Änderungen mit Patch 24.1.10 bzw. 24.2.2.61 (am 23.01.2025) 
eAU, Anpassungen ab 01.01.2025 (zur neuen Datensatzversion 2.0) und Hinweise zum nachträglichem Anfragen, Empfangen, Einlesen und Quittieren ab 01.01.2025

Es waren Fehler in der Umsetzung der Datenversion 2.0 enthalten, die das Anfragen, das Empfangen, das Einlesen und das Quittieren von eAU Meldungen und Rückmeldungen verhindert haben. Die Probleme wurden behoben.

Vorgehensweise nach Installation des Patches bzw. des Minor-Releases

Nachträgliches Empfangen der eAU

Bitte setzen Sie das <Lesedatum> auf den 01.01.2025 zurück, um auch die Rückmeldungen zur eAU in der Datensatzversion 2.0, die bereits mit Perfidia (ab V200) empfangen wurden, in NEVARIS Finance Baulohn importieren/empfangen und quittieren zu können.

Nacharbeiten, Lesedatum setzen: 01.01.2025

Erfolglose Anfrage der eAU = Fehlermeldung in Perfidia nach dem Versand

Wenn eine Fehlermeldung nach dem Versand zu Anfragen in Perfidia vorliegt, dann sind diese eAU-Anfragen erneut zu verschicken. Bitte entfernen Sie in NEVARIS Finance Baulohn dazu zunächst das Transferdatum des Datensatzes für die betroffenen Datensätze und verschicken diese dann erneut. Hilfsweise kann auch ein neuer Datensatz mit einem Datum einen Tag später erfasst werden als das Datum, zu dem die ursprüngliche Anfrage bzw. AU-Meldung erfolgte.

Nacharbeiten, Transferdatum entfernen und
Ausführen, Senden Alle

Hinweis zur Kaufmännischen Krankenkasse (KKH):

Befüllung des Elements „Referenz-ID“ in der Rückmeldung der Krankenkasse.
Die Rückmeldungen der Kaufmännischen Krankenkasse (KKH) enthielten im Element der „Referenz-ID“ nicht wie vorgeschrieben die „Datensatz-ID“ aus der ursprünglichen Anfrage des Arbeitgebers. Die KKH hat in der Rückmeldung korrekterweise eine eigene Datensatz-ID erstellt, verwendet diese jedoch dann auch im Element der „Referenz-ID“. Diese fehlerhafte Umsetzung wurde mit der KKH besprochen und mittlerweile eine Anpassung im Programm der KKH vorgenommen. Hilfsweise kann ein neuer Datensatz mit einem Datum einen Tag später erfasst werden als das Datum, zu dem die ursprüngliche Anfrage bzw. AU-Meldung erfolgte, um nun eine korrekte Antwort zu erhalten.

Hinweis zur Annahmestelle der Ersatzkassen:

Ablehnung von Datensätzen, welche in der alten Version im Übergangszeitraum bis 28.02.2025 an die Krankenkassen übermittelt werden. Die Annahmestelle der Ersatzkassen mit der Betriebsnummer 15451439 hat bei Verwendung einer Datensatz-ID ungleich 32 Stellen eine Abweisung mit folgendem Inhalt vorgenommen:

„DXAU060 Datensatz-ID hat unzulässige Struktur; Konvertierung unmöglich“

Die Abweisung erfolgte unserem Kenntnisstand nach nur von der genannten Annahmestelle. Mittlerweile werden Meldungen mit der alten Version nicht mehr abgewiesen. Hilfsweise kann ein neuer Datensatz mit einem Datum einen Tag später erfasst werden als das Datum, zu dem die ursprüngliche Anfrage bzw. AU-Meldung erfolgte, um nun eine korrekte Antwort zu erhalten.

Hinweis zu Rückmeldungen mit Kennzeichen „4“ beziehungsweise „8“:

Von einzelnen Krankenkassen kommen Rückmeldungen mit den aufgeführten Rückmeldegründen, die mehr Daten als Inhalt haben als das Verfahren vorsieht. Bei Rückmeldegrund „4 – Nachweis liegt nicht vor“ werden neben den zu liefernden Daten noch Angaben im Element „Voraussichtlich_Nachweis_bis“ mitgeliefert. Ebenso werden bei Rückmeldungen „8 – anderer Nachweis liegt vor“ weitere Elemente übermittelt wie „Festgestellt am“ und „Nachweisart“, welche jedoch nicht zu übermitteln sind. Die bekannten Krankenkassen wurden durch den GKV-Spitzenverband über diese Unstimmigkeiten informiert und hier erfolgt eine weitere bilaterale Klärung. Sobald uns hierzu weitere Informationen vorliegen, werden wir nochmals informieren.

eAU, Abruf, Annahme und Verarbeitung von Arbeitsunfähigkeitszeiten

Es besteht ab sofort die Möglichkeit, die Pilotphase des eAU-Verfahrens bis 31.12.2022 zu nutzen. Bitte beachten Sie, dass dafür noch die neue Baulohn-Perfidia-Lizenz benötigt wird, die wir in Kürze ausliefern. 

Wir empfehlen bereits jetzt das Pilotverfahren zu nutzen, dazu bieten wir Ihnen in unserer Akademie Online-Seminare an. Bitte machen Sie sich schon jetzt, und nicht erst mit dem Jahreswechsel, mit der Handhabe im Programm und den ggf. neuen und zu ändernden organisatorischen Abläufe in Ihrem Unternehmen vertraut. 

Das Pilotverfahren kann jederzeit, ohne eine Registrierung, begonnen werden.
Vorteil: Sie erhalten in dem Pilotverfahren bis 31.12.2022 weiterhin die bekannten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in Papierform von Ihren Arbeitnehmern und zusätzlich zum Abgleich den elektronischen Datensatz von der Krankenkasse = die zukünftige eAU.

eAU, Vorbereitungen (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung)

eAU, Tage bis ein Arzt bescheinigt, Firmendaten, Niederlassungen

Sofern die gesetzliche Regelung nach § 3 Entgeltfortzahlungsgesetzes (EntgFG), dreitägige Karenzzeit, nicht greifen soll, ist bei der Firmendaten oder Niederlassungsdaten einzugeben, wann Arbeitnehmer einer Firma oder Niederlassung eine AU vorlegen müssen.
Keine Eingabe = blank bedeutet: Die Anfrage der eAU wird erst am 5. Tag erfolgen. Beispiel: siehe unten. (Mitarbeiter benötigen für den 1. bis 3. Tag der Erkrankung keine AU = dreitägige Karenzzeit).
Eingabe <1> bedeutet: Anfrage der eAU am nächsten Tag der Krankmeldung. Beispiel: krank ab 15.02. = Anfrage am 16.02. (frühester Tag der Anfrage, Mitarbeiter benötigen ab dem 1. Tag der Erkrankung eine AU)
Eingabe <2> bedeutet: Anfrage der eAU am 2. Tag der Krankmeldung. Beispiel: krank ab 15.02. = Anfrage am 17.02. (Mitarbeiter benötigen am 1. Tag der Erkrankung keine AU)
Eingabe <3> bedeutet: Anfrage der eAU am 3. Tag der Krankmeldung. Beispiel: krank ab 15.02. = Anfrage am 18.02. (Mitarbeiter benötigen am 1. bis 2. Tag der Erkrankung keine AU)
Eingabe <4> bedeutet: Anfrage der eAU am 4. Tag der Krankmeldung. Beispiel: krank ab 15.02. = Anfrage am 19.02. (Mitarbeiter benötigen am 1. bis 3. Tag der Erkrankung keine AU; entspräche der gesetzlichen Regelung)

/Abteilungen, Baulohn/Einrichtung/Firmendaten, Register Sozialwesen, Tage bis ein Arzt bescheinigt oder
/Abteilungen, Baulohn/Einrichtung/Firmendaten, Aktionen Niederlassungen, Bearbeiten, Register Baulohn, SV und DEÜV, Tage bis ein Arzt bescheinigt
Webclient: Stammdaten, Einrichtung, Firmendaten, Register Sozialwesen, Tage bis ein Arzt bescheinigt oder 
Stammdaten, Einrichtung, Niederlassungen, Bearbeiten, Register Baulohn, SV und DEÜV, Tage bis ein Arzt bescheinigt

eAU, Übersicht Beschäftigung: Tage bis ein Arzt bescheinigt

Sofern es notwendig ist, kann in der Übersicht Beschäftigung die Eingabe zu <Tage bis ein Arzt bescheinigt> bearbeitet oder kontrolliert werden.

Stammdaten, Personalstamm, Nacharbeiten, Übersichten, Beschäftigung

eAU, notwendige Pflege des Ansprechpartners in den Firmen und Niederlassungsdaten

Es ist notwendig, den Ansprechpartner in den Firmen- und Niederlassungsdaten für die eAU-Meldungen nun sauber zu pflegen. Wir empfehlen, die Ansprechpartner vollständig in den Niederlassungen zu pflegen. Sofern keine Niederlassungen vorhanden sind, ist ein Standard-Adressat in der Adresse der Firma zu pflegen. In den Niederlassungen ist es der Adressat zu Bescheinigung Ansprechpartner. 
Die Adressaten müssen für den Baulohn immer mit vollständiger Telefonnummer und Email-Adresse angelegt sein.

Wenn kein Ansprechpartner ermittelt werden konnte, dann wird es, in dieser Reihenfolge, so versucht:
Bescheinigung Adressat laut Niederlassung. Bescheinigung Adressat Gehalt laut Niederlassung. Ansprechpartner Adressat laut Niederlassung. Abweichende Briefadresse, dort Standard-Adressat, laut Niederlassung. Adresse der Niederlassung mit Standard-Adressat. Adresse der Niederlassung selbst, mit einem Kürzel "HR" (Human Resources) davor. Anschließend im DEÜV-Empfänger: siehe gesonderter Absatz.

Abteilungen, Baulohn, Baulohn Einrichtung, Firmendaten, 
/Abteilungen, Baulohn, Baulohn Einrichtung, Firmendaten, Aktionen Niederlassungen
Webclient: Stammdaten, Einrichtung, Firmendaten, 
Stammdaten, Einrichtung, Niederlassungen 

eAU, wenn keine Niederlassungen vorliegen bzw. kein Adressat bei der Adresse der Firmendaten - Ansprechpartner im DEÜV-Empfänger

Wenn die notwendige Pflege des Ansprechpartners in den Firmen- und Niederlassungsdaten nicht möglich ist, kann auch eine Adresse mit einem Standard Adressaten bei den DEÜV-Empfängern eingetragen werden. Es zählt der Eintrag aus dem ersten DEÜV-Empfänger, der eine "Unsere Adressnr. E-Mail" hat, von dort der Standard-Adressat.

Hinweis
Die Adressaten müssen für den Baulohn immer mit vollständiger Telefonnummer und Email-Adresse angelegt sein.

Abteilungen, Baulohn, Stammdaten, DEÜV-Empfänger: Unsere Adressnummer E-Mail
Webclient: Stammdaten, Einrichtung, Sozialversicherung, DEÜV-Empfänger: Unsere Adressnummer E-Mail

eAU, Tage bis ein Arzt bescheinigt, einzelne Mitarbeiter

Wenn die Regel für einzelne Mitarbeiter anders sein soll, dann kann im Personalstamm eine abweichende, für den Mitarbeiter geltende Regel, nach der obigen Beschreibung hinterlegt werden.

/Stammdaten/Personalstamm, Register Beschäftigung, Tage bis ein Arzt bescheinigt
Webclient: Stammdaten, Personalstamm,  Register Beschäftigung, Tage bis ein Arzt bescheinigt

eAU, zu Tage bis ein Arzt bescheinigt, Anzahl der Rückmeldungen und Antwortstatus

Wichtiger Hinweis:
Wenn eAU Anfragen zu früh gestellt werden, dann wird die Krankenkasse zunächst immer eine Rückmeldung mit dem Antwortstatus <4 = AU liegt nicht vor> zurück melden. Wenn die eAU dann vorliegt, wird die Krankenkasse erst später die Anfrage mit den notwendigen Informationen in einem zweiten Datensatz zurückmelden.
Es bietet sich an, diese Anfragen und Datensätze zur Rückmeldung zu vermeiden, indem man nicht zu früh anfragt!

eAU, erneute Anfrage, wenn keine Rückmeldungen der Krankenkasse kommt

Wichtiger Hinweis:
Wenn angefragt wurde, und die Krankenkasse keine Rückmeldung übermittelt, kann für diese Erkrankung frühestens 5 Kalendertage nach der erstmaligen Anfrage eine erneute Anfrage durchgeführt werden.

eAU, erneute Anfrage, nach Rückmeldungen mit dem Kennzeichen 4 (eAU liegt nicht vor)

Wichtiger Hinweis:
Wenn angefragt wurde, und die Krankenkasse eine Rückmeldung übermittelt mit dem Antwortstatus <4 = AU liegt nicht vor>, kann für diese Erkrankung frühestens 14 Kalendertage nach der Erstellung der Rückmeldung = Erhalt/Transferdatum der Rückmeldung eine erneute Anfrage durchgeführt werden.

eAU, Werkstudenten, geringfügig und kurzfristig Beschäftigte

Für Werkstudenten, geringfügig und kurzfristig Beschäftigte, ist die Krankenkasse, bei der der Mitarbeiter versichert ist, im Personalstamm im Feld "Keine Beitragspflicht, versichert" auszuwählen. Die Anfrage muss an die Krankenkasse geschickt werden, wo der Mitarbeiter tatsächlich versichert ist, und nicht an die Krankenkasse, die die Beiträge erhält.
Das sind die Personengruppen 106, 109 und 110.

/Stammdaten/Personalstamm, Register Sozialversicherung, Keine Beitragspflicht, versichert
Webclient: Stammdaten, Personalstamm,  Register Sozialversicherung, Keine Beitragspflicht, versichert

eAU, wie wird eAU angefragt?

Für die Anfrage der eAU ist mitarbeiterbezogen ein Datensatz notwendig, der vom Anwender erfasst werden muss. Anfragen zur eAU sind nur bei gesetzlich versicherten Mitarbeitern möglich.

Nur mit dem erfassten Datensatz, der die Informationen enthalten muss, 

• wann hat sich der Mitarbeiter arbeitsunfähig gemeldet (Beginn der Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitgeber: Datum),

• warum hat der Mitarbeiter sich krank gemeldet (Abgabegrund: 01 Krankheit, 02 Arbeitsunfall oder Berufskrankheit, 03 Krankenhausbehandlung), ist eine Anfrage der eAU bei der zuständigen Krankenkasse möglich. Die Anfrage kann immer nur am nächsten Tag des Datums erfolgen, an dem der Mitarbeiter sich arbeitsunfähig gemeldet hat, da die übermittelte eAU des Arztes erst einen Tag später nach dem Beginn der Arbeitsunfähigkeit, nach der Datenübermittlung an die Krankenkasse vom Arzt, bei dieser vorliegen kann.

• Bestätigung des Sachbearbeiters durch die Auswahl des Abgabegrundes: Die Meldung durch den AN ist nach § 5 Abs. 1 EntgFG erfolgt.

Wichtiger Hinweis:

• Anfragen sind regelmäßig zu machen.

• Anfragen zu Folge-eAUs sind regelmäßig zu machen.

• Anfragen bei bestehender Arbeitsunfähigkeit, wenn ein Arztwechsel (Beispiel: Hausarzt zum Facharzt) vorliegt, sind zusätzlich/regelmäßig zu machen.

• Anfragen nur einmal im Monat, mit dem Ziel, alle eAU eines Mitarbeiters zu bekommen, sind nicht möglich.

• Sammelanfragen an eine Krankenkasse mit dem Ziel, alle eAU aller Mitarbeiter, die dort versichert sind, zu bekommen, ohne einzelne Datensätze für die Mitarbeiter zu erfassen, sind nicht möglich.

eAU, Erfassung des Datensatzes zur Anfrage

Datum = Datum der Krankmeldung des Mitarbeiters = 1. Tag der Arbeitsunfähigkeit. Erfassungen in der Zukunft sind nicht möglich.
Personalnummer des Mitarbeiters
Abgabegrund, die Auswahl: 01 Krankheit; 02 Arbeitsunfall oder Berufskrankheit; 03 Krankenhausbehandlung; 00 Sonstiges

/Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender/Aktionen, eAU Meldungen
Webclient: Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen

eAU, Schnittstelle zur Datenübernahme

Es gibt keine gesonderte Schnittstelle für die Datenübernahme der eAU aus z.B. Zeiterfassungssystemen: Bitte beachten Sie den folgenden Abschnitt: eAU, Lohnartenfunktion zum Erfassen und Übertragen einer eAU Abfrage aus der Berichtdatenerfassung

eAU, Lohnartenfunktion zum Erfassen und Übertragen einer eAU Abfrage aus der Berichtdatenerfassung

Wenn die Erfassung einer eAU-Abfrage in den Berichtsdaten erfolgen soll, können dazu Pseudolohnarten angelegt werden. Für jeden Abgabegrund der eAU eine Lohnart anlegen. Die Lohnart ist als Pseudolohnart (Bezugsart) zu definieren, und die jeweilige Funktion eintragen. Weitere Eingaben sind nicht notwendig.
Die Funktionen sind:  7901 für den Abgabegrund 01 der eAU (Krankheit), 7902 für den Abgabegrund 02 der eAU (Arbeitsunfall), 7903 für den Abgabegrund 03 der eAU (Krankenhaus).

Das Belegdatum in der Erfassung in den Berichtsdaten wird beim Übertragen zur eAU das Datum, an dem sich der Mitarbeiter arbeitsunfähig krank meldet.

Zum Übertragen der Datensätze aus den Berichtsdaten zur eAU: Ausführen, eAU schreiben

Nach dem Ausführen der Übertragung werden die Datensätze, die übertragen werden konnten, dazu im Berichtsdatenblatt gelöscht, das sind die Datensätze mit den Funktionen 7901, 7902 und 7903 (Abgabegründe). Es folgt eine Zusammenfassung, wie viele Datensätze geschrieben wurden, modifiziert wurden oder nicht:

Geschrieben
Gibt die Anzahl der übertragenen Datensätze zur eAU an. Das sind die LOA mit den Funktionen dazu. Diese wurden im Berichtsdatenblatt gelöscht.

Modifiziert
Wenn bereits eine Erfassung zur eAU vorliegt, diese aber noch nicht gesendet wurde, also noch ohne Transferdatum ist, wird diese „modifiziert“, d.h. überschrieben. Das ist z.B. der Fall, wenn sich der Abgabegrund ändert, bei gleichem Erfassungsdatum.

Ignoriert
Wenn eine Erfassung zur eAU vorliegt, und bereits versendet wurde (mit Transferdatum), wird diese „ignoriert“, d.h. nicht erneut geschrieben. Sie kann nicht mehr von den Berichtsdaten übertragen werden. Dies führt zu einem Fehler an der Zeile in den Berichtsdaten. Solch ein Datensatz kann im Berichtsdatenblatt gelöscht werden.

Vor dem Übertragen zur eAU aus den Berichtsdaten werden folgende Prüfungen zum Personalstamm ausgeführt:

• Sind die Angaben zur Sozialversicherung vorhanden?

• Ist eine Krankenkasse angegeben?

• Ist eine Sozialversicherungsnummer angegeben?

• Ist bei geringfügiger Beschäftigung die Krankenkasse: Keine Beitragspflicht, versichert, angegeben?

• Ist der Mitarbeiter/in zum Zeitpunkt beschäftigt?

• Ist der Mitarbeiter/in privatversichert?

Führt mindestens eine dieser Prüfungen zu einem Fehler, wird die Zeile nicht aus den Berichtsdaten übertragen und als fehlerhaft markiert. Solche Datensätze können im Berichtsdatenblatt gelöscht werden oder die Fehler bzw. Angaben zum Mitarbeiter/in sind zu korrigieren oder zu ergänzen.

Vor einem erneuten Versuch, die Berichtsdaten zur eAU zu übertragen, werden die Fehler zunächst gelöscht und komplett neu geprüft, um die Möglichkeit zu geben, Fehler zu beheben und die fehlerhaften Datensätze dann zur eAU übertragen. Das Übertragen zur eAU ist in jedem Buchblatt mit entsprechenden Datensätzen vorzunehmen.

Weitere Prüfungen finden in der Übersicht der eAU vor dem Versenden statt. Die eAU-Abfragen sind aus der Übersicht der eAU zu versenden.
Die Übersicht der eAU kann aus den Buchblättern aufgerufen werden: Nacharbeiten, eAU Meldungen; hier wird verschickt und empfangen.

Wenn eine Zeiterfassung diese Lohnarten mit dem korrekten Datum der Arbeitsunfähigkeitsmeldung des Mitarbeiters, ab wann er arbeitsunfähig krank ist (Belegdatum) liefert, kann das mit den anderen Berichtsdaten auf dem üblichen Weg importiert werden.

Stammdaten, Lohnarten, und
Vor der Abrechnung, Berichtsdaten, Bearbeiten Buchblatt: Ausführen, eAU schreiben und
Vor der Abrechnung, Berichtsdaten, Bearbeiten Buchblatt: Ausführen, Nacharbeiten, eAU Meldungen oder
Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen (zum Senden und Empfangen der eAU)

eAU, Verschicken des Datensatzes zur Anfrage

Auf dem erfassten Datensatz stehen und Aktionen, Senden Aktuell
Viele erfasste Datensätze: Aktionen, Senden Alle

Die Datensätze erhalten ein Transferdatum, wenn sie verschickt wurden. Datensätze, die noch nicht verschickt wurden oder nicht verschickt werden können, erhalten kein Transferdatum.

/Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender/Aktionen, eAU Meldungen
Webclient: Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen

eAU, Regeln zum Verschicken, frühestens nächster Tag

Eine Anfrage zur Übermittlung einer eAU darf erst einen Tag nach dem Datum der Krankmeldung des Mitarbeiters = 1. Tag der Arbeitsunfähigkeit verschickt werden.

eAU, Regeln zum Verschicken, später aufgrund Karenzzeit

Hintergrund ist, dass grundsätzlich am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit vom Arzt keine Daten bei der Krankenkasse vorliegen, aufgrund der Zeit, die es zur Datenübersendung und Verarbeitung vom Arzt zur Krankenkasse benötigt.

Die Anfrage wird erst nach 3 Tage ermöglicht, denn es zählt grundsätzlich erstmal die gesetzliche Regelung nach § 3 Entgeltfortzahlungsgesetzes (dreitägige Karenzzeit). Wenn eine andere Regel zählen soll, so kann diese bestimmt werden (siehe Vorbereitungen zur eAU).

Genauer heißt das, es wird erst am 5 Tag abgefragt. Beispiel:
    MA ab 15.02. krank ohne AU nach § 3 EntgFG                        =          1. Tag (dreitägige Karenzzeit)
   (15.02.) – 16.02.-17.02. ohne AU nach § 3 EntgFG                   =          2. und 3. Tag (dreitägige Karenzzeit)
    ab 18.02. Mitarbeiter geht zum Arzt                                          =          4. Tag
    ab 19.02. Arzt übermittelte eAU an KK                                     =          5. Tag
In diesem Beispiel ist die eAU erst am 19.02. vom Programm anzufragen. Eine vorherige Anfrage ist systemseitig zu unterbinden.
Wenn der Einzeldatensatz per <Senden Aktuell> verschickt wird, wird das mögliche früheste Datum der Anfrage angezeigt.
Wenn per <Alle Senden> verschickt wird, bleiben solche Anfragen offen, bis das Datum zum möglichen Versand erreicht wird und dann wird versendet.

eAU, Empfangen einer Rückmeldung nach erfolgter Anfrage

Die Datensätze in NEVARIS Baulohn empfangen: Aktionen, Empfangen
Es werden alle per Datensatz angefragten und bei einer Krankenkasse vorliegenden und zur Übermittlung bereitgestellten eAU übernommen. Die erhaltenen Datensätze haben alle die Kennung (Abgabegrund) 10 = Rückmeldung.
Die Rückmeldung enthält die Informationen zur eAU:

• Festgestellt, am

• AU seit

• AU bis

• Arbeitsunfall (Information)

• Arzt zugewiesen (Information)

• Unfallfolgen (Information)

• Stationär von (bei Krankenhausaufenthalt)

• Stationär bis (bei Krankenhausaufenthalt)

• Erstbescheinigung (Information)

• Folgebescheinigung (Information)

Wenn eine Anfrage von einer Krankenkasse abgewiesen wird oder zunächst bzw. keine AU der Krankenkasse vorliegt, wird folgendes übermittelt:

• Antwortstatus

• Text zum Antwortstatus

eAU, Empfangen einer Rückmeldung nach erfolgter Anfrage, Antwortstatus 1 oder 4

Wenn als Antwortstatus <1> = "Krankenkasse nicht zuständig" zurückgemeldet wird, dann ist die angefragte Krankenkasse nicht zuständig, oder nicht mehr zuständig. Die Anfrage ist an eine andere Krankenkasse zu stellen.

Wenn als Antwortstatus <4 >= "AU liegt nicht vor" zurückgemeldet wird, dann hat die angefragte Krankenkasse die AU nicht vorliegen, oder noch nicht vorliegen.
Die Krankenkasse wird, wenn die AU seit der Anfrage ihr innerhalb von 14 Kalendertagen vorliegt, diese automatisch rückwirkend übermitteln.

eAU, Empfangen mehrere Rückmeldung zu einer Anfrage

Es ist möglich, dass zu einer Anfrage mehrere Rückmeldungen kommen. Das wäre z.B. so, wenn der Mitarbeiter bei einer laufenden Erkrankung später stationär behandelt wird oder zum Facharzt wechselt, und diese neue eAU-Zeit in den Zeitraum fällt, den die Krankenkassen als Zeitraum zu einer Anfrage anerkennen. Ansonsten ist eine getrennte Anfrage zu stellen.
Mehrere Rückmeldungen werden eingelesen, wenn sich das Festgestellt_am, AU_seit, Voraussichtlich_AU_bis, Erstbescheinigung, Folgebescheinigung, Arbeitsunfall, D_Arzt_zugewiesen, Sonstiger_Unfall_Unfallfolgen, Aufnahmetag, Voraussichtliche_Dauer_der_KH_Behandlung unterscheiden. Nur wenn alle diese Felder gleich sind, wird diese Rückmeldung nicht nochmal importiert.

eAU, weitere Informationen in der Übersicht

In der Übersicht wird angezeigt, welche Eingaben bereits im Fehlzeitenkalender zum angefragten Datum der AU vorhanden sind:

• Fehlzeit am Tag

/Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender/Aktionen, eAU Meldungen

eAU, Folgebescheinigung, Erfassung des Datensatzes zur Anfrage einer Folgebescheinigung

Den Cursor auf die empfangene Rückmeldung zur eAU stellen, dann Aktionen: Folgebescheinigung
Es wird automatisch ein neuer Datensatz zur Anfrage erstellt, dieser Personalnummer, der Abgabegrund wird automatisch belegt und auch das Datum des 1. Tages der Folgebescheinigung wird automatisch aus der vorliegenden Rückmeldung (AU bis) ermittelt und auf den nächsten Tag generiert. Die Karenzzeit wird nicht geprüft, wenn eine Abfrage so als Folgebescheinigung erzeugt wird.

eAU, Folgebescheinigung, Verschicken des Datensatzes/der Anfrage einer Folgebescheinigung

Auf dem erfassten Datensatz stehen und Aktionen, Senden Aktuell
Viele erfasste Datensätze: Aktionen, Senden Alle

Die Datensätze erhalten ein Transferdatum, wenn sie verschickt wurden. Datensätze, die noch nicht verschickt wurden oder nicht verschickt werden können, erhalten kein Transferdatum.

/Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender/Aktionen, eAU Meldungen
Webclient: Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen

eAU, Folgebescheinigung, Regeln für den Versand von Folgebescheinigung zur eAU

Die Anfragen für Folgebescheinigungen werden erst am 2. Kalendertag der fortbestehenden Arbeitsunfähigkeit verschickt. Auch hier zählt: der Arzt muss die Folge-eAU erst an die Krankenkasse übermittelt haben, dann kann die Anfrage am nächsten Tag erfolgen. Die dreitägige Karenzzeit gilt hier nicht.

/Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender/Aktionen, eAU Meldungen
Webclient: Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen

eAU, Storno zur Anfrage

Wenn eine Anfrage versehentlich erfolgte, kann die Anfrage storniert werden. Dazu auf dem Datensatz der falschen Anfrage stehen. Stornierungen zu einer Anfrage können nur erstellt werden, wenn noch keine Antwort der Krankenkasse vorliegt. Die Rückmeldung mit dem Antwortstatus <4 >= "AU liegt nicht vor" zählt nicht als Antwort der Krankenkasse.
Aktionen: Stornieren

/Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender/Aktionen, eAU Meldungen
Webclient: Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen

eAU, weitere Details

Erfassungen sind nur für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer und nur bei Vorliegen einer Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit, die ein Vertragsarzt oder Vertragszahnarzt festgestellt hat (§ 295 Abs. 1 Satz 1 SGB V) oder Arbeitsunfähigkeit wegen Arbeitsunfall oder einer Berufskrankheiten (§ 201 Abs. 2 SGB VII) oder Arbeitsunfähigkeit bei stationärer Krankenhausbehandlung zu Lasten einer gesetzlichen Krankenversicherung (§ 301 Abs. 1 Satz 1 SGB V) möglich.

Privatversicherte Arbeitnehmer können nicht abgefragt werden.

Nicht zulässige Abfragen:

Eine Anfrage der eAU-Daten ist bei gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmern insbesondere beim Vorliegen einer Arbeitsunfähigkeit ohne Feststellung durch einen Vertragsarzt oder Vertragszahnarzt (dreitägige Karenzzeit), einer Präventions- oder Rehabilitationsmaßnahme eines Sozialversicherungsträgers, einer Vorsorgeleistung (Mutter-Kind- oder Vater-Kind-Maßnahme), eines ärztlichen Beschäftigungsverbotes nach § 16 Absatz 1 Mutterschutzgesetz, eines Bezugs von Kinder-Krankengeld oder Kinder-Verletztengeld oder einer durch einen Privatarzt festgestellten Arbeitsunfähigkeit nicht zulässig.
Abgabegrund, die Auswahl: 00 Sonstiges. Bei der Auswahl des Abgabegrundes 00 Sonstiges wird keine Anfragedatei erstellt.

Regeln zu Tage bis ein Arzt bescheinigt (dreitägige Karenzzeit).

Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender/Aktionen, eAU Meldungen
Webclient: Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen

eAU, knappschaftlich rentenversicherte Beschäftigte - DEÜV Empfänger der Meldung

Wenn eine eAU bei Beschäftigen, die knappschaftlich rentenversichert sind, verschickt wird, darf dies nicht an den Empfänger 98094032 geschickt werden. Der Empfänger der eAU ist die 9800006.

Das passiert automatisch nun.

/Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender/Aktionen, eAU Meldungen
Webclient: Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen

eAU, Lesezeichen setzen

In der Übersicht der kann jetzt auch ein Lesezeichen gesetzt werden, damit die Bearbeitung direkt aus dem Rollencenter Personalbuchhalter möglich ist.
Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen: Rechts oben Lesezeichen setzen.

eAU, Filtern

Es gibt div. Filtermöglichkeiten, auf Anfragen und Rückmeldungen zu filtern. Die gesetzten Filter können auch gespeichert werden.

eAU, Reguläre Rückmeldungen abschließen, als abgeschlossen kennzeichnen

Nicht mehr benötigte Vorgänge (Anfrage und Rückmeldung) können als abgeschlossen gekennzeichnet werden. Das Feld ist in der Übersicht editierbar, wenn die Übersicht auf bearbeiten steht.

Über eine Funktion in der Übersicht können alle Vorgänge, die eine Anfrage und Rückmeldung haben, abgeschlossen werden, dazu die folgende Funktion nutzen: Nacharbeiten, Reguläre Rückmeldungen Abschließen
Es werden alle Meldungen mit <abgeschlossen> gekennzeichnet, die eine reguläre Anfrage und Rückmeldung haben.

Die Übersicht kann dazu entsprechend gefiltert werden, und dieser Filter kann abgespeichert werden.
Auswählen, Nicht abgeschlossen

eAU, Berechtigungen

Es zählen grundsätzlich die Berechtigungen, wie sie auch für den Fehlzeitenkalender berücksichtigt werden sollen.

eAU, Feldberechtigungen zur Erfassung

Wenn Feldberechtigungen gelten zum Abrechnungskreis, zur Abteilung oder zur Niederlassung, kann keine eAU mehr für eine nicht berechtigte Personalnummer erfasst werden. Es wird eine Fehlermeldung ausgegeben: <Sie sind nicht berechtigt, die Personalnummer zu bearbeiten>Wenn die Erfassung aber erlaubt sein soll, gilt hier dasselbe wie für den Fehlzeitenkalender. Es kann eine Ausnahme bestimmt werden. Im Fehlzeitenkalender wird die Berechtigung dann nicht geprüft, wenn:
Personalbuchhaltung, Stammdaten, Einrichtung, Feldberechtigungen, Feldberechtigungen aktivieren, "Fehlzeitenkalender Berechtigung: Nicht prüfen" ist. 

Das gilt auch für die Erfassung der eAU.

eAU, Drucken

Es kann zur eAU gefiltert je Mitarbeiter, Abrechnungskreis, Niederlassung, Abteilung gedruckt werden. Der Zeitraum von/bis muss vorgeben werden. Es werden keine Seitenumbrüche je Mitarbeiter generiert, wenn mehrere Mitarbeiter ausgewertet werden.

Gedruckt werden:

• die Personalnummer, der Name und der Vorname,

• die Anfrage; mit dem Grund der Anfrage, mit dem Datum, an dem die Anfrage gestellt wurde (das ist das Transferdatum) und bei welcher Krankenkasse die Anfrage gestellt wurde,

• die Rückmeldung; mit dem Antwortstatus sofern 1 oder 4, wenn also keine (noch keine) eAU vorliegt

• die Rückmeldung; mit dem festgestellt am Datum, von/bis, ob ein Arbeitsunfall, Arzt (D-Arzt) zugewiesen oder Unfallfolgen vorliegen, stationär von/bis, Erstbescheinigung oder Folgebescheinigung, Fehlzeit (mit Fehlzeitengrund), die zu dieser Erkrankung im Fehlzeitenkalender bereits eingetragen ist.

• Gedruckt werden auch andere Fehlzeiten des Mitarbeiters, wie sie im Fehlzeitenkalender bereits eingetragen sind (z.B. Quarantäne, Mutterschutz, Elternzeit, etc.)

Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender/Aktionen, eAU Meldungen, Bericht, Fehlzeit Personal Druck
Webclient: Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen, Berichten

eAU, Rückmeldungen Lesedatum setzen

Wenn die Rückmeldungen zur eAU empfangen werden, dann wird bei jedem "Empfangen" vom Programm gemerkt, wann dies durchgeführt wurde. Das beschleunigt das Empfangen. Das Datum, auf das geprüft wird, ist das Änderungsdatum der Datei, das ist das Datum, an dem die Datei von der Krankenkasse erstellt wurde, nicht wann diese empfangen wurde. Das Lesedatum kann manuell bei Bedarf zurückgesetzt werden. Es wird zum Zurücksetzen zunächst das aktuelle Lesedatum angezeigt, das Datum kann auf einen Wert in der Vergangenheit geändert werden.

Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender/Aktionen, eAU Meldungen, Aktion, Funktion: Lesedatum setzen
Webclient: Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen, Nacharbeiten, Lesedatum setzen

eAU, Infobox zu Notizen

Zu jedem Datensatz können in der Infobox Notizen eigene Notizen zu den eAU-Anfragen oder Rückmeldungen gemacht werden.

eAU, Fehlzeiten aus Rückmeldungen in den Fehlzeitenkalender übertragen

Wenn die Rückmeldungen zur eAU empfangen wurden, können diese in den Fehlzeitenkalender übertragen werden. Dazu kann zu jeder Rückmeldung die Fehlzeit, die in den Fehlzeitenkalender übertragen werden soll, in der Spalte <Fehlzeit> eingetragen werden. Es wird nicht geprüft, welche Fehlzeit zur Rückmeldung eingetragen wird. Übertragen werden nur Rückmeldungen die einen Eintrag zur Fehlzeit haben.
Wenn bereits eine Fehlzeit vorliegt, d.h. diese wurde ggf. vorher bereits erfasst, dann wird dies in der Spalte <Fehlzeit am Tag> angezeigt.

Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender/Aktionen, eAU Meldungen, Aktion, Fehlzeit eintragen oder Alle Fehlzeiten übertragen
Webclient: Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen, Ausführen, Fehlzeit eintragen oder Alle Fehlzeiten übertragen

eAU, Fehlzeiten aus einer Rückmeldung übernehmen, Vorschlag des Bezuges auf eine Vorerkrankung

Wenn es eAU-Rückmeldungen gibt, die sich mit einem vorhanden Eintrag im Fehlzeitenkalender überschneiden, dann wird bei der einzelnen Ausführung zur Übernahme in den Fehlzeitenkalender nun auch der Vorschlag auf den Bezug zu einer Vorerkrankung gemacht. Dieser Vorschlag kann, wie auch bisher bei der manuellen Erfassung einer Fehlzeitenperiode im Fehlzeitkalender, mit ja oder nein bestätigt werden.

Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen, Ausführen, Fehlzeit eintragen

eAU, Folgebescheinigung ohne AU_seit, Fehlzeit eintragen

Bei einer Rückmeldung zur eAU, wenn es sich um eine Folgebescheinigung handelt, wird das Datum, seit wann die Arbeitsunfähigkeit besteht <AU_seit> nicht mitgeliefert. Das ergibt sich aus der Erstbescheinigung. Es wird nur das neue Datum geliefert, bis wann die Arbeitsunfähigkeit <AU_bis> besteht.

Damit auch bei einer Folgebescheinigung die Funktion <Fehlzeit eintragen> genutzt werden kann, wird das Datum, ab wann die Arbeitsunfähigkeit weiter besteht, für den weiteren Eintrag im Fehlzeitenkalender ermittelt.

Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender, Aktionen, eAU Meldungen, Empfangen
Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender, Aktionen, eAU Meldungen, Fehlzeit eintragen

Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen, Ausführen, Empfangen
Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen, Ausführen, Fehlzeit eintragen

eAU, Fehlzeiten aus Rückmeldungen in den Fehlzeitenkalender übertragen  <Alle Fehlzeiten übertragen>

Beim Übertragen mit der Aktion <Alle Fehlzeiten übertragen> kann nicht mehr auf die Vorerkrankungen referenziert werden, dies müsste im Nachhinein erfolgen, sofern notwendig.
Wir empfehlen, die Aktion einzeln je Mitarbeiter auszuführen mit <Fehlzeit eintragen>.

eAU, Fehlzeiten aus Rückmeldungen in den Fehlzeitenkalender übertragen - Filter benutzen für <Alle Fehlzeiten übertragen>

Wenn die Rückmeldungen zur eAU empfangen wurden und mit der Ausführung <Alle Fehlzeiten übertragen> gefiltert übergeben werden sollen, so kann zuvor in der Übersicht gefiltert werden. Das, was gefiltert ist, wird dann auch nur übertragen.
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eAU, einzelne Rückmeldungen in den Fehlzeitenkalender übertragen

Es bietet sich an, zunächst Rückmeldungen, die einen Bezug auf eine Vorerkrankung bekommen sollen, einzeln zu übertragen.
Wie? Ausführen, Fehlzeit eintragen.
Die Informationen der eAU aus der Rückmeldung werden in der Erfassungskarte zur Fehlzeit vorgeschlagen und können auch noch geändert werden, ebenso kann der Bezug auf eine Vorerkrankung ausgewählt werden.
Welche Informationen werden vorgeschlagen?
AU durch Unfall: Kennzeichen wird automatisch übernommen, wenn die Rückmeldung zu Arbeitsunfall oder Arbeitsunfallfolgen diese Informationen enthält.
Ärztliche-AU-Bescheinigung: Kennzeichen wird automatisch übernommen, weil der Datensatz die Bescheinigung des Arztes ist.

Das Kennzeichen Schädigung durch Dritten ist nicht, auch wenn es zutreffen würde, in der Rückmeldung enthalten. Es muss, wenn es zutrifft, manuell gesetzt werden und kann dann in einen AAG-Antrag zur Umlage 1 übernommen worden. Bei den Anträgen zur Erstattung muss, wenn eine Schädigung durch einen Dritten vorliegt, die Frage beantwortet werden, ob der Arbeitgeber seinen Anspruch auf Schadensersatz der Lohnfortzahlung gegenüber diesem Dritten bis zur Höhe des Erstattungsbetrags an die Krankenkasse abtritt; nur dann ist die Kasse zur Erstattung verpflichtet.

eAU, mehrere Rückmeldungen in den Fehlzeitenkalender übertragen

Wenn einzelne Rückmeldungen zunächst übertragen wurden, können anschließend auch mehrere z.B. einzelne Erkrankungen, die keinen bestimmten Bezug auf Vorerkrankungen erhalten sollen, übertragen werden.

eAU, Regeln beim Übertragen der Rückmeldungen in den Fehlzeitenkalender

Es gelten die gleichen Regeln wie bisher, wenn Fehlzeiten erfasst wurden, auch zum Übertragen. Ggf. sind bereits vorhandene Einträge im Fehlzeitenkalender zu löschen oder anzupassen, damit die Fehlzeit übertragen bzw. eingetragen werden kann. 

eAU, Quittungen

Für die eAU erwarten die Krankenkassen auf ihre Rückmeldungen Antworten, ebenso wie in anderen Verfahren; diese können erstellt werden, wenn die Informationen der Rückmeldungen zur eAU empfangen/eingelesen werden. 
Die Quittungsdateien werden in den Perfidia-Ordner ...\pem\sendq gestellt, von Perfidia nicht angezeigt, aber automatisch gesendet, wenn die nächste Verbindung hergestellt wird. Wenn Dateien erstellt werden, wird dies in einer Quittungsübersicht vermerkt.
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eAU, Änderungen ab 01.01.2024

eAU, Maschinelle Weiterleitung von eAU's ab dem 01.01.2024

Wenn ein Mitarbeiter die Krankenkasse wechselt und sich dadurch Überschneidungen ergeben, werden die AU-Zeiten von der alten Krankenkassen ab dem 01.01.2024 nun an die neue Krankenkasse weitergeleitet. Folgende Regeln zählen dazu:

• Annehmende und abgebende Krankenkasse kennen sich.

• Daten werden von der alten Krankenkasse bis zum Abschluss des Kassenwechsels angenommen und dem Arbeitgeber bei Anfrage zum Abruf zur Verfügung gestellt.

• Anfragen an die neue Krankenkasse vor Abschluss des Kassenwechsels werden mit GD4 beantwortet und die Anfrage des Arbeitgebers an die alte Krankenkasse weitergeleitet.

• Diese prüft und beantwortet zusätzlich die Anfrage des Arbeitgebers.

• Damit können zu einer Anfrage 2 Antworten von unterschiedlichen Krankenkassen kommen.

Die Datensätze sind an der unterschiedlichen Datensatz-ID und an der unterschiedlichen Krankenkasse im Datensatz zu erkennen.

eAU, Löschen von Datensätzen ab 01.01.2024

Das Löschen von Datensätzen in der Übersicht der eAU ist nur noch möglich, wenn der Datensatz kein Transferdatum enthält. Sofern ein Löschen notwendig ist, muss das Transferdatum zuvor entfernt werden.

Nacharbeiten, <Transferdatum entfernen>
(Achtung: Die Ausführung <Transferdatum entfernen Alle>, entfernt alle Einträge zum Transferdatum, die in der Übersicht angezeigt werden!)

eAU, Abfrage einer Folgebescheinigung geänderte Prüfungen und Erfassung

Eine Folgebescheinigung kann nun auch erfasst werden. Bei der Erfassung einer Folgebescheinigung muss dazu das Kennzeichen Folgebescheinigung manuell gesetzt werden. Dies ist nur möglich, wenn keine Rückmeldung vorliegt.
Diese Erfassung kann ausgeführt werden, wenn auf eine vorherige Erstabfrage keine Rückmeldung erfolgte (z. B., weil der Arzt noch nicht teilnimmt oder die Erkrankung im Ausland begonnen hat). Die vorherige Abfrage muss aber verschickt worden sein, also ein Transferdatum enthalten. Das wird geprüft. Wenn eine Rückmeldung vorliegt, ist die Funktion für das Erstellen eine Folgebescheinigungsabfrage auszuführen. Dazu muss der Cursor auf einer Rückmeldung (Grund 10) stehen, dann: Vorbereiten, Folgebescheinigung.

Es muss auch keine Fehlzeit für die vorherige Abfrage im Fehlzeitenkalender mehr eingetragen sein, dies kann der Fall sein, weil die ersten Tage ggf. die Karenzzeit sind oder nicht bezahlt wurden.
Erfassung: in der Übersicht das Kennzeichen Folgebescheinigung setzen.

Vorbereiten, Folgebescheinigung

eAU, Prüfungen zum Personalstamm

Wenn ein neuer Mitarbeiter angelegt wird und die folgenden Angaben nicht korrekt enthalten sind, wird bei der Erfassung einer eAU-Abfrage ein Fehler ausgegeben. Geprüft werden die Angaben zum

• Vornamen,

• Familiennamen,

• Geburtsnamen und

• Geburtsort.

Es werden die Prüfungen angewandt, die auch bei der manuellen Prüfung des Personalstamms und bei der Ausführung von Meldungen zur Sozialversicherung ausgeführt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass keine falschen Daten übermittelt werden oder der Datensatz unvollständig wäre.

Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen: Neu

Weiteres

Es wurden Anpassungen auf Seiten der gelieferten Daten vorgenommen. Bei den Krankenkassen wurden erweiterte Prüfungen eingeführt, um von den Ärzten übermittelte Fehler abzufangen. Stand heute nehmen aber weiterhin noch nicht alle Ärzte an dem Verfahren teil, daher können einige Anfragen von den Krankenkassen nicht beantwortet werden.

Eine eAU kann nur innerhalb eines Zeitraumes von 4 Jahren nach Ablauf des vom AU-Zeitraumes betroffenen Kalenderjahres abgefragt werden.

Zur Datensatz-ID

Wenn das Transferdatum entfernt wird, wird automatisch eine neue Datensatz-ID vom Programm vergeben. Es ist nicht erlaubt mehrfach mit der identischen Datensatz-ID abzufragen. Krankenkassen antworten immer mit Bezug auf die Datensatz-ID. NEVARIS Finance Baulohn referenziert die Antwort der Krankenkasse auf die Datensatz-ID, wenn diese aus der ersten Abfrage nicht mehr im Programm vorhanden ist, kann eine Antwort nicht mehr eingelesen werden. Sofern die Krankenkasse also auf die erste Abfrage antwortet und nicht auf die zweite ist eine Übernahme des Datensatzes nicht möglich.

Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU-Meldungen

eAU, Änderungen ab 01.01.2025 

Ab 01.01.2025 gilt eine neue Datensatzversion (2.0) für die Meldungen und Rückmeldungen.

Die Anpassungen ab 01.01.2025 umfassen:

• neue Rückmeldegründe der Krankenkassen,

• die Integration des tatsächlichen Entlass-Tages bei der Rückmeldung zu stationären Krankenhausaufenthalten und

• die Integration von Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtungen in das eAU-Abrufverfahren.

eAU, neue Rückmeldegründe der Krankenkassen ab 01.01.2025

Ab 01.01.2025 gibt es - inklusive der bereits bestehenden Gründe - diese Rückmeldegründe bzw. folgende Antworten (<Antwortstatus> und <Text Antwortstatus>) der Krankenkassen:

• 1 = Unzuständige Krankenkasse / unbekannte Person

• 2 = AU
  Neu: Es handelt sich um eine AU.

• 3 = Krankenhaus
  Neu: Es handelt sich um einen stationären Aufenthalt.

• 4 = Nachweis liegt nicht vor

• 5 = Reha/Vorsorge (Stationäre Reha- und Vorsorgemaßnahmen)
  Neu: Es werden Zeiten von stationären Rehabilitations- und Vorsorgemaßnahmen bereitgestellt.

• 6 = Teilstationäre Krankenhausbehandlung
  Neu: Wenn ein teilstationärer Krankenhausaufenthalt vorliegt, informiert die zuständige Krankenkasse, dass ein Nachweis vorliegt, jedoch ohne Angabe der genauen Zeiten des Aufenthaltes.
  Der Meldegrund 6 enthält keine konkreten Zeitangaben, da der Patient ggf. während eines Quartals an verschiedenen Tagen zur teilstationären Behandlung kommt. Für diese einzelnen Tage kommen keine Bescheinigungen durch das Krankenhaus an die Krankenkasse. Erst mit der Abrechnung erfährt die Krankenkasse, an welchen Tagen die Person im Krankenhaus zur Behandlung war. Von daher bekommt der Arbeitgeber eine Mitteilung (keine eAU), dass der Mitarbeiter zur teilstationären Behandlung im Krankenhaus aufgenommen wurde, also mit der Aufnahmeanzeige. Die Felder „Nachweis_seit“, „Voraussichtlich_Nachweis_bis“ und „Tatsaechlich_Nachweis_bis“ werden nicht gefüllt. Das bedeutet, dass bei der späteren Abrechnung des Krankenhauses mit der Krankenkasse keine anderen Daten übermittelt werden könnten und damit eine „Korrektur“ unterbleibt. Es werden keine inhaltlichen Angaben zum Beginn und zur Dauer der Abwesenheit übermittelt. Es erfolgt eine Information, dass ein Nachweis der Arbeitsunfähigkeit auf anderem Wege (außerhalb des eAU-Verfahrens durch die beschäftigte Person) erfolgen sollte.

• 7 = In Prüfung (Zwischenmeldung bei Klärung falscher Angaben)
  Neu: Sofern eine AU-Bescheinigung in Papierform vorliegt, die ungültige Daten enthält und eine Korrektur vom Versicherten angefordert wurde, erhält der Arbeitgeber eine Rückmeldung mit dem Meldegrund "In Prüfung". Wird innerhalb von 28 Tagen eine korrigierte AU-Bescheinigung eingereicht, erhält der Arbeitgeber aktiv eine Rückmeldung mit den AU-Daten.

• 8 = Anderer Nachweis liegt vor (ausländische oder privatärztliche AU)
  Neu: Beim Vorliegen von ausländischen oder privatärztlichen AU-Zeiten informiert die zuständige Krankenkasse ebenfalls, dass ein Nachweis vorliegt ohne Angabe der genauen Zeiten.
  Es werden keine inhaltlichen Angaben zum Beginn und zur Dauer der Abwesenheit übermittelt. Es erfolgt eine Information, dass ein Nachweis der Arbeitsunfähigkeit auf anderem Wege (außerhalb des eAU-Verfahrens durch die beschäftigte Person) erfolgen sollte.

• 9 = Weiterleitungsverfahren nach § 304 SGB V (Weiterleitung/Zwischennachricht bei Kassenwechsel)
  Neu: Wenn eine AU-Abfrage des Arbeitgebers während eines laufenden Kassenwechsels an die Vorkasse weitergeleitet wurde (weil der Folgekasse noch keine AU-Daten vorliegen), erhält der Arbeitgeber von der Folgekasse eine Rückmeldung mit dem Meldegrund "Weiterleitungsverfahren" (Rückmeldegrund 9). Zusätzlich erhält der Arbeitgeber auch eine Rückmeldung von der Vorkasse.

Abfragen zur Reha/Vorsorge oder Teilstationäre Krankenhausbehandlung sind mit den bekannten Abgabegründen durchzuführen.

Weitere Anpassungen zum Verfahren ab 01.01.2025:

eAU, Integration des tatsächlichen Entlass-Tages zu stationären Krankenhausaufenthalten

Ab 01.01.2025 wird bei stationären Krankenhausaufenthalten das Endedatum des Aufenthaltes (Tatsächlich_Stationär_bis) aktiv übermittelt. Eine erneute Abfrage ist dazu nicht mehr nötig. Dies gilt unter der Voraussetzung, dass eine AU-Abfrage vorliegt und zuvor das voraussichtliche Entlassungsdatum (Voraussichtlich_Nachweis_bis)zurückgemeldet wurde. Dafür gibt es ein neues Feld "Tatsächlich_Stationär_bis". Der direkte Aufnahmetag wird nicht mehr übermittelt.

Zu beachten: Wenn der tatsächliche stationäre Krankenhausaufenthalt kürzer ist, dann ist die Korrektur im Fehlzeitenkalender händisch vorzunehmen. Daher wird auch das tatsächliche Datum nicht mit in den Vorschlag zum Erzeugen von Fehlzeiten übernommen.

eAU, Integration von Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtungen in das eAU-Abrufverfahren

Ab 01.01.2025 wird der Teilnehmerkreis am eAU-Meldeverfahren erweitert. Ab dem 01.01.2025 nehmen auch Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtungen am eAU-Abrufverfahren teil. Die Abfrage erfolgt mit den bekannten Abgabegründen für die Abfrage einer eAU, es gibt keine getrennten Abgabegründe dafür.

Zu beachten: Wurde dem Arbeitgeber nur das voraussichtliche Endedatum via "Voraussichtlich_Nachweis_bis“ übermittelt, weil der stationäre Aufenthalt zum Zeitpunkt der Anfrage noch nicht beendet war, erfolgt bei Vorsorge- oder Rehabilitationseinrichtungen keine proaktive Rückmeldung zum tatsächlichen Ende im Gegensatz zu stationären Krankenhausaufenthalten. Der Arbeitgeber muss also eine erneute Anfrage stellen.

eAU, Zwischennachrichten (Meldegründe 4, 7 und 9)

Bei den neuen Meldegründen 7 und 9 handelt es sich um sogenannte Zwischennachrichten wie bei Meldegrund 4 bisher. Eine Zwischennachricht bedeutet, dass es sich hierbei um keine abschließende Rückmeldung der Krankenkasse handelt. Innerhalb von 14 Kalendertagen (Grund „4“ und „9“) oder innerhalb von 28 Kalendertagen (Grund „7“) kann die Krankenkasse proaktiv nochmals auf die eAU-Anfrage antworten. In diesem Zeitraum kann seitens des Arbeitgebers – ähnlich wie bei dem EEL-Verfahren – keine weitere Anfrage für den gleichen Sachverhalt gestellt werden.

eAU, anderer Nachweis (Meldegrund 8)

Bei dem neuen Meldegrund 8 (Anderer Nachweis liegt vor) handelt es sich um eine abschließende Nachricht. Es darf keine erneute Abfrage erstellt werden. Dazu wird eine Fehlermeldung ausgegeben, dass die Abfrage nicht erneut gesendet werden darf.

Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen (zum Senden und Empfangen der eAU)

Perfidia, neue Baulohn-Lizenz für das eAU-Verfahren

Für das eAU-Verfahren ist auch eine neue Perfidia-Lizenz notwendig, die wir zur Verfügung stellen, das erfolgte am 03.06.2022 an die zuständigen Mitarbeiter/innen in Ihrem Unternehmen.