Personal-Information

Zusatzmodul (kostenpflichtig)

Funktionsumfang Zusatzmodul Personal-Information

Die Personal-Information bietet diese Möglichkeiten:

• Personal-Information

  • Personallisten definieren und nach Excel ausgeben.
  • Bestimmte Spalten definieren, z.B. zur Sozialauswahl.
  • Im Personalstamm Filter setzen, speichern und beim Ausführen der Personallisten diese Filter anwenden.
  • Eine Definition nur für bestimmte Benutzer freigeben.
  • Das erstellte Excel-Dokument automatisch speichern, unter einem Namen wie vorgegeben.
  • Zusätzlich zur Ausgabe nach Excel einen weiteren Export von Daten vorbereiten und ausführen (bis zur Version 2020.xx Windows-Client).
  • Dokumente zum Personalstamm hinterlegen und anzeigen (DMS - DocuWare Dokumentenmanagementsystem).

• Bewerberverwaltung

• Entgeltentwicklung 

Personal-Information

Die Verarbeitungen zur Personal-Information werden unter einem eigenen Menüpunkt aufgerufen. Zunächst wird eine Übersicht der Definitionen der Personal-Information angezeigt. 
Was tun? In dieser Übersicht einen Definitionsnamen eingeben, ein beliebiger Name, und dann über den Definitions-Button die Details dazu festlegen. Diese Definitionen stehen danach sowohl der Personal-Information als auch den Personallisten zur Verfügung.

/Abteilungen/Baulohn/Personalverwaltung, Personalinformation.
Webclient: /Berichte/Personallisten, Auswerten, Personalinformation.

Definition

Personal-Information, Vorgaben

Die Definitionen, wie sie auch für die Personalliste verwendet werden, können im Rahmen der Personal-Information mit mehr Vorgaben versehen werden; z.B. kann ein fester Dateiname für die Excel-Datei festgelegt werden. Und es können Definitionen als persönlich gekennzeichnet werden, so dass andere Benutzer sie nicht ändern können. Für Benutzer können eigene Definitionen zusammengestellt werden, die sie verwenden dürfen. 

Ausgabe mit Personalliste

Mit welcher Personalliste eine Definition der Personal-Information ausgeführt wird, wird bei der Definition eingetragen; wenn kein Eintrag, dann wird mit der Personalliste "Sortierung" ausgeführt, also mit einer leeren Liste, die vollständig durch definierte Spalten gefüllt wird. 

Die Excel-Ausgabe speichern

Das zu erstellende Excel-Dokument muss unter einem bestimmten Namen gespeichert werden, dazu ist das Verzeichnis und der Dateinamen einzutragen. Ist das Dokument bereits vorhanden, dann wird es komplett überschrieben. Es werden also keine Daten hinzugefügt, sondern die Daten werden ganz neu erstellt; zuvor wird gefragt, ob dies so sein soll. Ist das Dokument nicht vorhanden, dann wird es erstellt.

In Excel eine Pivot-Summentabelle erstellen

Bei der Ausgabe von Definitionen der Personal-Information nach Excel kann automatisch eine sogenannte Pivot-Tabelle, das sind Summen auf die Daten eines Arbeitsblattes, erstellt werden. Hierfür wird die Sortier-Reihenfolge benutzt, die pro Spalte bei einer Personallisten-Definition eingetragen werden kann. Die Spalten, nach denen sortiert wird, bilden die Zeilen, also sozusagen die Überschriften, in der Pivot-Summentabelle. 

Notwendig ist es also, dass bei den Spalten diejenigen gekennzeichnet werden, nach denen sortiert wird, z.B. Niederlassung 1, Abteilung 2. Summiert werden die Betragsfelder.

Es wird ein Summen-Arbeitsblatt und ein Arbeitsblatt mit einem Säulendiagramm erstellt.

     Filter vorgeben siehe den Abschnitt zu den Filtern.

     Für Benutzer siehe den Abschnitt zu den Benutzern.

     Ein zweiter Daten-Export siehe den Abschnitt zum zweiten Export (bis zur Version 2020.xx Windows-Client).

Weitere Regeln

Wenn eine Definition gelöscht wird, dann werden die Spalten dazu nicht mitgelöscht; denn die Spalten können auch ohne die übergeordnete Definition bei den Personallisten verwendet werden (Baulohn, Personalverwaltung, Personallisten).

Button Funktion (V2020) = Webclient: Nacharbeiten

Im Funktions-Button/unter Nacharbeiten kann die Definition selbst, also ohne Daten, exportiert werden, z. B. um sie dann in einem anderen Mandanten zu importieren. Und es kann eine Definition importiert werden, wenn wir für Sie eine erstellt haben.

Spalten

Personal-Information, Spalten definieren

Die einzelnen Spalten zu einer Definition werden in zwei Übersichten bestimmt, in denen zunächst die möglichen Daten ausgewählt werden und dann die Reihenfolge der Spalten festgelegt wird. Es wird als erstes eine Übersicht aller Felder angezeigt, die aus dem Personalstamm, aus dem Lohnkonto oder durch Ermittlungsfunktionen ausgegeben werden können.

Hier kann weiterdefiniert werden; vor allem können Lohnartenfilter gesetzt werden. Schließlich werden in dieser Anzeige die Spaltennummern vergeben. Die so vorbereitete und überarbeitete Definition wird nach einer ausdrücklichen Bestätigung gültig.

/Abteilungen/Baulohn/Personalverwaltung, Personalinformation, Definition.
Webclient: /Berichte/Personallisten, Vorbereiten, Definitionen.

Was tun, um Spalten zu definieren?

Zunächst eine neue Definition anlegen. Dann den Button Definition drücken oder im Webclient: Vorbereiten, Definition. Es folgt die Übersicht aller Felder, die ausgewählt werden können.

Wenn Sie aus dieser Übersicht Felder hinzufügen wollen, dann markieren Sie diese, die zuletzt ausgewählt  wurden, sind nicht mehr markiert und müssen auch nicht mehr markiert werden.

Diese Übersicht der auswählbaren Felder bestätigen.

Es folgt die Übersicht der Spalten; die ausgewählten Felder sind bereits enthalten. Hier die Spaltennummern vergeben. Noch fehlende Spalten, etwa Lohnartensummen, hinzufügen. Dann bestätigen; die Definition wird aktualisiert bzw. erstellt.

Weitere Regeln

Beispiele bzw. Vorbereitete Definitionen

Über den Button Bespiele können einige Standardspalten eingefügt werden. 
Webclient: Vorbereiten.

Beispiele Stand 01.22

Mögliche Beispiele, die wir zur Verfügung stellen, sind: Fehlzeiten 12 Monate, Quarantäne, Rentenversicherung rvBEA1 und rvBEA2.

Button Lohnarten

Spalten mit der Bewertung oder dem Abrechnungsbetrag von Lohnarten können hinzugefügt werden.

Was tun? Zunächst eine neue Position erstellen, also mit Spaltennummer und Überschrift. Dann über den Lohnarten-Button eine der Übersichten aufrufen, dort alle Lohnarten markieren, die gewünscht werden, und Ok drücken. Die Auswahl wird als Lohnartenfilter übernommen. Bei erneutem Aufruf der Lohnartenübersicht sind die aktuell ausgewählten bereits markiert.

Dies ist auch möglich für die AG-Anteile und die AN-Anteile ("Verrechnung"). Gemischt werden können diese jedoch nicht; also z.B. für Lohnarten und für AG-Anteile jeweils gesonderte Spalten definieren. Dann noch die Lohnartauswahl treffen:

Auswahl zur Lohnart

Die Auswahl zur Lohnart bestimmt, aus welchen Daten der Faktor oder Betrag zur Lohnart ermittelt werden soll. Bewertung: nicht die abgerechneten Daten, sondern der Bewertungsfaktor, wie er sich ergeben würde.

Abrechnung: die Summe der im Zeitraum, also meist im Monat, abgerechneten Beträge. Kostenrechnung: die Summe der abgerechneten Beträge, wie sie für die Kostenrechnung ermittelt wurden.

AG-Anteil: die Summe der abgerechneten AG-Anteile laut Filter. Fehlzeit: die Stunden der Fehlzeitengründe laut Filter und laut Fehlzeitenkalender.

Die Sortierung wechseln

Die Spaltennummer eines neuen Eintrags ist zuerst einmal 0. Wenn gleichzeitig schon andere Spalten-Einträge mit einer Spaltennummer vorhanden sind und man der Spalte mit 0 eine Spaltennummer gibt, dann springt dieser Eintrag dorthin, wohin die Nummer gehört. Beispiel Spalten 0, 4, 5, 6; dann Eingabe 7 statt 0; der Eintrag kommt ans Ende.

Das kann unpraktisch sein. Vor allem, wenn mehrere Spalten mit 0 jetzt eine Nummer erhalten, ist es besser, wenn diese Einträge erst einmal an der Stelle stehenbleiben, wo sie sind. Diese Sortierung der Anzeige kann gewechselt werden. 

"Spaltennummern plus 1 " zählt für alle Spalten die Spaltennummer um 1 hoch. "Spaltennummern minus 1 " zählt für alle Spalten die Spaltennummer um 1 runter.

Sozialauswahl

Personal-Information, Sozialauswahl

Mit den Definitionen der Personal-Information können Spalten für eine Übersicht zur Sozialauswahl ausgegeben werden; die maßgeblichen Werte werden ermittelt und Punkte vergeben. Dort, wo die Felder des Personalstamms oder Werte aus dem Lohnkonto als Ausgabespalten ausgewählt werden, sind einige Spalten für die Sozialauswahl aufgeführt. Das sind zwei Gruppen von Spalten: die Werte selbst und die Bewertung mittels Punkten.

Die Werte selbst sind: Betriebszugehörigkeit in vollen Jahren, Lebensalter in vollen Jahren, Unterhaltspflicht und Schwerbehinderung. Dazu kommt jeweils ein Feld für die Ausgabe der Punkte.  Durch Auswahl z.B. aller 8 Spalten werden die Werte und die Punkte bei der Ausgabe ermittelt. 

Personal-Information, Sozialauswahl, Punkte vergeben

Wenn bei einer Definition die Felder mit den Punkten zur Sozialauswahl ausgewählt wurden, dann können bei diesen Punkte-Feldern zwei Punktestufen und eine Obergrenze vorgegeben werden. Bei der Betriebszugehörigkeit gelten die Punkte der ersten Stufe pro vollem Jahr bis zu einschließlich 10 Jahren; also z.B. 1 Punkt. Die zweite Stufe gilt danach; also 2 Punkte. Die dritte Stufe enthält die Obergrenze in Punkten, also 70.

Beim Lebensalter gelten die Punkte der ersten Stufe pro Jahr; also z.B. 1 Punkt. Die zweite Stufe ist nicht nötig. Die dritte Stufe enthält die Obergrenze in Punkten, also 55.

Bei den Unterhaltspflichten gelten die Punkte der ersten Stufe pro Kind, also 4 Punkte. Die zweite Stufe bezieht sich auf den Familienstand, also bei Alleinverdienern 8 Punkte.

Bei der Schwerbehinderung bezieht sich die erste Stufe auf bis 50% Erwerbsminderung, also 5 Punkte; der zweite auf über 50%, das ist je 10% Erwerbsminderung jeweils 1 Punkt.

Diese Punktestufen werden vorgeschlagen, wenn die Spalten eingefügt werden; sie können dann in der Übersicht der Spalten geändert werden, wenn nötig.

Was tun, um Sozialauswahl-Felder zu definieren?

• Den Button Definition drücken.
• In der Übersicht der Felder "Filtern auf Bereich": Sozialauswahl.
• Die gewünschten Felder markieren und Ok.
• In der Übersicht der Spalten die Spaltennummer vergeben.

Was tun, um Punkte neu zu definieren?

• In der Übersicht der Spalten "Punktestufe 1", "Punktestufe 2" und "Punkteobergrenze" einblenden.
• Bei den Spalten, die "Punkte" in der Überschrift haben, diese Zahlen ändern.

Weitere Regeln

Filter

Personallisten, nur bestimmte Personalnummern

Für die Ausgabe nach den Definitionen der Personal-Information können zusätzlich zu den grundlegenden Filtern, die beim Aufruf eingegeben werden können, Filter gesetzt, gespeichert und wiederverwendet werden.

Es stehen Daten zum Filtern zur Verfügung, die im Personalstamm angezeigt werden, also von den allgemeinen Daten über die Angaben zur Sozialversicherung bis zu den Führerschein-Einträgen.

Zusätzlich die Daten, die unter Merkmale, Ausstattung und Qualifikation vorhanden sind. Die Filter müssen einmal gesetzt werden, dann werden sie unter einem Namen gespeichert. Danach können sie, wenn nötig, geändert werden, auch in einzelnen Teilen.

So können diejenigen Personalnummern, die auf Personallisten ausgegeben werden sollen, vordefiniert und genauer bestimmt werden. 

Was tun, um Filter in den Übersichten zu speichern?

• In der Personal-Karte in der "Übersicht" eine der Übersichten auswählen.
• In der ausgewählten Übersicht "Filter setzen", wenn diese Auswahl zur Verfügung steht.
• Wenn die Filter gesetzt sind, dann "Filter speichern" die Filter speichern.
• Erst nach dem Speichern die nächste Übersicht aufrufen.
• Die Filter verschiedener Übersichten können unter dem gleichen Namen gespeichert werden.

Filtername eintragen

In der Personal-Information den Filternamen eintragen, der die Filter enthält, die bei der Ausgabe geprüft werden sollen. In der Übersicht auf die Filternamen können auch die einzelnen Filter gesehen werden, die gesetzt wurden.

Beim Namen des Filters ist zusätzlich der Benutzer vermerkt. Die Filter können aber auch von anderen Benutzern geändert und verwendet werden. Bei der Ausgabe der Personalliste kann noch zusätzlich gefiltert werden, also z.B. nach Abrechnungskreis oder Niederlassung.

Persönlich für Benutzer

Eine Definition als persönlich kennzeichnen

Wenn eine Definition nur von einer Person geändert werden soll, dann kann sie als persönlich gekennzeichnet werden; dann darf nur der Benutzer, der diese Kennzeichnung gesetzt hat, die Definition ändern.

Die anderen Benutzer dürfen die Ausgabe zur Definition erstellen. Sie können auch die Definition kopieren, wenn sie das wollen; allerdings werden dabei die Spalten-Details gar nicht mitkopiert.  Es ist also keine Berechtigungsprüfung. Sondern es soll sichergestellt werden, dass es nicht viele Köche für eine Definition gibt.

Eine Definition für bestimmte Benutzer freigeben

Wenn eine Definition dazu da ist, von bestimmten Benutzern bearbeitet und ausgeführt zu werden, kann dies über Benutzergruppen (Rollen) gesteuert werden.

Dann bei "Für Benutzergruppen" eine Gruppe oder einen Filter eintragen. Wenn man mit dem Cursor die Liste herunterfährt, sind die Buttons aktiv oder nicht, je nach der Benutzergruppen-Einschränkung. Wenn eine Einschränkung nach Gruppe eingetragen ist und der Benutzer nicht Teil der Gruppen ist, kann er die Buttons nicht ausführen, also die Spalten nicht definieren und die Ausgabe nicht erstellen. Die Definition selbst darf er nicht ändern; vorsichtshalber bleibt dies aber erlaubt für den letzten Benutzer, der geändert hat, für den Fall, dass dieser eine Benutzergruppe eingetragen hat, in der er selbst gar nicht enthalten ist.

Auch hier ist es keine Berechtigungsprüfung. Sondern es soll deutlich gemacht werden, welches die Definitionen sind, die bearbeitet und ausgeführt werden können. "Für Benutzergruppen".

Welche Benutzergruppen?

Es können neue Benutzergruppen erstellt werden, die nur zu diesem Zweck dienen. Bei solchen neuen Gruppen gar keine Objektberechtigungen eintragen; sie bleiben dort außer Betracht. Sondern die Gruppe beim Benutzer zusätzlich zu den bereits vorhandenen eintragen.

Was tun mit den Benutzern?

• Wenn Sie selbst alles zu einer Definition festlegen wollen, dann setzen Sie die Definition auf Persönlich.
• Wenn Sie bestimmten Benutzern zeigen wollen, welches "ihre" Definitionen sind, dann tragen Sie eine Benutzergruppe ein.
• Vermerken Sie eine solche Benutzergruppe auch bei Ihrem eigenen Benutzerprofil; wenn nicht, kennzeichnen Sie den Eintrag als persönlich, um alles definieren zu dürfen.
• Wenn nur der Ausgabe-Button aktiv sein soll, und das auch nur für bestimmte Benutzergruppen, dann setzen Sie das Persönlich-Kennzeichen und tragen eine Benutzergruppe ein.

Nach Excel

Ausgabe nach Excel, Pivot-Tabellen

Bei der Ausgabe von Definitionen der Personal-Information nach Excel können sogenannte Pivot-Tabellen, das sind Summen auf die Daten eines Arbeitsblattes, automatisch erstellt werden.

Hierfür wird die Sortier-Reihenfolge benutzt, die pro Spalte eingetragen werden kann. Die Spalten, nach denen sortiert wird, bilden die Zeilen, also sozusagen die Überschriften, in der Pivot-Summentabelle. Summiert werden alle Betragsfelder. 

Alle Betragsfelder?

Wenn gar nicht alle Betragsfelder summiert werden sollen, sondern nur einige, dann nach dem letzten Betragsfeld, das summiert werden soll, eine Spalte leerlassen; denn eine leere Spalte beendet die Pivot-Definition und was dahinter kommt, wird ignoriert.

Beispiel

Es sind drei Spalten mit Stammdaten des Personalstamms definiert:

Niederlassung mit Sortier-Reihenfolge 1, Abteilung mit 2, außerdem wird noch "Familienname Vorname" ausgegeben. Für den Namen oder auch für die Personalnummer ist es meistens nicht sinnvoll, eine Sortier-Reihenfolge zu vergeben, wenn auch Pivot erstellt wird, denn es würden auch danach Summen ermittelt werden. Es wird also nach Niederlassung gegliedert und pro Niederlassung nach Abteilung. Und es wird, als Beispiel, die Spalte Gesamtbrutto aus dem Lohnkonto ausgegeben. Dazu noch andere Werte wie das Eintrittsdatum, die für die Summierung nicht berücksichtigt werden.

Ausgabe beim Beispiel

Spalte A: Niederlassung.
Spalte B: Abteilung. 
Spalte C: Daten.
Spalte D: Ergebnis.

Bei jeder neuen Abteilung, danach bei jeder neuen Niederlassung folgt jeweils die Summenzeile.

Die Summentabelle in Excel anpassen

Die Pivot-Summentabelle kann in Excel angepasst werden. Im Beispiel werden die Summen pro Abteilung doch nicht benötigt. In Excel auf die Abteilungs-Überschrift gehen, rechte Maustaste: Ausblenden.

Eine bestimmte Summe eines Betragsfeldes wird doch nicht benötigt. In Excel auf eines dieser Summen-Kästchen gehen, rechte Maustaste: Ausblenden. 

Es soll die Anzahl der Personalnummern statt der Summe ausgegeben werden. In Excel auf eines der Summen-Kästchen gehen, rechte Maustaste: Feldeigenschaften, Anzahl, Ok.

Eine Niederlassung oder eine Abteilung im Beispiel sollen ausgeblendet werden: bei der Überschrift dazu die Übersicht, also das Häkchen nach unten, auswählen und dort einzelne an- oder ausklicken.

Die ganze Tabelle soll geändert werden. In Excel in die Summentabelle klicken, rechte Maustaste, Assistent, dort Layout, dann ändern, wenn fertig Ok und dann Fertigstellen.

Diagramm

Zusätzlich wird ein Diagramm mit den Werten der Pivot-Tabelle erstellt; dieses ist in einem weiteren Arbeitsblatt des Excel-Dokuments. Wenn in Excel die Summentabelle geändert wird, dann ändert sich auch das Diagramm.

Die Anzeige ist in der Form eines Säulendiagramms, also von unten nach oben. Wenn dies z.B. auf ein Balkendiagramm geändert werden soll, von links nach rechts, dann im Arbeitsblatt beim Diagramm-Menü das Symbol für den Diagrammtyp anklicken und dort auswählen.

Weitere Regeln

Für die Pivot-Tabellen in Excel müssen alle beteiligten Spalten eine Überschrift haben. Das bedeutet:

Wenn eine Spalte gar nicht benutzt wird, dann hört an dieser Stelle die Definition für Pivot auf. Achten Sie also bitte darauf, dass die Spalten, die benötigt werden, lückenlos gefüllt sind. Anders gesehen können Sie dieses auch nutzen, um an einer bestimmten Stelle die Summenausgabe einfach zu beenden.

Eine Pivot-Tabelle wird nur erstellt, wenn in der Definition ausdrücklich "Pivotsummen mit Sortierfeldern" ausgewählt wurde.

Die Excel-Ausgabe speichern

Wenn das erstellte Excel-Dokument unter einem bestimmten Namen gespeichert werden soll, dann das Verzeichnis und den Dateinamen eintragen.

Ist das Dokument bereits vorhanden, dann wird es komplett überschrieben; es werden also keine Daten hinzugefügt, sondern die Daten werden ganz neu erstellt. Zuvor wird in Excel gefragt, ob das Dokument überschrieben werden soll. Hinweis: Wenn mit Nein geantwortet wurde, also ein bestehendes Dokument nicht überschrieben wird, dann kommt nach dem Verlassen von Excel noch einmal eine Nachricht dazu. Leider in der Excel-Sprache ("Der Aufruf zum Member SaveAs ist fehlgeschlagen"); gemeint ist: die vorhandene Datei wurde nicht geändert.

Ist das Dokument nicht vorhanden, dann wird es erstellt.

Die Excel-Ausgabe in der Jobwarteschlange erstellen

Die Ausgabe zur Personal-Information kann auch in die Jobwarteschlange gestellt werden; bei der Ausgabe ist dies die Auswahl "Plan", es folgen die Eingaben für die Warteschlange. Wenn für die Ausgabe ein Excel-Dateiname vorgegeben ist und die Ausgabe in der Jobwarteschlange ausgeführt wird, dann muss der Dateiname diese Bedingungen erfüllen: Das Verzeichnis darf kein Verzeichnis sein, das nur einem Benutzer zur Verfügung steht, sondern es muss im Netz des Unternehmens sein.

Für den Systemverantwortlichen: auf dem Server, auf dem die "Mittelschicht" der Anwendung läuft, also dort, wo auch die Jobs der Jobwarteschlange ausgeführt werden, muss für den Benutzer ein Konto vom Typ Benutzer angelegt sein; ein "Managed Service Account" reicht nicht aus.

/Abteilungen/Baulohn/Personalverwaltung, Personalinformation, Ausgabe.
Webclient: /Berichte/Personallisten, Auswerten, Personalinformation, Berichten, Ausgabe.

Ein zweiter Export (bis zur Version 2020.xx Windows-Client)

Zweiter Daten-Export

Der zweite Daten-Export bietet diese Möglichkeiten:

• Felder einer Tabelle auswählen, filtern und gleich nach Excel ausgeben.
• Das gleiche: als Textdatei ausgeben.
• Felder mehrerer Tabellen auswählen, filtern und zusammen nach Excel ausgeben. Export.

Links und rechts

Den Cursor auf der linken Seite auf eine der Tabellen setzen. Die Zeile zu markieren ist hier nicht nötig. Dann auf der rechten Seite Felder dazu auswählen: bei "Export" das Häkchen setzen. Auf der rechten Seite Filter setzen, z.B. auf Personalnummer etwas in "Filter" eingeben, z.B. 001..103. Auf der rechten Seite werden immer die Felder der Tabelle angezeigt, bei der links der Cursor steht.

Eine Tabelle ausgeben

Wenn auf die Schnelle die gerade ausgewählte Tabelle nach Excel ausgegeben werden soll, dann beim Exportieren-Button die Auswahl "ausgewählte Tabelle nach Excel" treffen. Statt ein Excel-Dokument kann auch eine Textdatei erstellt werden, "ausgewählte Tabelle als Textdatei". Es wird bei diesen Auswahlen nur genau eine Tabelle ausgegeben, das ist die gerade angezeigte, also zum Beispiel entweder Lohnkonto oder Personalstamm, aber nicht beide kombiniert. Export: Ausgewählte Tabelle nach Excel.

Beispiel Lohnkonto

Links den Cursor auf "Lohnkonto" setzen. Dann nach rechts wechseln. Als zu exportierende Felder Personalnummer, Abrechnungsmonat, Belegmonat und Gesamtbrutto auswählen. Einen Filter eintragen auf Personalnummer oder auch auf Niederlassung. Einen Filter eintragen auf Abrechnungsmonat, z.B. 010105..311205. Export, ausgewählte Tabelle nach Excel.

Weitere Regeln bei einer Tabelle

Wenn genau eine Tabelle ausgegeben wird, dann soll das Datum gefiltert werden. Bei Personalstamm-Tabellen ist das "Ab Datum"; im Personalstamm selbst, der die Grunddaten enthält, ist es nicht vorhanden und braucht nicht gefiltert zu werden. In der Abrechnungs-Tabellen sind dies der Abrechnungsmonat und der Belegmonat. Bei der Ausgabe einer einzelnen ausgewählten Tabelle werden, wenn kein Filter auf das Datumsfeld gesetzt ist, alle vorhandenen Daten ausgegeben, also die ganze Historie oder alle abgerechneten Monate. 

Mehrere Tabellen kombinieren

Es können mehrere Tabellen, wie sie zur Auswahl angeboten werden, für den Export definiert werden; beim Export nach Excel werden die Daten dann kombiniert. Pro Personalnummer wird eine Zeile ausgegeben. Abrechnungsdaten werden in diese Zeile summiert. Wenn also mehrere Lohnkonto-Monate im Filter sind, z.B. durch den Filter auf Abrechnungsmonat, dann werden die ausgewählten Beträge addiert. Stammdaten des Personalstamms werden aktuell ausgegeben, es sei denn, bei der Tabelle ist das "Ab Datum" gefiltert, dann werden sie aus der Historie genommen. Export: Excel.

Beispiel

Links den Cursor auf die Tabelle "Personalstamm Baulohn" setzen. Nach rechts wechseln und bei den gewünschten Feldern "Export" auswählen, z.B. Personalnummer, Vorname, Familienname, Ort, Niederlassung. Einige Felder filtern, z.B. auf Personalnummer, etwa 4000..4999. Nach links wechseln, den Cursor auf die Tabelle Lohnkonto setzen. Einige Felder auswählen, z.B. noch einmal die Personalnummer, damit man sie in Excel besser sieht, und Gesamtbrutto, Steuerbrutto lfd. Bezug, Steuerbrutto Einmalbezug. Im Lohnkonto filtern, z.B. auf Abrechnungsmonat, etwa 010105..311205. Nach Excel exportieren.

Weitere Regeln bei kombinierten Tabellen

Es reicht aus, die Personalnummer, oder den Abrechnungskreis oder die Niederlassung bei einer Tabelle zu filtern; dies gilt für alle ausgewählten Tabellen. Wenn ein Mandantenfilter vorgegeben wird, dann werden die Daten aus allen Mandanten exportiert, für die man berechtigt ist. Der Mandantenfilter gilt nicht für die schnelle Ausgabe, aber für die Ausgabe kombinierter Tabellen. Die Anzahl der Spalten ist bei der kombinierten Ausgabe auf 42 begrenzt.

Zusätzlich filtern

Vor der Ausgabe können oben in der Anzeige die üblichen Filter auf Niederlassung, Abrechnungskreis und Abteilung gesetzt werden; außerdem kann eine Auswahl zum Austritt getroffen werden, wie sie auch in einigen Berichten zur Verfügung steht.

Hilfen bei der Eingabe

Feld suchen: In der aktuellen Tabelle kann nach einem Feld gesucht werden, z.B. nach Niederlassung oder auch kurz: Nieder. Dann wird der Cursor auf die Zeile mit dem Feld gesetzt. Filter, Anzeigen: Es werden die bereits definierten Filter in einer Übersicht angezeigt. Markieren, Alle Felder: Es werden alle Felder für den Export ausgewählt. Markieren, Rückgängig: Es werden keine Felder für den Export ausgewählt. Markieren, Drehen: Die bereits für den Export ausgewählten Felder werden als nicht-ausgewählt gekennzeichnet und alle anderen als ausgewählt. Man kann also zuerst eine negative Auswahl treffen, welche Felder man nicht haben will, und dies dann ins Positive drehen.

Spaltenanordnung in Excel

Wenn kombinierte Tabellen nach Excel ausgegeben werden, kann festgelegt werden, in welcher Reihenfolge sie als Excel-Spalten erscheinen sollen. Die ausgewählten Felder und ihre Filter werden hierfür in einer weiteren Übersicht angezeigt. Dort in "Reihenfolge Ausgabe" Zahlen eintragen. Diese Zahlen bestimmen die Reihenfolge der Excel-Spalten. Man kann auch 10, 20, 45 eingeben, das gibt dann auch die Spalten A, B und C. Keine Eingabe: diese Spalten kommen zuerst. Für die Schnell-Ausgabe einer ausgewählten Tabelle gilt diese Reihenfolge nicht; sie gilt für die Auswahl "Excel" im Exportieren-Button. Filter, Anzeigen, dort "Reihenfolge Ausgabe".

Abrechnungsdaten

Tabellen mit Abrechnungsdaten sind:

• Lohnkonto mit einzelnen Lohnarten.
• Urlaubsposten und Posten des Arbeitszeitkontos.

Lohnkonto

Die Tabellen Lohnkonto und Lohnkonto Jahreswerte enthalten die Daten, die z.B. auch beim Druck des Lohnkontos ausgegeben werden. Lohnkonto Jahreswerte enthält, anders als der Name vermuten lässt, Monatswerte; die Tabelle ist eine Ergänzung zum Lohnkonto, vor allem mit Beträgen zur Kirchensteuer.

• Den Abrechnungsmonat oder den Belegmonat filtern, oder beide. Bei Rückrechnungen ist der Belegmonat der Monat, auf den zurückgerechnet wird. Der Abrechnungsmonat ist immer der Monat, in dem abgerechnet wird.
• Einzelne Felder auswählen. Diese Werte sind pro Monats-Lohnkonto immer die Werte des Abrechnungsmonats; bei Rückrechnungen enthalten sie die Differenz zur ursprünglichen Abrechnung.

Lohnkonto mit einzelnen Lohnarten

Das Lohnkonto ist in mehreren Tabellen differenziert; die Daten sind aufgegliedert nach Lohnarten. Für diese Tabellen soll also immer die Lohnart gefiltert werden.  Den Abrechnungsmonat und den Belegmonat wie beim Lohnkonto filtern.

• Lohnartbewertung enthält die Abrechnungsdaten pro Belegdatum. Werte: Stunden, Betrag.
• Lohnkonto Lohnart enthält die Abrechnungsdaten auf den Monat summiert, genau so, wie sie beim Druck der Abrechnung ausgegeben werden. Werte: Stunden, Betrag.
• Lohnkonto AG-Anteile enthält die AG-Anteile. Hier statt der Lohnart das Feld "Restkey" filtern, z.B. AG-ANT-KV, siehe unter Baulohn, Stammdaten, Kontierung AG-Anteile. Wert: Betrag.
• Lohnkonto KSt enthält die Abrechnungsdaten für die Baubetriebsabrechnung und die Finanzbuchhaltung, also Lohnarten und AG-Anteile, und zwar für alle Mandanten. Deshalb hier "Mandant Erfassung" filtern, das ist der volle Mandantenname, und das Mandantenkürzel im Feld "Fa" in Großbuchstaben, siehe die Kurzform der Mandantenbezeichnung unter Stammdaten, Einrichtung, Firmenzuordnung. Werte: Stunden, Summe.

Urlaub und Arbeitszeitkonto

• Personal Urlaubsstatistik enthält die Urlaubswerte, Anspruch, genommen, in Tagen, in Geld. Bei dieser Tabelle muss das Feld "Datumsfilter" gefiltert werden; wenn nicht, wird ein Filter vorgeschlagen. Dies ist am besten ein Jahresfilter, z.B. 010105..311205. Denn bei der Urlaubsberechnung wird immer ein Jahr betrachtet.

• Ausgleichskonto Posten und Ansparkonto Posten enthalten die einzelnen Buchungen auf die Arbeitszeitkonten. Es kann nur der aktuelle Konten-Zeitraum betrachtet werden. Wenn z.B. das Konto zum April übertragen wird, dann den Abrechnungsmonat ab April des Jahres filtern.

Eine Zeile pro Personalnummer

Bei der Ausgabe der kombinierten Tabellen wird pro Personalnummer genau eine Zeile ausgegeben. Bei Stammdaten, die mehrere Einträge im Personalstamm haben, z.B. "Lohnarten pro Mitarbeiter", muss also gefiltert werden, im Beispiel auf eine bestimmte Lohnart. Sind bei Abrechnungsdaten mehrere Monate im Filter enthalten, so werden die Beträge addiert.

Dokumente in Verbindung mit DocuWare - Dokumenten-Management

Personal-Information, Dokumente zur Personalnummer

Zu einer Personalnummer können Dokumente abgelegt werden; das Verzeichnis des Dokuments oder die Dokument-ID bei Archivierung mittels DocuWare werden zur Personalnummer eingetragen und diese Dokumente können dort auch angezeigt werden.

Die Dokumente sind also nicht innerhalb des Baulohns gespeichert, sondern außerhalb und im Baulohn ist ein Vermerk dazu. Was tun? Zunächst das Dokument erstellen und speichern. Wenn die Archivierung mittels DocuWare benutzt wird, dann ist die dort vergebene Dokument-ID wichtig. Im Personalstamm einen Bemerkungseintrag erstellen und die Dokument-ID eintragen oder, ohne Archiv, das Verzeichnis mit Dateinamen. Für DocuWare wird das Archiv benutzt, das unter Baulohn, Einrichtung, Archivierung genannt ist. 

Personalstamm, Bemerkungen, dort "Dokument" und "Dokument-ID" und Funktion: Dokument anzeigen.

Hinweis zu notwendigen Tabellen

Tabellen, die nötig sind

Die Personal-Information benutzt die Tabellen:

• 5002889 PersonalInformation Definition und
• 5003780 Benutzerwerte Filter.

Sie können diese Tabellen für alle Baulohn-Benutzer berechtigen, sie enthalten keine Abrechnungsdaten.

Bewerberverwaltung

Bewerberverwaltung

Wenn Stellen ausgeschrieben werden, können die Stammdaten der Bewerber und ihre Qualifikationen erfasst werden; ihre Eignung wird mit Punkten beurteilt.

Die Stammdaten des Bewerbers entsprechen einigen Stammdaten des Personalstamms ohne die Daten, die erst bei der Abrechnung benötigt werden. Zu den Stammdaten können Bemerkungen hinzugefügt werden und Dokumente des Bewerbers, wenn sie zuvor ins Baulohn-Archiv gebracht wurden. Die nötigen Qualifikationen für die Stelle werden bei der Stellenbeschreibung eingetragen, zusätzlich freie Beurteilungskriterien. Zu diesen Qualifikationen und Maßstäben werden pro Bewerber Punkte vergeben.

Die Punkte werden gewichtet und die gewichtete Summe ist die Beurteilung des Bewerbers.

/Abteilungen/Baulohn/Personalverwaltung, Personalinformation, Bewerber.
Webclient: /Berichte/Personallisten, Auswerten, Personalinformation, Vorbereiten, Bewerber.

Was tun?

Zunächst in der Baulohn-Einrichtung, Register Personal, eine Nummernserie für Bewerber eintragen. Die Bewerbernummern werden automatisch aus der Nummernserie hochgezählt. Aus der Übersicht der Bewerber die Stellenbeschreibung erfassen.

Die Stellenbeschreibung enthält die nötigen Qualifikationen, die allgemeinen Bewertungskriterien und deren Punktegrenzen und die Gewichtung. Die Daten zur Stellenausschreibung erfassen; dabei die Stellenbeschreibung eintragen. Die Stammdaten der Bewerbers anhand der Bewerbungsunterlagen erfassen. Den Bewerber beurteilen:

Wie wird gepunktet?

Das System zur Beurteilung der Bewerber ist so:

Bei der Stellenbeschreibung sind die nötigen Qualifikationen und weiteren Maßstäbe aufgeführt. Pro Bewertungseintrag sind die maximalen Punkte, die vergeben werden können, z. B. 10, vermerkt, und die Gewichtung, die bestimmt, wie wichtig der Maßstab für die Gesamtbeurteilung ist. Es ist praktisch, die maximalen Punkte aller Maßstäbe gleich zu setzen. Wenn bei allen Kriterien z.B. 10 eingetragen ist, dann ist auch die Höchstzahl der Punkte, die insgesamt erreicht werden kann, 10. Durch die Gewichtung werden dann die Punkte, die für die einzelnen Maßstäbe erreichbar sind, unterschiedlich; im Beispiel sind etwa bei 4 Maßstäben zu je 10 Punkten und einer Gewichtung von 10, 10, 30, 50 die gewichteten Punkte 1, 1, 3 und 5, das ergibt in der Summe wiederum 10. 

Pro Bewerber sind in der Übersicht der Beurteilungskriterien bereits die Qualifikationen und sonstigen Maßstäbe enthalten, die für die Stelle nötig sind. Hier werden die Punkte des Bewerbers eingetragen.

Welches die maximalen Punkte sind, wird jeweils angezeigt. Die Berechnung ist: Jede Punktevergabe wird mit ihrem Gewichtungswert malgenommen und dann durch die Summe der Gewichtungen geteilt. Das Ergebnis sind die gewichteten Punkte.

Besonderheiten bei den Punkten

Geben Sie keine negativen Punkte ein. Wenn etwas bewertet werden soll, was besser nicht vorhanden sein sollte, sagen wir als Beispiel Punkte in der Flensburger Kartei, dann denken Sie sich ein System aus, das positive Ergebnisse bringt: keine Punkte in Flensburg sind maximale Punktzahl bei der Beurteilung.

Einige Details

Die Nummern zu den Bewerbern können automatisch aus einer Nummernserie geholt werden, die in der Baulohn-Einrichtung hinterlegt wird. Pro Bewerber kann ein Abrechnungskreis und eine Niederlassung eingetragen werden. Wie beim Personalstamm wird dann geprüft, ob man berechtigt ist, die Daten zu bearbeiten. In der Bewerber-Übersicht kann oben die Stellenausschreibung eingetragen werden; dann wird auf diese vorgefiltert. Wenn die Punkte zur Stellenbeschreibung definiert werden, können aus den Übersichten der Qualifikationen und der freien Maßstäbe mehrere Einträge per Satzmarkierung kopiert werden.

Was sonst?

Einige Daten können erfasst werden, müssen aber nicht: Zusätzliche Informationen über Verwandte des Bewerbers.

Eine Aufstellung, in welchen Medien die Stellenausschreibung erschienen ist. Um die Dokumente anzeigen zu können, ist das DocuWare Dokumenten-Management nötig. Es wird jeweils die Dokument-ID vermerkt, mit der das Dokument ins Archiv gebracht wurde. Dann kann das Dokument angezeigt werden.

Übertragen in Personalstamm

Ein Bewerber kann in den Personalstamm übernommen werden; dies wird aus der Bewerber-Karte ausgeführt.

Ausgabe der Beurteilung

Pro Stellenausschreibung kann die Liste der Bewerber erstellt werden; sie wird nach Excel ausgegeben. Die Bewerber sind nach ihrer Beurteilung sortiert; die besten zuerst. Ausgegeben werden einige Stammdaten und die Details zur Beurteilung:

Name und Vorname des Bewerbers; darunter die Adresse; darunter einige Stammdaten, wie erfasst. Die Form dieser Informationen ist: sie werden jeweils in einer großen Textspalte zusammengefasst. Es folgen die Maßstäbe der Beurteilung und die Punkteauswertung.

Entgeltentwicklung

Entgeltentwicklung

Um die Entwicklung des Entgelts pro Mitarbeiter zu sehen, werden die Änderungen von Stundenlohn oder Gehalt pro Mitarbeiter in den letzten Monaten ermittelt; die Ergebnisse werden nach Excel ausgegeben.

Die Lohnarten für Stundenlohn und Gehalt können vorgegeben werden; wenn nicht, werden sie aus der Tariftabelle ermittelt. Falls es nötig sein sollte, können auch mehrere Lohnarten als Filter vorgegeben werden; deren Faktoren oder Beträge werden dann addiert. Wenn bei einer Personalnummer die Lohnart nicht im Personalstamm eingetragen ist, dann wird dort eine andere Lohnart gesucht, z.B. Aushilfslohn oder Ausbildungsvergütung. Und es können automatisch die Beträge der Lohnarten eingerechnet werden, die im Personalstamm als außertarifliche Zulage gekennzeichnet sind.  

Der Faktor für den jeweiligen Monat wird laut Historie bewertet. Bei Monatsentgelt wird der Betrag ermittelt wie abgerechnet, sofern ein voller Monat ohne Kürzung und ohne Besonderheiten war, sonst wird ebenfalls laut Historie bewertet.

Es werden maximal 15 Betragsspalten ausgegeben. Das sind die letzten Änderungen des Faktors oder Betrags. Je Personalnummer können das Werte für unterschiedliche Monate sein. Die Erhöhung oder Minderung wird außerdem in Prozent errechnet.

Zusätzlich kann ein Filter für Lohnarten vorgegeben werden, die summiert werden sollen wie abgerechnet. Diese Summe wird dann für diejenigen Monate ausgegeben, in denen diese Lohnarten abgerechnet wurden.

Betrachtet wird ab letztem Eintritt, wahlweise ab erstem Eintritt. Wenn z.B. Wechsel von Stundenentgelt zu Monatsentgelt war, dann gilt nur der Zeitraum für Monatsentgelt. Die Sortierung des Personalstamms kann ausgewählt werden. Die Daten werden nach Excel ausgegeben.

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Um die Entwicklung des Entgelts pro Mitarbeiter zu sehen, können zunächst die Personalnummern dazu ausgewählt werden; in einer kleinen Übersicht werden dann die Änderungen von Stundenlohn oder Gehalt pro Mitarbeiter in den letzten Monaten angezeigt.

Was tun?

Die Personalnummern filtern. In der Info-Box zur Personalnummer "Aktualisieren" auswählen oder "Mehrere", wenn für mehrere auf einmal ermittelt werden soll. Die Änderung des Entgelts wird dann in der Box pro Personalnummer angezeigt.

Doppelklick auf den Monat: gibt den Druck der Abrechnung für den Monat. Doppelklick auf den Betrag: gibt die Historie der Lohnarten im Monat.

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