Digitale Lohnschnittstelle (DLS)

Daten für die Finanzverwaltung, Digitale Lohn-Schnittstelle

Für Prüfer der Finanzverwaltung können die Daten, die im Baulohn abgerechnet wurden, zusammengestellt und in Dateien zur Verfügung gestellt werden; in einer Struktur, die vorgegeben ist. Die Daten werden nicht elektronisch übermittelt. Die Dateien werden Prüfer im Vorfeld der Prüfung (auf einem geeigneten Datenträger) zur Verfügung gestellt.

Es handelt sich also um einen GDPdU-Export nach den Regeln der Finanzverwaltung. Ausgegeben werden:

• Stammdaten zum Arbeitgeber mit der Steuernummer, wie ausgewählt;
• Stammdaten zu den Arbeitnehmern, die im Zeitraum, wie ausgewählt, abgerechnet wurden;
• Stammdaten zu den Lohnarten, die abgerechnet wurden;
• abgerechnete Daten, wie sie beim Druck der Abrechnung enthalten sind:
• abgerechnete Daten, wie sie beim Druck der Lohnsteuerbescheinigung enthalten sind.

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, GDPdU Export, Aktion: Digitale Lohn-Schnittstelle
Webclient: /Nach der Abrechnung/Jährliche Aktivitäten, Digitale Lohnschnittstelle

Digitale Lohn-Schnittstelle

Wie die Daten für die Digitale Lohn-Schnittstelle ermitteln? Durch "Ausführen" in der Übersicht. Dabei die Steuernummer und den Zeitraum vorgeben. Es kann auch ein Filter auf die Steuernummer eingetragen werden, falls mehrere Niederlassungen zwar mit verschiedenen "Steuernummern", aber mit der gleichen offiziellen "Steuernummer Datenversand" geführt werden. 

"Ausführen" ermittelt die Personalnummern, um die es geht, und zeigt sie in einer Übersicht an. Die Monate, in denen ein Arbeitnehmer beim Arbeitgeber mit der Steuernummer gearbeitet hat, werden kurz aufgeführt. Diese Übersicht wird nicht gespeichert; es kann immer neu ausgeführt werden. Für die Personalnummern, wie angezeigt, werden danach die Daten ermittelt.

Digitale Lohn-Schnittstelle, einrichten

Was muss für die Digitale Lohn-Schnittstelle eingerichtet werden?

• Das Verzeichnis, in das die Dateien ausgegeben werden sollen. Über "Verzeichnis" diesen Datenpfad festlegen. Es gibt nur ein Verzeichnis für die Digitale Lohn-Schnittstelle. Sollte es also nötig sein, mehrmals Dateien auszugeben, weil es verschiedene Steuernummern gibt oder weil ein Zeitraum aufgeteilt werden muss: in diesem Fall müssen die Dateien, die erstellt wurden, im System in ein anderes Verzeichnis verschoben werden, bevor das nächste Mal ausgeführt wird. 
• Die Software der Finanzverwaltung benötigt zusätzlich zwei Dateien im Verzeichnis, die keine Daten enthalten, sondern die Dateien definieren.
  Deren Namen sind: index.xml und gdpdu-tt-mm-jhjj.dtd. Diese Dateien können über "Index-Dateien holen" von unserem Download-Server geladen werden.

Digitale Lohn-Schnittstelle, Dateien

Aus der Übersicht, in der bereits die Personalnummern zur Steuernummer angezeigt werden, erstellt: "Ausgabe" die Dateien. Es werden csv-Dateien erstellt.

Die Namen der Dateien sind festgelegt von arbeitgeberstammdaten.csv bis sozialversicherungsdaten.csv. Da es sich um csv-Dateien handelt, können die Daten auch außerhalb der Software der Finanzverwaltung angezeigt werden.

Dazu bei "Ausführen" zusätzlich die Auswahl treffen: Spaltenüberschriften ausgeben. Eine solche csv-Datei kann in Excel geöffnet werden.

Digitale Lohn-Schnittstelle, Stammdaten

Die Stammdaten, die in der Digitalen Lohn-Schnittstelle ausgegeben werden:

Die Stammdaten zum Arbeitgeber ergeben sich aus der Steuernummer und der Adresse, die dort festgelegt ist; gemeldet wird die "Steuernummer Datenversand".

Die Stammdaten zum Arbeitnehmer werden pro Monat ausgegeben, für jede Abrechnung oder Rückrechnung, die ausgeführt wurde. Der "Abrechnungsmonat" in der Datei ist tatsächlich der Belegmonat, für den abgerechnet wurde. Der "Anmeldezeitraum" ist der Monat der LSt-Anmeldung, in dem die Beträge gemeldet wurden. Das ist entweder der Abrechnungsmonat oder, wenn monatsversetzt ausgeführt wurde, der Folgemonat, oder, falls pro Quartal oder Jahr ausgeführt wurde, eine Kennung dazu. Ein "Änderungszähler" kennzeichnet Rückrechnungen. "Wiedereintritt, Wiederaustritt" beziehen sich aufs Jahr, das betrachtet wird. Die Kürzel zur Steuerpflicht bedeuten: "ub" für unbeschränkt, "k" für keine Steuerpflicht sowie für Steuerklasse 6. Eine zweite Datei zum Personalstamm gibt Daten zur Sozialversicherung aus.

Digitale Lohn-Schnittstelle, Abrechnungsdaten

Die abgerechneten Daten, die in der Digitalen Lohn-Schnittstelle ausgegeben werden:

Lohnarten; es werden alle Lohnarten ausgegeben, die überhaupt abgerechnet wurden. Die Kennung "Nettobezug/Nettoabzug" hat eine Bedeutung für die Beträge, die danach ermittelt werden; Nettoabzüge werden, anders als auf der Abrechnung, positiv dargestellt, eben weil die Lohnart bereits als "Nettoabzug" gekennzeichnet ist.

Lohnartenabrechnungsdaten sind die Daten, wie auf der Abrechnung gedruckt. Die Besonderheiten einer Entgeltbescheinigung, zum Beispiel zu Sachbezügen, werden hier nicht angewendet, weil dies nichts am Steuerbrutto ändert.

Bei Tätigkeit im Ausland werden die Beträge dennoch als steuerpflichtig gekennzeichnet.

Die "Steuerschlüsselung" bedeutet: 1 steuerfrei, 2 lfd. Bezug, 3 Einmalbezug, 4 pauschalversteuert, 5 mehrjährig, 6 Fünftelung, 7 Progressionsvorbehalt.

Die Lohnsteuer selbst ist nicht hier, sondern bei den Lohnkontendaten ausgewiesen. Die Beträge werden pro Personalnummer, Abrechnungsmonat, Belegmonat und Lohnart zusammengefasst.

Lohnkontendaten sind die Daten wie auf der LSt-Bescheinigung, aber pro Monat ermittelt und ausgegeben. Zusätzlich die Pauschalversteuerungen laut Abrechnung.

Alle Abrechnungsdaten werden wie die Daten zur Personalnummer pro Monat ausgegeben, enthalten also Abrechnungen und Rückrechnungen. 

Digitale Lohnschnittstelle, Änderungen ab 01.01.22

Bei der Datei zu den Lohnkontendaten werden am Ende 2 zusätzliche Spalten ausgegeben. Hierbei handelt es sich um zwei neue Beträge:

• Vorsorgepauschale erhöhend laut EStG §19a Absatz 1 Satz 4
• Vorsorgepauschale mindernd laut EStG §19a Absatz 1 Satz 4

Die Spaltenüberschriften für die Digitale Lohnschnittstelle lauten: Vermögensbeteiligung nicht versteuert und Vermögensbeteiligung versteuert.

Bei den Lohnarten kann dazu eine Kennung "steuerfreier Bezug" hinterlegt werden, wenn dies benötigt wird. Die Kennungen lauten dazu: 31 Vermögensbeteiligung steuerfrei und 32 Vermögensbeteiligung nicht steuerfrei, sondern versteuert.

/Stammdaten/Lohnarten, Register Kennung, Durchschnitt, Kennung "steuerfreier Bezug".

Für die DLS werden die Beträge dieser so geschlüsselten LOA ermittelt. 

Beim Druck des Lohnkontos werden Vermögensbeteiligungen mit der Kennung steuerfrei unter "Sachbezug steuerfrei" (wenn sie Sachbezüge sind) eingerechnet.

/Abrechnung/Aktuelle Abrechnung, Bericht, Lohnkonto.

EStG §19a (verkürzter Text des EStG §19a)

Werden einem Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn Vermögensbeteiligungen ... an dem Unternehmen des Arbeitgebers unentgeltlich oder verbilligt übertragen, so unterliegt der Vorteil ... nicht der Besteuerung. 
... Kleinstunternehmen sowie der kleinen und mittleren Unternehmen ...
Ein nicht besteuerter Vorteil ... ist bei der Berechnung der Vorsorgepauschale ... einzubeziehen.
Die vorläufige Nichtbesteuerung ... kann im Lohnsteuerabzugsverfahren nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers angewendet werden.
Der ... nicht besteuerte Arbeitslohn unterliegt erst dann der Besteuerung ..., wenn das Dienstverhältnis zu dem bisherigen Arbeitgeber beendet wird.
Die ... zu besteuernden Arbeitslöhne sind bei der Berechnung der Vorsorgepauschale ... nicht einzubeziehen.
Der ... nicht besteuerte gemeine Wert der Vermögensbeteiligung und die übrigen Angaben des ... durchgeführten Besteuerungsverfahrens sind vom Arbeitgeber im Lohnkonto aufzuzeichnen.

Was ist gemeint mit: "ist bei der Berechnung der Vorsorgepauschale ... einzubeziehen / nicht einzubeziehen"?
Steuerfrei wird gerechnet wie die Beiträge der Arbeitnehmer an die Rentenversicherung: also, wenn die Lohnsteuer berechnet wird, zur Vorsorgepauschale addiert.
Was ist das? Ist ein Sachbezug. Ist SV-pflichtig. Ein Steueraufschub. Versteuert wird erst mal nicht. Sondern erst dann, wenn der Arbeitgeber gewechselt wird, wenn der Arbeitnehmer seine Anteile am Unternehmen verkauft oder nach 12 Jahren.

Digitale Lohnschnittstelle, Download Index-Dateien und dtd-Datei

Für die Einrichtung der Digitalen Lohn-Schnittstelle werden Indexdateien benötigt. Aufgrund einer Änderung des Download-Servers wurden die Links angepasst und es werden nun die einzelnen Dateien zum Download angeboten.

Die Software der Finanzverwaltung benötigt zusätzlich zwei Dateien im Verzeichnis, die keine Daten enthalten, sondern die Dateien definieren. Deren Namen sind: index.xml (Vorjahr oder laufendes Jahr) und gdpdu-tt-mm-jhjj.dtd.

Für Verarbeitung im Jahreswechsel auf das Vorjahr: index_LetzterProgrammstand.xml
(Wenn im Januar noch mit dem alten Programmstand (vor dem Jahreswechsel-Update) schon Daten zusammengestellt werden müssen.)
/Berichte, Personallisten, Aktion: Digitale Lohn-Schnittstelle, Aktionen: Index-Datei Vorjahr

Für Verarbeitung im laufenden Jahr: index.xml
(Wenn ab Januar mit aktuellen Programmstand (nach dem Jahreswechsel-Update) Daten zusammengestellt werden.)
/Berichte, Personallisten, Aktion: Digitale Lohn-Schnittstelle, Aktionen: Index-Datei.

Sowie die gdpdu-tt-mm-jhjj.dtd, die jeweils gilt: gdpdu-01-08-2002.dtd
/Berichte, Personallisten, Aktion: Digitale Lohn-Schnittstelle, Aktionen: dtd-Datei holen.

GDPdU Verarbeitung bis 12.17 (diese Verarbeitung wurde durch die Digitale Lohnschnittstelle (DLS) abgelöst)

Bereitstellung von Daten für GDPdU

GDPdU bedeutet „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“. Dieser Begriff steht für ein  Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 16.07.2001, das festgelegt, in welchem Umfang die Finanzbehörden Zugriff auf Informationen aus der elektronischen Datenverarbeitung eines Betriebes haben. Über die GDPdU-Schnittstelle können steuerrechtlich relevante Daten exportiert werden, um eine Steuerprüfung außerhalb des Betriebes zu ermöglichen. Im Baulohn wird die Exportfunktion aufgerufen über: 

/Abteilungen/Baulohn/Einrichtung, GDPdU Export.

Anlegen

Definitionsgruppe

Zunächst muss eine Definitionsgruppe angelegt werden. In der Übersicht „GDPdU Definitionsgruppen“ können beliebig viele Definitionen angelegt werden. In unserem Beispiel genügt eine Definitionsgruppe, die idealerweise den Mandantennamen als Bezeichnung erhält. Über "Standarddefinition Baulohn erstellen" kann anschließend eine Standard-Definition für den Baulohn angelegt werden.

Datensatzdefinitionen

Die Definitionen zur jeweiligen Definitionsgruppe können angezeigt werden über "Datensatzdefinitionen". Für die Standarddefinition werden folgende Datensatzcodes erzeugt: 

• B-001 enthält die Daten des Lohnkontos 
• B-002 enthält die Daten über abgerechnete Lohnarten (Abrechnungsdaten) 
• B-003 enthält Namen und Beschäftigungszeiten der Arbeitnehmer 
• B-004 enthält steuerrechtlich relevante Lohnarten-Stammdaten 
• B-005 enthält Daten zur Pauschalversteuerung 
• B-006 enthält nahezu sämtliche Lohnartenstammdaten in historisierter Form 
• B-007 enthält Adressdaten, Bankverbindung sowie besondere Steuermerkmale in historisierter Form.

In der Spalte "Exportpfad" muss pro Datensatzcode ein Verzeichnis eingetragen werden. Dieses Verzeichnis kann für alle Datensatzcodes identisch sein. Später beim Export wird der Name des Datensatzcodes automatisch als Unterverzeichnis-Name angefügt und darin dann die Dateien abgelegt. Wir empfehlen, den Datenexport lokal durchzuführen.

Hinweis: 
Die Datensatzdefinition B-006 sollte nur dann verwendet werden, wenn die Finanzverwaltung Lohnartenstammdaten für die Prüfung anfordert. Der Export dieser Datensatzdefinition benötigt sehr viel Zeit und die Exportdateien werden relativ groß, weil die Stammdaten aller Lohnarten pro Abrechnungsmonat ausgegeben werden.

Export

Die Exportfunktion starten Sie über "Export" in der Übersicht der Datensatzdefinitionen. Der Export wird jeweils pro Datensatzcode durchgeführt, indem Sie auf den jeweiligen Datensatzcode filtern. Bevor mit dem Export begonnen werden kann, müssen im Register „Optionen“ noch folgenden Eingaben erfolgen:

Startdatum: zum Beispiel 01.01.16.

Endedatum: zum Beispiel 31.12.16.

Datenträgergröße (KB): 2048000.

DTD Dateiname: <Verzeichnis>\allGDPdUNavisionDtdDatei.dtd.

Feldnamen ohne Umlaute: Ja.

Feldwerte ohne Umlaute: Ja.

Die allGDPdUNavisionDtdDatei.dtd wird von uns mitgeliefert. Falls gewünscht, können die zu exportierenden Daten auch nach Niederlassungen gefiltert werden.

Export, Ausführung

Der Export wird anschließend mit dem OK-Button gestartet. Die Dauer des Exports hängt von der Datenmenge und der Auslastung des Netzwerks ab und kann durchaus einige Stunden in Anspruch nehmen. Im angegebenen Exportpfad wird automatisch pro Datensatzcode ein Unterverzeichnis angelegt. Diese Unterverzeichnisse dürfen nach dem Export nicht umbenannt werden, da sonst beim Daten-Import der in der xml-Indexdatei eingetragene Pfad vom System nicht mehr gefunden wird. Die Daten können nach dem Export z.B. auf eine CD/DVD gebrannt und dann dem Prüfer übergeben werden.

Eigene Definitionen

Nachfolgend wird beschrieben, wie man eigene Datensatz-Definitionen erstellt. Dies ist nicht erforderlich, wenn die Exporte mit Hilfe der Standard-Definitionen erzeugt werden. Um die Vorgehensweise leichter nachvollziehbar zu machen, wird der zuvor standardmäßig erzeugte Datensatzcode B-002 als Beispiel für die folgenden Schritte verwendet.
Dem Datensatzcode müssen die gewünschten Tabellen zugeordnet werden. Hierzu ist "Datens.-Def. Tabellen" auszuwählen. Es erfolgt die Anzeige der verwendeten Tabellen.

Für den Export der abgerechneten Lohnarten (Abrechnungsdaten) sind dies die Tabellen 5002700 Personalstamm Baulohn sowie 5002933 Lohnkonto Lohnart. Die Abhängigkeit zwischen den Tabellen wird über "Tabellenrelation" festgelegt. Die Tabellenrelation kann jeweils nur bei den untergeordneten Tabellen (hier: Lohnkonto Lohnart) hinterlegt werden. In diesem Fall stehen die beiden Tabellen über das Feld Personalnummer in Abhängigkeit zueinander. Im GDPdU-Periodenfeld wird das Abrechnungsdatum als Filter-Merkmal für den zu exportierenden Zeitraum verwendet. Den letzten Schritt für das Erstellen der Export-Definition bildet die Auswahl der zu exportierenden Felder über "Feldauswahl".

In der „GDPdU Feldauswahl“ legen Sie über "Auswählen" fest, welche Felder exportiert werden sollen. Bei der Tabelle "Lohnkonto Lohnart" sind z.B. sämtliche Felder ausgewählt worden. Mit dem Auswählen der zu exportierenden Felder ist die Erstellung der Datensatz-Definition abgeschlossen. Anschließend kann der Export ausgeführt werden.

Kopieren

Die GDPdU-Exportdefinitionen können auch in andere Mandanten kopiert werden. Dazu in der Übersicht der Definitionsgruppen "In Mandant kopieren" auswählen.

Fehlermeldungen

Fehlermeldungen beim Export

Exportpfad existiert nicht.  

Mögliche Ursachen: Der Anwender hat keine Zugriffsberechtigung auf den Exportpfad oder das Verzeichnis wurde zwischenzeitlich gelöscht.

Behebung: Der Exportpfad in der Datensatzdefinition ist zu prüfen und ggf. zu überschreiben. 

Das angegebene Objekt konnte nicht gefunden werden. Fehler beim Bearbeiten der Ressource.

allGDPdUNavisionDtdDatei.dtd.index.xml wurde nicht geschrieben. 

Mögliche Ursachen: 

Die allGDPdUNavisionDtdDatei.dtd wurde vor dem Export nicht ausgewählt oder sie ist im Feld "DTD Dateinamen" zwar eingetragen, ggf. aus einem vorherigen Export, aber sie ist bei diesem Export nicht erneut ausgewählt worden.

Behebung: Wählen Sie die dtd-Datei im Feld "DTD Dateinamen" des GDPdU-Exports erneut aus.

Datei ist nicht geöffnet.  

Mögliche Ursachen: 

Eine Datei aus dem Export-Verzeichnis ist aktuell geöffnet. Der Export wird erneut gestartet. Navision versucht auf die bereits geöffnete Datei zuzugreifen und leitet die o. a. Fehlermeldung vom Betriebssystem weiter.

Behebung: Die geöffnete Datei schließen. Anschließend kann der Export erneut gestartet werden. 

Der Exportdateiname enthält neben dem Namen und dem Dateizusatz auch den Dateipfad.

Behebung: Als Exportdateiname sind nur Name und Dateizusatz zu erfassen. Pfadangabe löschen. 

Überlauf bei der Typenkonvertierung von Text zu Text.  

Mögliche Ursachen: 

Der Exportdateiname hat inkl. Dateizusatz eine Länge von mehr als 30 Zeichen.

Behebung: Der Exportdateiname inkl. Dateizusatz ist auf eine max. Länge von 30 Zeichen zu kürzen. 

Ein Optionsfeld, das exportiert werden soll, hat einen Optionstring, der eine Länge von mehr als 250 Zeichen aufweist.

Behebung: Das Feld muss aus der der Feldauswahl für den Export entfernt werden. 

Das Betriebssystem hat die Fehlermeldung 131 ausgegeben; Es wurde versucht den Dateizeiger vor den Anfang der Datei zu bewegen.  

Mögliche Ursache: 

Der aktuelle Export führt dazu, dass eine temporäre Datei größer wird als 2 GB.

Behebung: Die Anzahl der zu exportierenden Felder auf das Notwendigste reduzieren oder den Exportzeitraum verkürzen und mehrere Exporte erstellen. In IDEA können die "Teil"-Dateien wieder zusammengeführt werden.