/
BLO SV-Meldungen Betriebsprüfung (euBP)

BLO SV-Meldungen Betriebsprüfung (euBP)

Owned by Confluence Service
Last updated: Feb 26, 2025 by Julia Hontzia


Betriebsprüfung (euBP)

Betriebsprüfung der Sozialversicherung

Generelle Informationen zur Betriebsprüfung:  Deutsche Rentenversicherung - elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP)

Das Verfahren euBP wird dem Arbeitgeber optional bis zum 31.12.2022 angeboten. 

Ab dem 01.01.2023 sind die für die Prüfung notwendigen Daten elektronisch aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übermitteln. Auf Antrag des Arbeitgebers kann für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 auf eine elektronische Übermittlung der gespeicherten Entgeltabrechnungsdaten verzichtet werden. Der Antrag ist formlos und unter Angabe der Betriebsnummer an den Rentenversicherungsträger zu senden, der für die Betriebsprüfung zuständig ist.

Die elektronische Übermittlung der Daten aus der Finanzbuchhaltung ist und bleibt freiwillig.

Für die Prüfer der Rentenversicherung können die Daten, die im Baulohn abgerechnet wurden, zusammengestellt und in Meldedateien ausgegeben werden. Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) wird von der Rentenversicherung angefordert. Die Daten enthalten: Stammdaten des Arbeitgebers, Stammdaten der Arbeitnehmer, abgerechnete Daten der Arbeitnehmer, die Beitragsnachweise an die Krankenkassen.

Die Daten werden pro Betriebsnummer zusammengestellt.

Die Daten können außerdem zur Kontrolle als csv-Dateien ausgegeben werden, die in Excel geöffnet werden können. Der Prüfer kann mit den Dateien nichts anfangen, diese sind nur für den internen Gebrauch bestimmt.

Nach der Abrechnung, Jährliche Aktivitäten, Betriebsprüfung.

Betriebsprüfung, Datenstruktur ab 01.01.2022

Die Datenstruktur der Daten in Meldedateien, die ausgegeben werden, hat sich aufgrund eines Versionswechsels geändert. Das passiert automatisch bei einer Zusammenstellung der Daten ab dem 01.01.22. Die bisherige Struktur der Daten hat noch eine Übergangsfrist bis zum 30.06.22, sodass auch Daten in dieser Struktur (NEVARIS Versionsstand 2020.20 oder 2022) noch bis zu diesem geliefert und von der Rentenversicherung verarbeitet werden können.
Nach der Abrechnung, Jährliche Aktivitäten, Betriebsprüfung.

Betriebsprüfung, ab 01.01.2025 neue Datenstruktur der Meldedateien (euBP) und Änderungen in der Ausführung

Betriebsprüfung der Sozialversicherung
Die Datenstruktur der Daten in Meldedateien, die ausgegeben werden, hat sich aufgrund von Versionswechsel (Version Gesamt ab 2024.2.2 und bis 31.12.2024 = 3.4.0; ab 05.01.2025 = 3.5.0) geändert. Das passiert automatisch bei einer Zusammenstellung der Daten.
Nach der Abrechnung, Jährliche Aktivitäten, Betriebsprüfung.

Änderungen bei der Ausführung der euBP ab 01.01.2025

Neue Gründe zur Datenübermittlung (DSST)

  • Systemwechsel

  • Neue Absenderbetriebsnummer

Ab Belegmonat 01.25 gibt es neue zusätzliche Gründe zur Datenübermittlung. Bisher (und bis 31.12.2024) war es nur möglich zu einem festgelegten Prüftermin Daten zu übermitteln. Wenn also ein Prüftermin feststeht, muss mit der Auswahl <Prüftermin> die Ausführung erfolgen.
Die neuen Gründe sind <Systemwechsel> und <Neue Absenderbetriebsnummer>. Die Auswahlen sind zu wählen, wenn ein solcher Sachverhalt vorliegt und kein Prüftermin feststeht.
Es sind im Register <Weitere Angaben> die Angaben zur Datenübermittlung zu machen:
  • <Grund der Datenübermittlung>: die angebotene Auswahl
    Die Vorbelegung ist <Prüftermin>.

Datensatz Zugangseröffnung (DSZE) - Optional

Optional kann eine Zugangseröffnung beantragt werden. Mehr Informationen zur Zugangseröffnung erhalten Sie hier: elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) | Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) | Deutsche Rentenversicherung
Zugangseröffnung, weitere optionale Angaben
  • <Prüfergebnis elektronisch übermitteln?> Ja oder Nein
    Wenn das Prüfergebnis an eine E-Mail-Adresse gesendet werden soll, dann mit <Ja> beantworten und die Adresse dazu vorgeben.
  • Wenn das Prüfergebnis elektronisch übermittelt werden soll, also eine Zugangseröffnung erfolgen soll, also die vorherige Auswahl mit <Ja> erfolgt, dann kann ein abweichender Ansprechpartner und dessen E-Mail bestimmt werden:
    • <E-Mail aus NL>
      E-Mail aus einer anderen Niederlassung ermitteln.
      E-Mail aus Niederlassung, diese wird nach der Betriebsnummer gesucht.
      Es gilt: Ansprechpartner Adresse, Adressat. Wenn keine Niederlassung, dann aus der Firma. Beim Ausführen: die Niederlassung dafür kann angegeben werden. 
    • <oder aus Adresse>
      E-Mail des Ansprechpartners aus einer speziellen Adresse ermitteln/übermitteln. Dann auch zusätzlich den Adressaten angeben.
    • <und Adressat>
      Zur Adresse den Adressaten vorgeben um die E-Mail des Ansprechpartners zu ermitteln/übermitteln.

Datensatz Fragebogen (DSFB) - Optional

Mit jeder Betriebsprüfung müssen durch den Prüfdienst bestimmte Aussagen zu unterschiedlichen Sachverhalten abgefragt und dokumentiert werden. Dies passiert i. d. R. durch Ausfüllen eines Fragebogens oder durch persönliche Abfrage. Zur weiteren Verfahrensvereinfachung können folgende Angaben über den DSFB übermittelt werden.
  • Lohnsteueraußenprüfung ab Prüfzeitraumbeginn
  • Vorliegen von Wertguthabenvereinbarungen nach § 7b SGB IV
  • bei Einzelunternehmen: Aussage zu familienhafter Mitarbeit
  • Ansprechperson für die Betriebsprüfung
Diese Antworten werden nur elektronisch übermittelt, wenn die Auswahl: <Die folgenden Antworten übermitteln> mit <Ja> beantwortet wird.
Fragebogen, weitere optionale Angaben
Zu den einzelnen Angaben gibt es ToolTips, in etwa mit der Erläuterung der Datenbeschreibung.
  • <Die folgenden Antworten übermitteln?>  Ja oder Nein
    Fragebogen: Das sind generelle Fragen an das Unternehmen zu einer Betriebsprüfung. Diese würden ansonsten einem schriftlichen Fragebogen abgefragt werden, vor Beginn der Prüfung.
  • Wenn der Fragebogen elektronisch übermittelt werden soll, also die vorherige Auswahl mit <Ja> erfolgt, dann müssen die weiteren Fragen beantwortet werden:
    • <Lohnsteueraußenprüfung>: die angebotene Auswahl
      Wenn die Auswahl auf <keine> bleibt, bedeutet das Nein. Es ist die korrekte Auswahl zu treffen.
    • <Wertguthabenvereinbarung>: die angebotene Auswahl
      Wenn die Auswahl auf <keine> bleibt, bedeutet das Nein. Es ist die korrekte Auswahl zu treffen.
    • Zu Familienmitgliedern ohne SV-Status: die angebotene Auswahl
      Wenn die Auswahl auf <keine> bleibt, bedeutet das Nein. Es ist die korrekte Auswahl zu treffen.

  • Wenn der Fragebogen elektronisch übermittelt werden soll, muss ein Ansprechpartner angeben werden. Dieser kann wie folgt bestimmt werden:
    • <Ansprechpartner aus NL>
      Ansprechpartner aus einer anderen Niederlassung ermitteln. Ansprechpartner aus Niederlassung, dieser wird nach der Betriebsnummer gesucht.
      Es gilt: Ansprechpartner Adresse, Adressat. Wenn keine Niederlassung, dann aus der Firma. Beim Ausführen: die Niederlassung dafür kann angegeben werden. 
    • <oder aus Adresse>
      Der Ansprechpartner wird aus einer speziellen Adresse ermitteln/übermitteln. Dann auch zusätzlich den Adressaten angeben.
    • <und Adressat>
      Zur Adresse den Adressaten vorgeben um den Ansprechpartner zu ermitteln/übermitteln.
Nach der Abrechnung, Jährliche Aktivitäten, Betriebsprüfung, Ausführen, Ausführen: Register: Weitere Angaben

Weitere Änderungen zu den Datensätzen ab 01.01.2025


Arbeitnehmerdaten (DSAN)

Die Änderungen zur aktuellen Datensatzversion werden automatisch berücksichtigt.
Es sind Informationen zum Wertguthaben nach SGB IV §7b enthalten.

Das sind:
a. Arbeitszeitkonto (Anspar- oder Ausgleichskonten) mit mehr als 250 Stunden max. Guthaben und
b. Langzeitkonto (Register Beschäftigung).
Zu Altersteilzeit wird mit Nein bei Wertguthaben gemeldet, weil es eigene Angaben zur Altersteilzeit gibt. Wertguthaben gemeldet werden: Ja oder Nein, Beginn, Ende, Beginn Freistellung.  

Ansonsten wie beim Druck des Lohnkontos: Wenn ein Eintrag in Vor der Abrechnung, Vorträge, Langfristige Konten für den Monat vorhanden ist.
Die csv-Ausgabe, die nicht für den Prüfer bestimmt ist, sondern nur für interne Kontrollen, ist nicht geändert.
 
Lohn Arbeitnehmer (DSLA)
Monatliche Abrechnungsdaten. Die Änderungen zur aktuellen Datensatzversion werden automatisch berücksichtigt.
Zusätzlich werden ab 2025 Informationen zum Bestandsschutz Übergangsbereich (nur 10.22 bis 12.23), nämlich Beitragsgruppenschlüssel für Minijob-Zentrale und auch die Anzahl Kinder PV zum PV-Abschlag mitgemeldet.
Die csv-Ausgabe, die nicht für den Prüfer bestimmt ist, sondern nur für interne Kontrollen, ist nicht geändert. Außer die Anzahl der Kinder PV wird mit ausgegeben zur Kontrolle.

Lohn Arbeitnehmer, Datenbaustein DBWG Wertguthaben (DSLA)
Der Datenbaustein ist komplett geändert. Die Änderungen zur aktuellen Datensatzversion werden automatisch berücksichtigt.
DBWG Wertguthaben enthält die Beträge: Wertguthaben kumuliert Gesamt, Ost und West; SV-pflichtiges Wertguthaben kumuliert, Gesamt; SV-Luft Monat, gegen die BBG; SV-Luft Monat, aber nicht mehr als Wertguthaben im Monat; AG-Anteil Gesamt, Ost und West. Im Wesentlichen, was auch beim Druck des Lohnkontos im Abschnitt Flexible Arbeitszeit ausgegeben wird.
Die csv-Ausgabe, die nicht für den Prüfer bestimmt ist, sondern nur für interne Kontrollen, ist nicht geändert.
Lohn Arbeitnehmer, Datenbaustein DBVW Vortrag Wertguthaben (DSLA)
Die Änderungen zur aktuellen Datensatzversion werden automatisch berücksichtigt.
Gemeldet wird, was unter Vorträge, Langfristige Konten, hier der letzte Eintrag vor dem ersten Monat, der für die Personalnummer gemeldet wird, wenn einer vorhanden ist. Aber nur ein solcher Datenbaustein pro Personalnummer.
Enthält: SV-Luft kumuliert, jeweils gegen die BBG; SV-Luft kumuliert, aber nicht mehr als Wertguthaben kumuliert (wird neu errechnet, siehe Druck des Lohnkontos).
Die csv-Ausgabe, die nicht für den Prüfer bestimmt ist, sondern nur für interne Kontrollen, ist nicht geändert.
Lohn Arbeitnehmer, Datenbaustein DBVZ Vortrag Altersteilzeit (DSLA)
Wird gemeldet wie Wertguthaben. Die Änderungen zur aktuellen Datensatzversion werden automatisch berücksichtigt.
Die csv-Ausgabe, die nicht für den Prüfer bestimmt ist, sondern nur für interne Kontrollen, ist nicht geändert.
Beitragsnachweis (DSBN)
Die Änderungen zur aktuellen Datensatzversion werden automatisch berücksichtigt.
Finanzbuchhaltung
Die Änderungen zur aktuellen Datensatzversion werden automatisch berücksichtigt.
Nach der Abrechnung, Jährliche Aktivitäten, Betriebsprüfung, Ausführen, Ausführen und Ausführen, Datenträger erstellen und
Nach der Abrechnung, Jährliche Aktivitäten, Betriebsprüfung, Ausführen, Daten der Finanzbuchhaltung; dort Ausführen und Ausführen, Datenträger erstellen.

Betriebsprüfung, pro Betriebsnummer

Die Daten für die Betriebsprüfung werden pro Betriebsnummer zusammengestellt. Niederlassungen mit der gleichen Betriebsnummer werden also zusammengefasst.

Wenn mehrere Niederlassungen die gleiche Betriebsnummer haben, dann gilt: Wenn die Betriebsnummer auch diejenige der Firma ist, dann wird als Adresse des Unternehmens die Adresse laut Firmendaten gemeldet.

Wenn es mehrere Niederlassungen sind und wenn die Betriebsnummer aber nicht diejenige der Firma ist, dann gibt es diese Möglichkeiten: entweder mit einem Aufruf die Niederlassungen der Betriebsnummer zusammenfassen oder beim Ausführen zusätzlich "Nur für Niederlassung" auswählen, also für jede dieser Niederlassungen einzeln ausführen und jeweils eine Meldung erstellen. Es werden auch die Beitragsnachweise, die bisher gemeldet wurden, noch einmal in die Meldedatei aufgenommen. Praktisch heißt das: nur eine Niederlassung, die auch in den Beitragskontonummern der Krankenkasse aufgeführt ist, für die also ein eigener Beitragsnachweis erstellt wird, kann auch bei dieser Meldung getrennt behandelt werden.

Betriebsprüfung, einschränken

Die Daten zur Betriebsprüfung können außerdem pro Abrechnungskreis ausgegeben werden. Das setzt aber voraus, dass die Beitragsnachweise an die Krankenkassen ebenfalls pro Abrechnungskreis zusammengestellt wurden. Das bedeutet, die Zahlungen an die Krankenkasse wurden pro Abrechnungskreis ermittelt und ausgeführt. Nur wenn dies so ist, darf auch hier ein Abrechnungskreis vorgegeben werden.

Für die Ausgabe der csv-Dateien zur Kontrolle kann die Anzahl der Arbeitnehmer eingeschränkt werden. Dazu zuerst "Filter" auswählen, filtern und Ok drücken, dann erst "Ausführen". Die Daten zur Abrechnung werden dann auf diese Arbeitnehmer eingeschränkt; die Beitragsnachweise, die nur Summen enthalten, aber nicht.

Betriebsprüfung, mehrere Dateien und Abrechnungskreis

Wenn es nötig sein sollte, für die gleiche Firma mehrere Dateien zu erstellen, zum Beispiel eine für Lohn, eine für Gehalt, dann müssen diese nach Abrechnungskreis getrennt werden. Der Abrechnungskreis wird zusammen mit der Betriebsnummer in der Datei als "Aktenzeichen" vermerkt. Auf diese Weise erkennen die Prüfer, dass sich mehrere Dateien nicht ersetzen, sondern ergänzen.

Wenn die Daten dann in mehreren Datenlieferungen geschickt werden, so ist das an einem Arbeitstag zu machen, wenn die Daten an einem späteren Arbeitstag z.B. für den Bereich Gehalt geschickt werden, dann wird die Datenlieferung abgewiesen, weil die Software der Rentenversicherung das nicht mehr anerkennt.

Betriebsprüfung, Betriebsrentner/Versorgungsbezüge

Die Daten zu Betriebsrentnern werden nicht in die Datei zur Betriebsprüfung aufgenommen; die Beitragsnachweise zu Versorgungsbezug auch nicht.

Betriebsprüfung, ausführen

Wie die Daten für die Betriebsprüfung ermitteln? In der Übersicht die Daten zusammenstellen lassen über: „Ausführen“. Dabei die Betriebsnummer und den Zeitraum vorgeben. Diese Angaben findet man im Prüfbescheid.

Betriebsprüfung, Zeitraum lt. Prüfbescheid

Der Zeitraum darf nicht je Wirtschaftsjahr oder Abrechnungsjahr/-monat eingeben werden, er muss für den gesamten Prüfungszeitraum, wie im Prüfbescheid vorgegeben, eingeben werden. Das sind im Normalfall 4 Jahre, können aber auch mehr oder weniger Jahre umfassen. Beispiel für einen Zeitraum: Abrechnungsmonat von 01.01.17; Abrechnungsmonat bis 31.12.2021. Das Programm unterteilt bei vielen automatisch in getrennte Dateien und setzt dazu Kennzeichen in den Dateien. Zusätzlich werden automatisch immer, wenn in den Anfangs- oder Endmonaten zum eingegeben Zeitraum lt. Prüfungsbescheid Rückrechnungen durchgeführt wurden oder bei Monaten mit Berechnung nach der Märzklausel, die Monate automatisch um die betreffenden Monate erweitert. 

Immer den Zeitraum lt. Prüfungsbescheid komplett eingeben. Dateien, die nicht den Prüfungszeitraum wie im Prüfbescheid vorgeben enthalten, können von der Software der Rentenversicherung nicht verarbeitet werden.

„Ausführen“ ermittelt die Personalnummern, um die es geht, und zeigt sie in einer Übersicht an. Die Monate, in denen ein Arbeitnehmer beim Arbeitgeber mit der Betriebsnummer gearbeitet hat, werden kurz aufgeführt. Diese Übersicht wird nicht gespeichert; es kann immer neu ausgeführt werden. Für die Personalnummern, wie angezeigt, werden danach die Daten ermittelt. 

Falls nur bestimmte Personalnummer geprüft werden sollen, dann vor dem Ausführen, über "Filter" den Personalstamm eingrenzen.


Berichten, "Ausgabe" erstellt die csv-Dateien zur Kontrolle.
Ausführen, "Datenträger" erstellt die Meldedatei für den Rentenversicherungsträger.

Betriebsprüfung, zu den csv-Dateien

Wenn csv-Dateien zur Kontrolle erstellt werden sollen, dann schon beim Ausführen zuvor "Spaltenüberschriften ausgeben" auswählen. 

Wenn die Datei für den Prüfer zusammengestellt werden soll, diese Auswahl zu den "Spaltenüberschriften ausgeben" nicht auswählen. 

Die csv-Dateien wiederholen die Struktur der Meldedaten; sie haben deshalb eine große Anzahl an Spalten. Zum Beispiel beginnen die Lohnkontendaten mit Spalten zur Betriebsnummer, Personalnummer und Sozialversicherungsnummer, es folgen die Spalten mit den Beträgen zur Abrechnung. Dann, wir sind in Excel bereits im Bereich ab Spalte FN, die Lohnarten zur Abrechnung, und schließlich Kurzarbeit, Wertguthaben und Vorträge.

Die Daten werden als csv ausgegeben, das bedeutet, sie sind nicht besonders formatiert. Beträge sind in Excel aber summierbar. Allerdings sind die Vorzeichen der Beträge, wie in der Meldedatei, in jeweils eigenen Spalten enthalten. 

Hinweise zu Excel: die Spalten können gerichtet werden über Markieren, dann Start, Format, Spaltenbreite automatisch anpassen; die erste Zeile kann als Überschrift gesetzt werden über Ansicht, Fenster einfrieren, Oberste Zeile einfrieren.

Die Namen der csv-Dateien sind: 

euBP#arbeitgeberstammdaten.csv

euBP#arbeitnehmerstammdaten.csv

euBP#krankenkassendaten.csv

euBP#lohnkontendaten.csv

An den Namen wird jeweils die Betriebsnummer angefügt.

Betriebsprüfung, einrichten

Der Empfänger der Meldedatei ist die Datenstelle der Rentenversicherungsträger. Das ist der gleiche Empfänger wie für Sofortmeldungen. Als Dateifolgenummer, die in der Meldedatei vermerkt wird, gilt hier die "Lfd. Nr. Beitragsnachweis".
Aktion, Empfänger.
Webclient: Vorbereiten, Empfänger.

Das Verzeichnis für die csv-Dateien zur Kontrolle muss festgelegt werden.
Vorbereiten, Verzeichnis.

Betriebsprüfung, zur Meldedatei

Die Meldedatei vereinigt die Daten zur Betriebsprüfung in einer Datei. Wenn aber mehr als 500 Arbeitnehmer enthalten sind, dann werden die Daten automatisch gesplittet und es werden automatisch mehrere Meldedateien erstellt.

Das Verzeichnis der Meldedatei ist das Verzeichnis für Perfidia, wie beim DEÜV-Empfänger oder in der Einrichtung zum Baulohn festgelegt.

Wenn bei Perfidia eine Warnung zur Dateigröße erscheint, so kann diese ignoriert werden. Die Datei kann verschickt werden und erreicht den Empfänger.

Betriebsprüfung, Stammdaten

Die Arbeitgeberstammdaten zur Betriebsprüfung enthalten Betriebsnummer, Steuernummer und Adresse des Arbeitgebers.

Die Arbeitnehmerstammdaten enthalten eine große Anzahl an Stammdaten, jeweils aufgeführt ab dem Monat, an dem sich etwas geändert hat. Das sind zum Beispiel Name, Adresse, Geburtsdaten, Sozialversicherungsnummer, Eintritt, Austritt, auch die Bankverbindung, dann die Schlüssel zu Steuer, zur SV und zur Berufsgenossenschaft. Einige Details dazu: als "Bau" werden gewerbliche Arbeitnehmer, für die eine Sozialkasse zuständig ist, aufgeführt. Austritt wird nur dokumentiert, wenn danach kein Wiedereintritt war.

Betriebsprüfung, Daten der Abrechnung

Die Lohnkontendaten zur Betriebsprüfung enthalten pro Arbeitnehmer jede einzelne Abrechnung und jede Rückrechnung. Der Zeitraum, der ausgewählt wurde, wird automatisch erweitert um die Monate, auf die zurückgerechnet wurde; ebenso bei Monaten mit Berechnung nach der Märzklausel. Rückrechnungen, hier Korrekturen genannt, weisen nicht die Differenzen, sondern die vollen Werte aus. Zusätzlich zu den Daten des Lohnkontos werden auch Fehltage und weitere Tage und Stunden ausgegeben, dazu noch die Lohnarten, die abgerechnet wurden, mit ihren Beträgen.

Wenn so abgerechnet, sind außerdem Berechnungen zu langfristigem Wertguthaben und zur Kurzarbeit pro Arbeitnehmer und Monat angefügt.

Betriebsprüfung, Besonderheiten

Bei den Lohnkontendaten zur Betriebsprüfung werden für freiwillig und für privat Versicherte keine Beträge als "KV-Brutto" oder "KV-Beitrag" ausgegeben, ebenso zur PV; sondern nur für gesetzlich Versicherte. SV-Beiträge, die aus Kurzarbeit resultieren, werden nicht ins SV-Brutto und nicht in die Beiträge eingerechnet, sondern gesondert ausgewiesen; siehe dazu die Werte ab der Spalte "Kurzarbeit" (DBKG).

Informations-Lohnarten werden nicht mit ausgegeben.

Sachbezüge, die im Brutto sind, werden wiederholt und netto negativ ausgewiesen, damit werden im Prüfergebnis der Prüfer weniger Differenzen entstehen.

Die Beträge für die Arbeitnehmerkammern in Bremen und im Saarland werden auch in die Datei aufgenommen.

Betriebsprüfung, SV-Tage ermitteln bei kurzfristiger Beschäftigung

Bei kurzfristig Beschäftigten (PGS 110) werden auch SV-Tage (KV, RV, AV und PV getrennt) ermittelt und übertragen. Die SV-Tage werden aus den Arbeitstagen bei der Ausführung der Betriebsprüfung ermittelt, da zur Abrechnung keine SV-Tage ermittelt werden.

Nach der Abrechnung, Jährliche Aktivitäten, Betriebsprüfung

Betriebsprüfung, Daten zu Vorträgen

Pro Arbeitnehmer werden, wenn vorhanden, Vorträge ausgegeben. Das sind Vorträge zum Lohnkonto. Falls für mehrere Monate Vorträge vorhanden sind, werden die Beträge kumuliert. Ob Vorträge vorhanden sind, wird bis Jahresanfang zum ersten Abrechnungsmonat untersucht. Nicht ermittelt werden besondere Vorträge zu Kurzarbeit, Altersteilzeit und langfristigem Wertguthaben; diese Werte sind bereits eingerechnet.

Betriebsprüfung, Daten zum Beitragsnachweis

In die Daten zur Betriebsprüfung werden die Beitragsnachweise aufgenommen, wie sie bereits gesendet wurden.

Es werden alle Daten wiederholt, vom Beitrag zur Krankenversicherung bis zum Zahlbetrag. Die Beitragsnachweise sind nicht pro Arbeitnehmer aufgegliedert, sondern immer summiert. Sollten mehrere Beitragsnachweise pro Monat und Betriebsnummer gemeldet worden sein, dann werden auch hier mehrere ausgegeben.

Zu den Beitragsnachweisen werden zusätzlich die Restbeträge zur Schätzung des Vormonats ausgegeben, und, als Differenz zwischen beiden, die Schätzung des aktuellen Monats. Siehe zu den Restbeträgen den Druck des Beitragsnachweises unter der Überschrift "Voraussichtlich und Ist": Vormonat Differenz.

Betriebsprüfung, Daten der Finanzbuchhaltung

Die elektronische Übermittlung der Daten aus der Finanzbuchhaltung ist und bleibt freiwillig.

Die Daten können aus der NEVARIS Finance Finanzbuchhaltung zusammengestellt werden. Die Verarbeitung ist nicht möglich, wenn Sie NEVARIS BFW (Bau für Windows) nutzen.

Zu den Daten der Abrechnungen des Baulohns für die Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung gehören auch Daten aus der Finanzbuchhaltung; diese werden gesondert zusammengestellt. Diese Daten sind: die Sachkonten der Finanzbuchhaltung mit ihren Eröffnungswerten und Salden in fünf Wirtschaftsjahren und die Liste der Belege dazu.

Nach der Abrechnung, Jährliche Aktivitäten, Betriebsprüfung, Ausführen, Daten der Finanzbuchhaltung.

Daten der Finanzbuchhaltung - optional; ergänzend zu den Daten des Baulohn zur euBP

Die Übermittlung der Daten der Finanzbuchhaltung ist auch ab 01.01.2023 weiterhin optional. 

Betriebsprüfung, Daten der Finanzbuchhaltung, Mandant und Niederlassungen

Für welchen Arbeitgeber werden Daten zusammengestellt? 

Die Daten werden immer pro Betriebsnummer des Unternehmens zusammengestellt.

Die Betriebsnummer ergibt sich laut den Firmendaten und den Niederlassungen des Baulohns.
In welchem Mandanten sind die Daten der Finanzbuchhaltung?

Entweder im Mandanten des Baulohns, wenn dort auch die übrige Buchhaltung geführt wird oder in einem eigenen Mandanten, der laut Baulohn der Niederlassung zugeordnet ist.

Wenn die Finanzbuchhaltung einen eigenen Mandanten führt?

Dann werden die Daten des Mandanten zusammengestellt. Dazu die Betriebsnummer vorgeben und “für die ganze Firma” auswählen.

Wenn die Finanzbuchhaltung und der Baulohn im gleichen Mandanten sind?

Dann werden Daten von Niederlassungen zusammengestellt. Die Betriebsnummer vorgeben. Anhand der Einrichtungen im Baulohn werden die Niederlassungen mit dieser Betriebsnummer ermittelt. Die Sachposten werden dann auf diese Niederlassungen gefiltert.

Betriebsprüfung, Daten der Finanzbuchhaltung, Aufruf

Die Meldedatei zur Finanzbuchhaltung wird also im Mandanten der Finanzbuchhaltung erstellt.

Wer stellt sie zusammen? Der Finanzbuchhalter.

Wenn der Finanzbuchhalter keinen Zugriff auf die Menüpunkte des Baulohns hat, dann kann zu diesem Zweck in die Toolbar eingetragen werden: Page 5003858 Fibu Betriebsmeldedaten, und von dort die Verarbeitung ausführen.

Betriebsprüfung, Daten der Finanzbuchhaltung, welche Konten?

Wir empfehlen die Sachkonten zu filtern, da ansonsten die Datenmengen und die Verarbeitungszeit nicht unerheblich sein können. 


Insbesondere die Verbindlichkeitskonten ohne Bezug zur Gehaltsabrechnung dürften eine große Menge an Belegen haben; ohne diese Konten ist die Verarbeitung weniger umfangreich und schneller.


Als “Mindestumfang zu liefernder Buchungen” werden Konten des Kontenrahmens SKR04 genannt:

Klasse 2 nur Privatentnahmen;

Klasse 3 von Verbindlichkeiten gegenüber Mitarbeitern bis zu anderen Verbindlichkeiten mit Bezug zur Gehaltsabrechnung;

Klasse 5 Leistungen;

Klasse 6 von Löhnen und Gehältern bis zu sonstigen Aufwänden mit Bezug zur Gehaltsabrechnung.

Wie können die Konten eingegrenzt werden?

Folgende Auswahlen können dazu getroffen werden:

MWSt-Konten: Nein Alle Sachkonten der MWSt Buchungsmatrix werden außen vor gelassen.

"Nur Konten in Bilanz-Version" oder "Nur Konten in GuV-Version" prüft, ob ein Sachkonto einer Stufe dieser Version zugeordnet ist.
Wenn beide vorgegeben werden, dann reicht es, wenn das Sachkonto in einer dieser Versionen ist.
Es können also extra für diesen Zweck Versionen zur Bilanz oder zur GuV angelegt werden.

Filtern: Vor dem Ausführen können Sachkonten gefiltert werden. (Aktion, Filtern; Webclient: Vorbereiten, Filtern).

Betriebsprüfung, Daten der Finanzbuchhaltung, was tun?

Im Mandanten der Finanzbuchhaltung:

Um die Daten der Finanzbuchhaltung für die Betriebsprüfung zu ermitteln: in der Übersicht der Betriebsmeldedaten zunächst die Daten zusammenstellen lassen über "Ausführen". Diese Übersicht ist nur zeitweilig. Es werden keine Daten gespeichert.

Dabei welchen Zeitraum vorgeben?

Den gesamten Zeitraum laut Kalender, bei abweichendem Wirtschaftsjahr zum Beispiel 01.07.2011 bis 30.06.2016. "Ausführen" erstellt daraus Daten für fünf Jahre.

Weitere Eingaben:

"Bilanz nach: Steuerrecht oder Handelsrecht" wird als Kennzeichen in die Meldedatei übernommen.

Den Mandanten angeben, in dem der Baulohn abgerechnet wird. Was sonst benötigt wird, um die Datei zu erstellen, wird aus den Einrichtungen des Baulohn ermittelt:

die Betriebsnummer des Absenders,

der Ansprechpartner,

die Nummer der Datei,

der Empfänger der Datei,

das Verzeichnis, in das die Datei gestellt wird.

Dies auch, wenn ansonsten keine Berechtigung für den Baulohn vorliegt. Die Dateien, es ist eine Datei pro Jahr, werden erstellt über: "Datenträger erstellen".

Betriebsprüfung, Daten der Finanzbuchhaltung, was wird angezeigt?

Angezeigt werden die Sachkonten, ihre Bezeichnung, die Betriebsnummer und die Beträge. Eröffnung Soll und Eröffnung Haben: der Saldo von Beginn bis zum Vortag des Jahres. Soll und Haben: die Summe im Jahr. "Saldo" zeigt zur Information die Summe des Eröffnungswerts und des Wertes im Jahr. Die Übersicht auf "Anzahl Belege" (Leertaste) zeigt die einzelnen Belege, die in Soll und Haben eingeflossen sind.

Betriebsprüfung, Daten der Finanzbuchhaltung, Berechtigungen

Die Verarbeitung zur Meldedatei der Finanzbuchhaltung darf nur ausgeführt werden, wenn Berechtigungen vorliegen, Bilanz-Versionen zu erfassen.

Betriebsprüfung, Daten der Finanzbuchhaltung, zur Meldedatei

Die Meldedateien der Finanzbuchhaltung werden in das Verzeichnis in Perfidia wie im Baulohn defniert, d.h. wie beim DEÜV-Empfänger oder in der Einrichtung zum Baulohn, gestellt.
Wenn bei Perfidia eine Warnung zur Dateigröße erscheint, so kann diese ignoriert werden. Die Datei kann verschickt werden und erreicht den Empfänger.

Der Versand erfolgt also aus dem Baulohn.

Rückmeldungen der Rentenversicherung

Betriebsprüfung, Rückmeldungen der Rentenversicherung

Die Rentenversicherung schickt zu den Daten für die Betriebsprüfung diese Daten zurück:

Pro Personalnummer die Differenz des Entgelts zur Sozialversicherung, wenn sich bei der Prüfung eine solche Differenz ergeben hat; ebenso eine Differenz des Entgelts zur Unfallversicherung. Dazu zum Vergleich die Entgelte laut der Meldung des Unternehmens. Eine kurze Meldung über den Status der Prüfung.

Diese drei Rückmeldungen, Korrektur, Ursprungsmeldung und Status, werden, wie Rückmeldungen auf andere Meldungen auch, über den Teilschritt "Rückmeldungen" bei den SV-Meldungen eingelesen. Sie können in der Übersicht zur Betriebsprüfung danach als "Rückmeldung pro Personalnummer" angezeigt werden.

Als Ergebnis der Betriebsprüfung wird außerdem ein Prüfprotokoll gesendet, das ist eine pdf-Datei; diese kann in der Übersicht zur Betriebsprüfung als "Prüfprotokoll der RV" angezeigt werden.

Nach der Abrechnung, SV-Meldungen, SV-Meldungen, SV-Rückmeldungen
Nach der Abrechnung, Jährliche Aktivitäten, Betriebsprüfung, Rückmeldung pro Personalnummer
Prüfprotokoll der RV: Das Prüfprotokoll kann aktuell nicht in der Anwendung angezeigt werden. Es kann im Perfidia-Datenordner angezeigt werden: recv\a9\dat\?0BP*.pdf. Das sind PDF-Dateien.


Betriebsprüfung, Prüfergebnisse als elektronische Mehrausfertigung im PDF-Format wurde bis auf Weiteres eingestellt. (Stand: 28.03.2023)

Der Entwurf der euBP-Grundsätze zum 01.01.2024 sieht vor, das Prüfergebnis auf Wunsch des Arbeitgebers (§ 7 Abs. 4 Satz 1 BVV) und nach Zugangseröffnung elektronisch bereitzustellen.

In Abhängigkeit der Authentifizierung über das Zertifikat zur Sicherung der Datenübertragung (ITSG-Zertifikat) sollen Wunsch und Zugangseröffnung dem Arbeitgeber oder der abrechnenden Stelle zugeordnet werden. Diese Stelle soll das Prüfergebnis bei entsprechend vorliegenden Angaben elektronisch erhalten, sodass die Papierform entfallen kann.

Um diese Arbeiten gezielt voranzutreiben, wurde der bisherige Service abgeschaltet.


Betriebsprüfung, Korrekturen nach Rückmeldungen der Rentenversicherung

Wenn das Ergebnis der Betriebsprüfung vorliegt, was dann tun? 

"Nach einer durchgeführten Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung (DRV) hat der Arbeitgeber die notwendigen Meldekorrekturen regelmäßig manuell unter Zuhilfenahme einer Ausfüllhilfe ... durchzuführen." (ITSG Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung, Pflichtenheft zur Systemuntersuchung, Anlage 90, „Meldekorrekturen aus der Betriebsprüfung“).

Das bedeutet: Meldekorrekturen können und müssen nicht mit NEVARIS Finance Baulohn erzeugt werden. Dafür muss z.B. Perfidia Ausfüllhilfe oder svnet genutzt werden.

Betriebsprüfung, wann ausführen?

Die Daten zur Betriebsprüfung können immer zusammengestellt werden. Auch für eigene Zwecke, indem csv-Dateien erstellt werden; deshalb kann die Ausgabe auch in der Übersicht der Personallisten ausgeführt werden.

Die Daten werden nicht gespeichert, sondern jeweils neu zusammengestellt. 

Wenn die Daten zusammengestellt werden, wird zunächst die Übersicht der Personalnummern erstellt, die in den Monaten zu den Niederlassungen der Betriebsnummern gehörten; dabei werden die Berechtigungen pro Monat geprüft.

Betriebsprüfung, stornieren (bis Version 2020)

Sollten Daten zusammengestellt und gesendet, aber nicht korrekt gewesen sein, kann eine Stornierung erstellt werden (Aktion: Besondere Gründe, Stornieren).
Diese Stornierung storniert die letzte Datenlieferung und auch immer eine Fibu-Datenlieferung, sofern keine Fibu Datenlieferung erstellt wurde, die nun storniert wird, ist diese in Perfidia zu löschen. Es wird keine Auswahl angeboten.

Betriebsprüfung, stornieren (ab Version 2022)

Wenn Meldungen wegen einer Betriebsprüfung abgegeben wurden und es nötig sein sollte, eine Meldung wieder zu stornieren, dann wird eine Übersicht der Meldungen angeboten, für die bisher ein Datenträger erstellt wurde.
Aus dieser Übersicht kann diejenige Meldung ausgewählt werden, die storniert werden soll.
Es folgen dann einige Fragen. "Baulohn-Meldungen oder Baulohn- und Fibu-Meldungen" bedeutet, wenn gar keine Meldung mit Daten der Finanzbuchhaltung abgegeben wurde (Ausführen, Daten der Finanzbuchhaltung), dann wird mit der Auswahl "Baulohn-Meldungen" ein Storno nur für diese erstellt.

"Danach wird neu gemeldet" bedeutet, die Rentenversicherung würde gerne wissen, ob nach dem Storno diese Meldung neu abgegeben wird.
Nach der Abrechnung, Jährliche Aktivitäten, Betriebsprüfung, Nacharbeiten, Stornieren.

Betriebsprüfung, Dateifolgenummer

Verwendet wird die DEÜV-Empfänger: RVSOFORT

Für die Betriebsprüfung euBP mit den Daten der Entgeltbuchhaltung, dann im DEÜV-Empfänger: RVSOFORT die Nummer unter: Datenträger, Letzte Datei-Nr. verwendet.

Wenn für die Betriebsprüfung euBP eine Datei mit den Daten der Finanzbuchhaltung erstellt wird, dann wird in dem Fall, es gibt mehrere Absender-Betriebsnummern, mit denen in der Datenbank gemeldet wird, hier auch die Dateifolgenummer pro Absender benutzt.
Dort ist es die Nummer (hilfsweise) in: "Versorgungsbezug Folgenummer".
Für den Fall, diese Daten werden in einem anderen Mandanten als dem Mandanten des Baulohn ausgeführt: während die Datei erstellt wird, sind vorübergehend Berechtigungen erteilt, um die "Dateifolgenummern pro Absender" zu lesen und zu ändern.

Nach der Abrechnung, Jährliche Aktivitäten, Betriebsprüfung, Ausführen, Daten der Finanzbuchhaltung und Ausführen, Datenträger.


Betriebsprüfung, ergänzende Unterlagen/Dokumente zur Betriebsprüfung (euBP) digital führen seit 01.01.2022

Bereits seit Jahresbeginn 2022 müssen ergänzende Unterlagen/Dokumente zu den Entgeltunterlagen digital geführt werden. Die elektronische Betriebsprüfung (euBP) wird ab 01.01.2023 mit den Daten der Entgeltabrechnung (Finanzbuchhaltung freiwillig) verpflichtend. Damit kann der Prüfer auch solche Unterlagen/Dokumente digital verlangen.

Bei den ergänzenden Unterlagen zu den Entgeltunterlagen handelt es sich zum Beispiel um die Immatrikulationsbescheinigung, Anträge von geringfügig Beschäftigten auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht oder Nachweise der Elterneigenschaft. 
Die ergänzenden Unterlagen zu den Entgeltunterlagen sind in der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) genauer aufgeführt.

Da aber Krankenkassen, Finanzämter und andere Behörden die betreffenden Bescheide digital erzeugen und zur Verfügung stellen müssten und ebenso die Arbeitnehmer selbst, ist zur Erfüllung dieser Verpflichtung nicht nur der Arbeitgeber gefordert.
Zusätzlich ist nicht nur ein "einfaches" PDF notwendig, sondern dieses müsste auch vom Arbeitnehmer elektronisch signiert sein.

Arbeitgeber können allerdings beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung die Befreiung von der Führung elektronischer Unterlagen bis zum 31.12.2026 formlos - auch rückwirkend per 01.01.2022 - beantragen.



Related content