Steuer-ID, dann wird bei Austritt nicht gemeldet. 

Es gilt die Steuernummer des Arbeitgebers laut Einrichtung, Steuernummern Finanzamt. Wenn Fehler festgestellt werden, dann wird dies beim Druck bei den einzelnen Personalnummern vermerkt; allgemeine Fehler am Ende des Drucks. In der Übersicht der Lohnsteuerkarten sind Fehler in der Spalte "Text" vermerkt. Wenn für eine Personalnummer Fehler festgestellt werden, dann wird sie nicht in die Meldedatei aufgenommen.

In der Übersicht der Steuerkarten haben gemeldete Einträge ein "Gemeldet am"-Datum.

ELStAM Lohnsteuerabzugsmerkmale, melden erst ab Kalendertag des Eintritts oder Austritts

Anmeldungen dürfen erst gemeldet werden, wenn der Eintritt tatsächlich stattgefunden hat, also ab dem Kalendertag des Eintritts; ebenso dürfen Abmeldungen erst ab dem Kalendertag des Austritts gemeldet werden. Sonst würde die Finanzbehörde einen Fehler ausgeben, dass zu früh gemeldet wird. 

Deshalb wird, wenn die Meldungen ermittelt werden, zusätzlich geprüft, welche Anmeldungen im Vormonat fällig gewesen wären, aber nicht gemeldet wurden. Diese werden dann in den aktuellen Monat aufgenommen. Ebenso wird, wenn die Monatsliste mit den Änderungen bei den Arbeitnehmern angefordert wird, der aktuelle Monat und der Vormonat angefordert.

ELStAM Lohnsteuerabzugsmerkmale, Besondere Gründe, warum gemeldet wird

Wenn angemeldet oder abgemeldet wurde, aber zwischenzeitlich in den Beschäftigungszeiten der Personalnummer kein Eintritt oder Austritt mehr eingetragen ist, dann wird neu gemeldet. Betrachtet werden dabei die Meldungen des Vormonats und des aktuellen Monats. Wenn Austritt gemeldet war, aber doch kein Austritt war, wird zum Folgemonat neu angemeldet. Wenn Eintritt gemeldet war, aber doch kein Eintritt war, dann wird zum falschen Eintrittsdatum wieder abgemeldet.

Wenn Austritt oder Eintritt erst nachträglich per Rückrechnung abgerechnet werden, dann wird die Meldung dazu in den aktuellen Monat aufgenommen, nachdem die Rückrechnung ausgeführt wurde. Wenn sich die Steuernummer des Arbeitgebers ändert, z.B. weil die Niederlassung gewechselt wurde, aber kein Austritt, Eintritt abgerechnet wurde, dann werden dennoch Abmeldung und Anmeldung erstellt. Wenn der Arbeitnehmer von der Pauschalversteuerung zur Versteuerung mit Steuerklasse wechselt, oder umgekehrt, oder wenn er in die Steuerklasse 6 wechselt oder aus der Steuerklasse 6 in eine andere Steuerklasse, dann werden Abmeldung oder Anmeldung, oder beides, erstellt.

ELStAM Lohnsteuerabzugsmerkmale, Nur Abmeldungen

Wenn die Meldungen an die Finanzverwaltung ausgeführt werden, kann es nützlich sein, zunächst die Abmeldungen zu liefern; damit Klarheit besteht, wenn z.B. Austritt und Wiedereintritt abgerechnet wurden. Dazu kann ausgewählt werden, Was melden: "Nur Abmeldungen".

Dann wird nur für die Abmeldungen eine Meldedatei erstellt; das gilt zusammen mit der Auswahl: Meldungen erstellen und drucken oder Meldungen erstellen und nicht drucken. Die Anmeldungen werden zwar auch ermittelt, aber für sie gibt es noch keine Meldedatei; diese kann dann beim nächsten Aufruf erstellt werden. Wenn keine Auswahl getroffen wird, werden alle Dateien erstellt.

ELStAM Lohnsteuerabzugsmerkmale, Nur Anmeldungen

Wenn die Meldedatei zu den LSt-Karten erstellt wird, kann ausgewählt werden, Was melden: "Nur Anmeldungen".

Dann wird nur für die Anmeldungen eine Meldedatei erstellt; das gilt zusammen mit der Auswahl: Meldungen erstellen und drucken oder Meldungen erstellen und nicht drucken. Die Abmeldungen werden zwar auch ermittelt, aber für sie gibt es noch keine Meldedatei.

ELStAM Lohnsteuerabzugsmerkmale, Sonderfälle

Wenn mit den Meldungen und dem Abruf der Merkmale erst nach dem Januar 2013 begonnen wird (oder wenn es notwendig ist), dann kann im Monat, in dem tatsächlich begonnen wird, die Auswahl "Alle anmelden" getroffen werden; es werden dann alle Arbeitnehmer angemeldet, die aktuell im Unternehmen sind.
Wie bei der Sozialversicherung kann ein Systemwechsel gemeldet werden, hier "Ummeldung" genannt. Das ist z.B. der Beginn der Abrechnung mit der Software oder ein Wechsel des "Datenübermittlers", das ist der Inhaber des Elster-Zertifikats, mit dem die Meldungen gesendet werden. Die Rückmeldungen dazu melden die aktuellen LSt-Merkmale dieser Arbeitnehmer.

Wenn für alle Arbeitnehmer die aktuellen LSt-Merkmale abgerufen werden sollen, so ist das, außer beim Start des Verfahrens und außer bei Systemwechsel, nur möglich, wenn beim Finanzamt der lohnsteuerlichen Betriebsstätte eine sogenannte "Bruttoliste" angefordert wird.

Wenn der Arbeitgeber eine neue Steuernummer erhalten hat, dann bekommt er Meldungen mit den Änderungen des Monats erst dann wieder zurück, sobald er einen Arbeitnehmer mit der neuen Steuernummer anmeldet oder abmeldet; es gibt aber noch die Möglichkeit, die Monatsliste ohne Vorgabe der Steuernummer, also nur mit dem Absender des Arbeitgebers anzufordern: "Monatsliste ohne AGSteuernummer". Wenn es mehrere Steuernummern gibt, dafür eine bestimmte Steuernummer auswählen, damit nur eine Datei erstellt wird, mit der die Monatsliste angefordert wird.

Es kann sein, dass die Annahmestelle der Finanzverwaltung aus technischen Gründen eine Monatsliste erwartet, in der kein besonderer Zeitraum eingetragen ist, für den die Daten angefordert werden. In diesem Fall kann als "Sonderfall: Monatsliste ohne Zeitraum" ausgewählt werden. Möglich ist auch die Auswahl "Monatsliste ohne Zeitraum ohne Steuernummer".

ELStAM Lohnsteuerabzugsmerkmale, weitere Details

ELStAM Lohnsteuerabzugsmerkmale, zwei Personalnummern

Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel Betriebsrentner ist und dazu weiter eine Beschäftigung im Unternehmen ausübt: dann zwei Personalnummern erstellen. Bei der Personalnummer für den Versorgungsbezug die Steuerklasse 6 eintragen. Und bei dieser Personalnummer keine Steuer-ID eintragen; denn für die LSt-Karten muss nicht zweimal gemeldet werden.

Die LSt-Karten mit den Steuermerkmalen gelten dann für die Beschäftigung.

ELStAM Lohnsteuerabzugsmerkmale, Austritt vergessen

Wenn ein Arbeitnehmer die Firma wechselt, z.B. mit Austritt in einem Mandanten und Eintritt in einem neuen Mandanten, aber im alten Mandanten vergessen wurde, die Abmeldung zu erstellen: dann meldet die Finanzbehörde von sich aus die Steuerklasse 6 zurück, weil angenommen wird, der Arbeitnehmer habe eine Hauptbeschäftigung im neuen Mandanten und eine Nebenbeschäftigung im alten.

Dies wird so behandelt:

Rückmeldungen mit der Steuerklasse 6, die im Monat oder im Folgemonat zum Eintritt sind, werden nicht übernommen, wenn die Steuernummer des Arbeitgebers im Mandanten in der Einrichtung gar nicht eingetragen ist. 

/Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Lohnsteuer, <blolstkar Lohnsteuerkarten>, Ergebnis.
Webclient: /Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Lohnsteuer, <blolstkar Lohnsteuerkarten>, Ergebnis.

ELStAM Lohnsteuerabzugsmerkmale, Korrekturen durch Vorträge

Meldungen können erzwungen oder geändert werden durch Vorträge.

Wenn dies nötig ist, dann kann in der Übersicht der Steuerkarten für die Personalnummer und den Monat ein Eintrag mit dem Grund VO für Vortrag erstellt werden. Dann gelten die Spalten, die mit "Vortrag ..." beginnen. "Vortrag Grund" z.B. 01 Anmeldung oder 02 Abmeldung mit einem Datum in "Gemeldet zum" erzwingt eine Meldung. Außerdem kann der zuletzt gemeldete Beginn, also die letzte Anmeldung vorgegeben werden, falls diese nicht automatisch gefunden werden sollte, so: Meldemonat und Personalnummer eingeben, als Grund VO und das Datum in "Vortrag Gemeldeter Beginn". 

Weitere Eingaben, die bei Vorträgen möglich sind: zur Steuerklasse 6 der gewünschte Freibetrag und die Festlegung Hauptarbeitgeber oder Nebenarbeitgeber. Danach den Probedruck oder die Meldungen neu erstellen.

ELStAM Lohnsteuerabzugsmerkmale, Korrekturen durch Vorträge

Wenn bei den Lohnsteuerkarten ein Vortrag (Grund: VO) mit dem steuerrechtlichen Geburtsdatum erfasst ist, dann wird dieses auch auf der LSt-Bescheinigung ausgegeben und entsprechend gemeldet.

/Vor der Abrechnung/Lohnsteuerkarten, Eintrag mit Grund: VO
/Nach der Abrechnung/LSt-Bescheinigung, Drucken

ELStAM, was tun bei Fehlern, erster Teil

Im Folgenden ist gemeint mit "Melden" der Probedruck oder das Erstellen der Meldungen, mit

"Rückmeldung" die Rückmeldung der Finanzbehörde, wie sie in Perfidia sichtbar ist, und mit "beim Arbeitnehmer nachfragen": jeder Bürger hat die Möglichkeit, seine Daten, wie sie von der Finanzbehörde gespeichert sind, und die Meldungen der Arbeitgeber dazu, online abzufragen.

Mögliche Fehler: "Ausgabeverzeichnis nicht gefunden" beim Melden: das sind die Verzeichnisse zur LSt in der Baulohn-Einrichtung.

"Wird erst ab dem Kalendertag ... ausgeführt" beim Melden: die Meldung wird nicht in die Datei aufgenommen; deshalb später, ab dem Tag des Eintritts oder Austritts, noch einmal Meldungen erstellen. "Für die Steuer-ID ist bereits eine Meldung da" beim Melden: mit einer Steuer-ID darf pro Datei nur einmal angemeldet oder abgemeldet werden; wahrscheinlich wurde eine Personalnummer kopiert; entscheiden, welches die aktuelle Personalnummer ist. Die Meldung für die Personalnummer, die nicht aktuell ist, auf gemeldet setzen, über den Funktions-Button.

"Steuer-ID fehlt" beim Melden: die Steuer-ID beim Arbeitnehmer nachfragen; bei Arbeitnehmern, die keine Steuer-ID haben, weil sie im Ausland wohnen, die Meldung auf gemeldet setzen.

"Keine Steuer-ID, Wohnsitz im Ausland" beim Melden: wenn der Arbeitnehmer die "Bescheinigung für beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer" vorgelegt hat, dann muss nicht gemeldet werden. Beim Melden wird für eine Personalnummer eine Meldung vorbereitet; es stellt sich aber heraus, dass diese, aus welchen Gründen auch immer, nicht gesendet werden darf: dann auf gemeldet setzen.

ELStAM, was tun bei Fehlern, zweiter Teil

"Keine Änderungen; keine besonderen Hinweise" bei der Rückmeldung: das sind nur Hinweise. "Für die bei Ihnen beschäftigten Arbeitnehmer haben sich keine Änderungen ergeben": als Monatsliste der Änderungen, die angefordert wurde, liegt nichts vor.

"Liste wird insgesamt zurückgewiesen" bei der Rückmeldung: in der Übersicht der LSt-Karten diejenigen Meldungen, die hier enthalten sind, auf nicht gemeldet setzen. Neu melden, sobald klar ist, was die Ursache war.

"Bundesland weicht ... ab" bei der Rückmeldung: das Bundesland ergibt sich aus dem Gemeindeschlüssel des Arbeitgebers laut Einrichtung zu den Steuernummern Finanzamt.

"Arbeitnehmer unbekannt" bei der Rückmeldung: der Behörde ist eine andere Steuer-ID oder ein anderes

Geburtsdatum bekannt; beim Arbeitnehmer nachfragen. Wenn es sich herausstellen sollte, dass die Finanzbehörde ein anderes Geburtsdatum gespeichert hat, dann für den Arbeitnehmer einen Vortrag erfassen mit "Vortrag Geburtsdatum ttmmjhjj". Und die Meldung auf nicht gemeldet setzen und neu melden.

"Keine Anmeldeberechtigung; keine Ummeldeberechtigung" bei der Rückmeldung: beim Arbeitnehmer nachfragen, ob etwas Besonderes vorliegt; wenn kein Ergebnis, dann mit Steuerklasse 6 abrechnen, das ist so vorgeschrieben für solche Fälle.

"Keine Abmeldeberechtigung" bei der Rückmeldung: Es muss nicht neu gemeldet werden.

"Keine Abrufberechtigung" mit Bezug auf einen Arbeitnehmer bei der Rückmeldung: der Arbeitnehmer ist entweder nicht mehr in der Firma oder lebt im Ausland oder muß mit Steuerklasse 6 abgerechnet werden.

"Keine Abrufberechtigung mehr, da der Abruf ... bereits anderweitig erfolgt ist", ganz allgemein, bei der Rückmeldung: eine Monatsliste wurde angefordert, obwohl sie zuvor schon angefordert wurde. Also nichts zu tun.

"Abmeldung ... nicht möglich, weil kein Arbeitsverhältnis besteht" bei der Rückmeldung: Es muss nicht neu gemeldet werden. 

"Arbeitnehmer ist bereits angemeldet" bei der Rückmeldung: das Datum der letzten Anmeldung in der Übersicht der LSt-Karten suchen. Sonst beim Arbeitnehmer nachfragen, um das tatsächliche Datum zu erfahren. Wenn dieses Datum anders ist als das Datum der letzten Anmeldung laut Übersicht der LSt-Karten, dann für den Arbeitnehmer im Anmeldemonat einen Vortrag erfassen mit "Vortrag Gemeldeter Beginn". Es muss aber nicht neu gemeldet werden.

"RefDatumAG aus der Abmeldung stimmt nicht ..." bei der Rückmeldung: bei Abmeldungen muss mitgemeldet werden, wann die letzte Anmeldung gewesen war, das ist das "Referenzdatum des Arbeitgebers". Die Finanzbehörde hat ein anderes Datum gespeichert als gemeldet. Wenn in der Fehlermeldung das richtige Datum genannt wird, dann gilt dieses. Wenn nicht: Wann war die letzte Anmeldung laut Übersicht der LSt-Karten? Wenn dieses Anmeldedatum ein anderes ist als bei der Abmeldung in "zuletzt gemeldeter Beginn" vermerkt, dann ist es vermutlich das richtige. Wenn nicht, dann beim Arbeitnehmer nachfragen. Wenn schließlich das tatsächliche Anmeldedatum bekannt ist, für den Arbeitnehmer im Abmeldemonat einen Vortrag erfassen mit "Vortrag Gemeldeter Beginn". Und die Abmeldung auf nicht gemeldet setzen und neu melden.

Besondere Hinweise

Wenn zu einer Anmeldung die Steuerklasse 6 zurückgemeldet wird, mit einem Hinweistext: "552020103 - Wechsel des Hauptarbeitgebers. Neues RefDatumAG für das aktuelle Arbeitsverhältnis. [refDatumAG = <Datum>]" dann kann folgendes sein:

Der Arbeitnehmer hat einen Austritt; es wurde vergessen, diesen Austritt zu melden, Eintritt in einem anderen Mandanten.

Die Finanzbehörde stuft den Arbeitgeber, des alten Mandanten, als "Nebenarbeitgeber" ein und vergibt die Steuerklasse 6, da ja keine Abmeldung vorliegt. Diese Rückmeldung ist also falsch. Dies wird so behandelt: Wenn die Steuerklasse 6 zurückgemeldet wird, wenn die Steuerklasse ab dem Monat des Eintritts oder ab dem Folgemonat gelten soll, wenn aber die Steuernummer des Arbeitgebers, die zurückgemeldet wird, im Mandanten gar nicht vorhanden ist: dann wird die Rückmeldung nicht übernommen.

Besondere Hinweise, weitere

Wenn zu einer Anmeldung ein Hinweistext zurückgemeldet wird: "Neues RefDatumAG für das aktuelle Arbeitsverhältnis. [refDatumAG = <Datum>]" und wenn das <Datum>, das im Hinweis genannt wird, ein anderes Datum ist als das Anmeldedatum, und wenn diese Meldung nicht deshalb kommt, weil z.B. vergessen wurde, Austritt zu melden, dann so vorgehen:

Baulohn, Periodische, Lohnsteuerkarten. Den Filter auf den Meldemonat lösen. Die Meldungen für die Personalnummer suchen. Darauf den Cursor setzen. Button Funktion, Alle der Personalnummer anzeigen. Dann in der Übersicht einen Eintrag für die Personalnummer erfassen: Meldemonat: der Meldemonat der Anmeldung. Personalnummer: die Personalnummer. Grund: VO. Vortrag Gemeldeter Beginn: das Datum, das im Hinweis genannt wird. Für die Abrechnung selbst hat dies keine Bedeutung; sondern erst später, sobald abgemeldet wird.

ELStAM Lohnsteuerabzugsmerkmale, Details zu den Rückmeldungen

Für den Startmonat wird von der Finanzbehörde für alle Arbeitnehmer zurückgemeldet, sonst nur bei Eintritt oder wenn sich die LSt-Merkmale ändern.

Rückmeldungen, die nur den Empfang bestätigen, und solche, die Hinweise oder Fehler ausgeben, werden nicht übernommen, weil sie keine LSt-Merkmale enthalten; sie werden nur kurz als "Empfang bestätigt" aufgeführt.

Bei den Rückmeldungen werden die Personalnummer und die Steuer-ID geprüft, um sie richtig zuzuordnen. Sollte die Personalnummer nicht gefunden werden, dann wird nur die Steuer-ID geprüft; sofern sie nur einmal im Mandant vorkommt, die Personalnummer dazu aktiv ist und die Steuernummer des Arbeitgebers zutrifft.

Rückmeldungen werden nur dann geholt, wenn sie noch nicht übernommen wurden, erkennbar am "Gemeldet am"-Datum.

In den Personalstamm werden Rückmeldungen nur geschrieben, wenn das noch nicht geschehen ist, erkennbar an: "Übertragen in den Personalstamm am".

Wenn die Verarbeitung für mehrere Mandanten angefordert wurde, dann wird auch der Personalstamm in anderen Mandanten geändert, sofern man dafür berechtigt ist. Wenn nur für ein Mandant ausgeführt wird, dann wird beim Druck kurz hingewiesen, wenn es Rückmeldungen für Personalnummern anderer Mandanten gibt.

Das Übertragen in den Personalstamm kann auch nachträglich aus der Übersicht über den Funktions-Button ausgeführt werden. Beim Übertragen in den Personalstamm werden die Rückmeldungen des aktuellen Monats berücksichtigt und außerdem noch frühere Rückmeldungen, sofern ihr Gültigkeits-Stichtag im aktuellen Monat ist. 

ELStAM Lohnsteuerabzugsmerkmale, Details zu den Dateien

Die Rückmeldungen werden von Perfidia empfangen.

Die Verzeichnisse, in denen die Rückmeldedateien dann sind, werden automatisch ermittelt. Ausgehend von den LSt-Verzeichnissen in der Einrichtung sind es Ordner mit ...\ofd\sendq für die Meldungen des Arbeitgebers und mit ...\ofd\recv für die Rückmeldungen der Lohnsteuerkarten. Ein Verzeichnisname darf nicht mehr als 150 Zeichen lang sein.

Die Dateinamen beginnen mit dem Kürzel eelan für Anmeldung, eelab für Abmeldung, eelum für Ummeldung, das ist Systemwechsel, eelaf für Anforderung der Monatsliste. Wenn die Rückmeldungen eingelesen werden, dann werden sie gleichzeitig quittiert, in Dateien mit pfdeq. Für die Meldedateien der Anmeldungen und Abmeldungen wird, wenn ein besonderes

Gehaltsverzeichnis eingerichtet ist, auch die Trennung nach Lohn und Gehalt ausgeführt. Es wird außerdem eine Datei pro Steuernummer des Arbeitgebers erstellt. Wie bei der Sozialversicherung sind die Rückmeldungen aber nicht getrennt: die Finanzbehörde sendet eine Datei oder eine Datei pro Arbeitgeber. Auch die Anforderung der monatlichen Änderungen kann nur pro Steuernummer gesendet werden; wenn zwei Verzeichnisse eingerichtet sind, dann wird die Anforderung ins Gehaltsverzeichnis gestellt.

Der Ansprechpartner wird wie bei der LSt-Bescheinigung und der LSt-Anmeldung vermerkt. Die Dateinummern werden laufend hochgezählt; anders als bei der Sozialversicherung haben Dateifolgenummern keine Bedeutung.  

ELStAM Lohnsteuerabzugsmerkmale, keine Personalnummer

Wenn eine Rückmeldung der Finanzverwaltung zu den Lohnsteuerkarten eine Steuer-ID, aber keine Personalnummer enthält, was tun? Wenn außerdem dieses der Fall ist: die Personalnummer kann zwar anhand der Steuer-ID ermittelt werden; aber die Steuernummer des Arbeitgebers stimmt nicht mit der Steuernummer der Niederlassung überein; oder es ist nach Austritt der Personalnummer; und es wird die Steuerklasse 6 gemeldet; dann wird davon ausgegangen, dass irrtümlich eine "Nebenbeschäftigung" angezeigt wird.

Eine solche Rückmeldung wird nicht aus der Datei übernommen.

/Nach der Abrechnung/Lohnsteuerkarten, LSt-Karten
Webclient: /Nach der Abrechnung/LSt-Meldungen, Lohnsteuerkarten, LSt-Karten

ELStAM Lohnsteuerabzugsmerkmale, andere Steuernummer des Arbeitgebers

Wenn in der Übersicht der Lohnsteuerkarten eine Rückmeldung enthalten ist, deren Angabe zur Steuernummer des Arbeitgebers nicht mit der Steuernummer der Niederlassung des Arbeitnehmers übereinstimmt, dann wird die Steuernummer rot angezeigt.

Über die Übersicht dazu werden ein Hinweis und die Übersicht der Steuernummern angezeigt.

/Nach der Abrechnung/Lohnsteuerkarten: Steuernummer des Arbeitgebers
Webclient: /Nach der Abrechnung/LSt-Meldungen, Lohnsteuerkarten: Steuernummer des Arbeitgebers

ELStAM Lohnsteuerabzugsmerkmale, in den Personalstamm übertragen

Welche Rückmeldungen werden in den aktuellen Personalstamm übertragen?

Welches ist der aktuelle Monat? Das ist entweder der aktuelle Abrechnungsmonat laut Einrichtung oder, wenn die Filter in der Übersicht der LSt-Karten gelöst wurden, der Meldemonat des Eintrags, auf dem der Cursor steht.

Für den aktuellen Monat werden übernommen:

1. Meldungen des aktuellen Monats, die frühere Monate betreffen und
2. Meldungen früherer Monate, die den aktuellen Monat betreffen und
3. Meldungen des aktuellen Monats, die den aktuellen Monat selbst betreffen.

Ob ein Monat betroffen ist, sagt das "zum"-Datum. Sollte der Monat später als der aktuelle Abrechnungsmonat laut Einrichtung sein, wird nichts übernommen. Wenn in der Übersicht der LSt-Karten für den Monat noch nichts enthalten ist, dann kann das Übertragen dennoch ausgeführt werden. Dann werden die Meldungen früherer Monate, die den aktuellen Monat betreffen, übertragen.

Vor der Abrechnung/Lohnsteuerkarten, Aktionen: Übertragen in den aktuellen Personalstamm
Webclient: Vor der Abrechnung/LSt-Abzugsmerkmale, Ausführen: Übertragen in den aktuellen Personalstamm

ELStAM Lohnsteuerabzugsmerkmale, Vorjahr

Wenn Rückmeldungen mit LSt-Merkmalen eingelesen werden, die sich aufs Vorjahr beziehen, im Vergleich zum aktuellen Abrechnungsmonat, dann wird keine Rückrechnung vorgemerkt. Denn eine Rückrechnung aufs Vorjahr, etwa weil nachträglich eine andere Steuerklasse gilt, sollte vor der LSt-Bescheinigung für das Jahr ausgeführt werden. In diesen Fällen wird keine Rückrechnung vorgemerkt und auch die Historie des Personalstamms nicht geändert.

/Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Lohnsteuer, <blolstkar Lohnsteuerkarten> mit der Auswahl "Rückmeldungen: Einlesen und in Personalstamm" und Ergebnis und dort: Funktion, Übersicht Vormerkungen für Rückrechnung
Webclient: Vor der Abrechnung/Rückrechnungen, Rückrechnungen vormerken

ELStAM Lohnsteuerabzugsmerkmale, Auswahlen

Die verschiedenen Auswahlen unter dem Button Funktion (Webclient: Nacharbeiten) in der Übersicht der LSt-Karten bedeuten:

• Nicht gemeldet setzen: es wird das Datum "Gemeldet am" entfernt und ebenso das Datum "Übertragen am".
• Gemeldet setzen: beim Eintrag wird das Datum "Gemeldet am" auf heute gesetzt.
• Übertragen setzen eine Rückmeldung: es werden "Gemeldet am" und "Übertragen am" auf heute gesetzt. Das Datum "Gemeldet am" ist allein zuständig dafür, ob der Eintrag neu aus der Rückmeldedatei eingelesen wird. Weitere:

In der Übersicht der LSt-Karten kann ein Vortrag, der für eine Personalnummer erfasst wurde, für andere Personalnummern kopiert werden. Button Funktion (Webclient: Nacharbeiten), Vortrag kopieren, dann die Personalnummern filtern, für die ebenso ein Vortrag erstellt werden soll.

Vor der Abrechnung/Lohnsteuerkarten, Aktion, Funktion
Webclient: Vor der Abrechnung/LSt-Abzugsmerkmale, Nacharbeiten

ELStAM Lohnsteuerabzugsmerkmale, Filter

Wenn die LSt-Karten in den Personalstamm übertragen werden, kann der Personalstamm zuvor gefiltert werden. Die Eingabe der Filter folgt, wenn das Übertragen ausgewählt und dabei die Filtereingabe angefordert wird. Die Eingabe der Filter mit Ok bestätigen.

Vor der Abrechnung/Lohnsteuerkarten, Aktionen: Übertragen in den aktuellen Personalstamm
Webclient: Vor der Abrechnung/LSt-Abzugsmerkmale, Ausführen: Übertragen in den aktuellen Personalstamm

ELStAM Lohnsteuerabzugsmerkmale, erinnern

Wenn im Vormonat noch Meldungen zu Austritt sind, die nicht gesendet wurden, weil erst zum Austrittsdatum gesendet werden darf, dann wird im aktuellen Monat darauf hingewiesen, sobald die Übersicht der LSt-Karten geöffnet wird.

In diesem Fall zu diesen Meldungen mit Vorgabe des Vormonats als Abrechnungsmonat und der Auswahl "Meldungen erstellen und drucken" und sonst keiner Auswahl die Datei erstellen. 

Wenn eine Rückmeldung mit LSt-Merkmalen da ist, die im Monat gültig wird, aber noch nicht in den Personalstamm übertragen ist, dann wird bei der Abrechnung ein Hinweistext dazu ausgegeben. Aufruf: Baulohn, Periodische, Lohnsteuerkarten, dann Button LSt-Karten und Baulohn, Abrechnung, Monat, Button Funktion, Fehlertext anzeigen.

Vor der Abrechnung/Lohnsteuerkarten, Aktionen: Übertragen in den aktuellen Personalstamm
Webclient: Vor der Abrechnung/LSt-Abzugsmerkmale, Ausführen: Übertragen in den aktuellen Personalstamm

ELStAM Lohnsteuerabzugsmerkmale, Personallisten, Text auf der Abrechnung

Die LSt-Merkmale können in eine Personalliste ausgegeben werden oder als Text auf der Abrechnung gedruckt werden.

Das sind die LSt-Merkmale, mit denen entweder im Monat abgerechnet wurde, oder die zurückgemeldet sind und ab diesem Monat gelten, aber noch nicht in den Personalstamm übertragen wurden, oder es sind die LSt-Merkmale ab Januar des nächsten Jahres, falls diese schon von der Finanzverwaltung zurückgemeldet sein sollten.

Bei den Personallisten ist die Definition: Tabelle Personal, Wert Ermittlung, Feld aus Personalstamm LStMerkmale Text.

Für die Abrechnung kann ein Text vorgegeben werden; der Text enthält in diesem Fall nur ein Kürzel, das ist #LST, das beim Druck automatisch aufgelöst wird. Gedruckt wird dann z.B.: Lohnsteuer-Merkmale zu 01.13 Steuerklasse 3 Kinder 3 Kirchensteuer rk. Wenn die Texte kürzer gedruckt werden soll, dann #LST1 eintragen, das gibt: LSt-Merkmale zu 01.14 Steuerklasse 3  Kinder 3  KiSt rk.

/Berichte/Personallisten, Definition und /Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Texte für Abrechnung, dort: Texte vorgeben
Webclient: /Berichte/Personallisten, Definition und /Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Texte für Abrechnung, dort: Texte vorgeben

Digitale Lohnschnittstelle (DLS)