eAU, Abruf, Annahme und Verarbeitung von Arbeitsunfähigkeitszeiten

Es besteht ab sofort die Möglichkeit, die Pilotphase des eAU-Verfahrens bis 31.12.2022 zu nutzen. Bitte beachten Sie, dass dafür noch die neue Baulohn-Perfidia-Lizenz benötigt wird, die wir in Kürze ausliefern. 

Wir empfehlen bereits jetzt das Pilotverfahren zu nutzen, dazu bieten wir Ihnen in unserer Akademie Online-Seminare an. Bitte machen Sie sich schon jetzt, und nicht erst mit dem Jahreswechsel, mit der Handhabe im Programm und den ggf. neuen und zu ändernden organisatorischen Abläufe in Ihrem Unternehmen vertraut. 

Das Pilotverfahren kann jederzeit, ohne eine Registrierung, begonnen werden.
Vorteil: Sie erhalten in dem Pilotverfahren bis 31.12.2022 weiterhin die bekannten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in Papierform von Ihren Arbeitnehmern und zusätzlich zum Abgleich den elektronischen Datensatz von der Krankenkasse = die zukünftige eAU.

eAU, Vorbereitungen (elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung)

eAU, Tage bis ein Arzt bescheinigt, Firmendaten, Niederlassungen

Sofern die gesetzliche Regelung nach § 3 Entgeltfortzahlungsgesetzes (EntgFG), dreitägige Karenzzeit, nicht greifen soll, ist bei der Firmendaten oder Niederlassungsdaten einzugeben, wann Arbeitnehmer einer Firma oder Niederlassung eine AU vorlegen müssen.
Keine Eingabe = blank bedeutet: Die Anfrage der eAU wird erst am 5. Tag erfolgen. Beispiel: siehe unten. (Mitarbeiter benötigen für den 1. bis 3. Tag der Erkrankung keine AU = dreitägige Karenzzeit).
Eingabe <1> bedeutet: Anfrage der eAU am nächsten Tag der Krankmeldung. Beispiel: krank ab 15.02. = Anfrage am 16.02. (frühester Tag der Anfrage, Mitarbeiter benötigen ab dem 1. Tag der Erkrankung eine AU)
Eingabe <2> bedeutet: Anfrage der eAU am 2. Tag der Krankmeldung. Beispiel: krank ab 15.02. = Anfrage am 17.02. (Mitarbeiter benötigen am 1. Tag der Erkrankung keine AU)
Eingabe <3> bedeutet: Anfrage der eAU am 3. Tag der Krankmeldung. Beispiel: krank ab 15.02. = Anfrage am 18.02. (Mitarbeiter benötigen am 1. bis 2. Tag der Erkrankung keine AU)
Eingabe <4> bedeutet: Anfrage der eAU am 4. Tag der Krankmeldung. Beispiel: krank ab 15.02. = Anfrage am 19.02. (Mitarbeiter benötigen am 1. bis 3. Tag der Erkrankung keine AU; entspräche der gesetzlichen Regelung)

/Abteilungen, Baulohn/Einrichtung/Firmendaten, Register Sozialwesen, Tage bis ein Arzt bescheinigt oder
/Abteilungen, Baulohn/Einrichtung/Firmendaten, Aktionen Niederlassungen, Bearbeiten, Register Baulohn, SV und DEÜV, Tage bis ein Arzt bescheinigt
Webclient: Stammdaten, Einrichtung, Firmendaten, Register Sozialwesen, Tage bis ein Arzt bescheinigt oder 
Stammdaten, Einrichtung, Niederlassungen, Bearbeiten, Register Baulohn, SV und DEÜV, Tage bis ein Arzt bescheinigt

eAU, Übersicht Beschäftigung: Tage bis ein Arzt bescheinigt

Sofern es notwendig ist, kann in der Übersicht Beschäftigung die Eingabe zu <Tage bis ein Arzt bescheinigt> bearbeitet oder kontrolliert werden.

Stammdaten, Personalstamm, Nacharbeiten, Übersichten, Beschäftigung

eAU, notwendige Pflege des Ansprechpartners in den Firmen und Niederlassungsdaten

Es ist notwendig, den Ansprechpartner in den Firmen- und Niederlassungsdaten für die eAU-Meldungen nun sauber zu pflegen. Wir empfehlen, die Ansprechpartner vollständig in den Niederlassungen zu pflegen. Sofern keine Niederlassungen vorhanden sind, ist ein Standard-Adressat in der Adresse der Firma zu pflegen. In den Niederlassungen ist es der Adressat zu Bescheinigung Ansprechpartner. 
Die Adressaten müssen für den Baulohn immer mit vollständiger Telefonnummer und Email-Adresse angelegt sein.

Wenn kein Ansprechpartner ermittelt werden konnte, dann wird es, in dieser Reihenfolge, so versucht:
Bescheinigung Adressat laut Niederlassung. Bescheinigung Adressat Gehalt laut Niederlassung. Ansprechpartner Adressat laut Niederlassung. Abweichende Briefadresse, dort Standard-Adressat, laut Niederlassung. Adresse der Niederlassung mit Standard-Adressat. Adresse der Niederlassung selbst, mit einem Kürzel "HR" (Human Resources) davor. Anschließend im DEÜV-Empfänger: siehe gesonderter Absatz.

Abteilungen, Baulohn, Baulohn Einrichtung, Firmendaten, 
/Abteilungen, Baulohn, Baulohn Einrichtung, Firmendaten, Aktionen Niederlassungen
Webclient: Stammdaten, Einrichtung, Firmendaten, 
Stammdaten, Einrichtung, Niederlassungen 

eAU, wenn keine Niederlassungen vorliegen bzw. kein Adressat bei der Adresse der Firmendaten - Ansprechpartner im DEÜV-Empfänger

Wenn die notwendige Pflege des Ansprechpartners in den Firmen- und Niederlassungsdaten nicht möglich ist, kann auch eine Adresse mit einem Standard Adressaten bei den DEÜV-Empfängern eingetragen werden. Es zählt der Eintrag aus dem ersten DEÜV-Empfänger, der eine "Unsere Adressnr. E-Mail" hat, von dort der Standard-Adressat.

Hinweis
Die Adressaten müssen für den Baulohn immer mit vollständiger Telefonnummer und Email-Adresse angelegt sein.

Abteilungen, Baulohn, Stammdaten, DEÜV-Empfänger: Unsere Adressnummer E-Mail
Webclient: Stammdaten, Einrichtung, Sozialversicherung, DEÜV-Empfänger: Unsere Adressnummer E-Mail

eAU, Tage bis ein Arzt bescheinigt, einzelne Mitarbeiter

Wenn die Regel für einzelne Mitarbeiter anders sein soll, dann kann im Personalstamm eine abweichende, für den Mitarbeiter geltende Regel, nach der obigen Beschreibung hinterlegt werden.

/Stammdaten/Personalstamm, Register Beschäftigung, Tage bis ein Arzt bescheinigt
Webclient: Stammdaten, Personalstamm,  Register Beschäftigung, Tage bis ein Arzt bescheinigt

eAU, zu Tage bis ein Arzt bescheinigt, Anzahl der Rückmeldungen und Antwortstatus

Wichtiger Hinweis:
Wenn eAU Anfragen zu früh gestellt werden, dann wird die Krankenkasse zunächst immer eine Rückmeldung mit dem Antwortstatus <4 = AU liegt nicht vor> zurück melden. Wenn die eAU dann vorliegt, wird die Krankenkasse erst später die Anfrage mit den notwendigen Informationen in einem zweiten Datensatz zurückmelden.
Es bietet sich an, diese Anfragen und Datensätze zur Rückmeldung zu vermeiden, indem man nicht zu früh anfragt!

eAU, erneute Anfrage, wenn keine Rückmeldungen der Krankenkasse kommt

Wichtiger Hinweis:
Wenn angefragt wurde, und die Krankenkasse keine Rückmeldung übermittelt, kann für diese Erkrankung frühestens 5 Kalendertage nach der erstmaligen Anfrage eine erneute Anfrage durchgeführt werden.

eAU, erneute Anfrage, nach Rückmeldungen mit dem Kennzeichen 4 (eAU liegt nicht vor)

Wichtiger Hinweis:
Wenn angefragt wurde, und die Krankenkasse eine Rückmeldung übermittelt mit dem Antwortstatus <4 = AU liegt nicht vor>, kann für diese Erkrankung frühestens 14 Kalendertage nach der Erstellung der Rückmeldung = Erhalt/Transferdatum der Rückmeldung eine erneute Anfrage durchgeführt werden.

eAU, Werkstudenten, geringfügig und kurzfristig Beschäftigte

Für Werkstudenten, geringfügig und kurzfristig Beschäftigte, ist die Krankenkasse, bei der der Mitarbeiter versichert ist, im Personalstamm im Feld "Keine Beitragspflicht, versichert" auszuwählen. Die Anfrage muss an die Krankenkasse geschickt werden, wo der Mitarbeiter tatsächlich versichert ist, und nicht an die Krankenkasse, die die Beiträge erhält.
Das sind die Personengruppen 106, 109 und 110.

/Stammdaten/Personalstamm, Register Sozialversicherung, Keine Beitragspflicht, versichert
Webclient: Stammdaten, Personalstamm,  Register Sozialversicherung, Keine Beitragspflicht, versichert

eAU, wie wird eAU angefragt?

Für die Anfrage der eAU ist mitarbeiterbezogen ein Datensatz notwendig, der vom Anwender erfasst werden muss. Anfragen zur eAU sind nur bei gesetzlich versicherten Mitarbeitern möglich.

Nur mit dem erfassten Datensatz, der die Informationen enthalten muss, 

• wann hat sich der Mitarbeiter arbeitsunfähig gemeldet (Beginn der Arbeitsunfähigkeit beim Arbeitgeber: Datum),
• warum hat der Mitarbeiter sich krank gemeldet (Abgabegrund: 01 Krankheit, 02 Arbeitsunfall oder Berufskrankheit, 03 Krankenhausbehandlung), ist eine Anfrage der eAU bei der zuständigen Krankenkasse möglich. Die Anfrage kann immer nur am nächsten Tag des Datums erfolgen, an dem der Mitarbeiter sich arbeitsunfähig gemeldet hat, da die übermittelte eAU des Arztes erst einen Tag später nach dem Beginn der Arbeitsunfähigkeit, nach der Datenübermittlung an die Krankenkasse vom Arzt, bei dieser vorliegen kann.
• Bestätigung des Sachbearbeiters durch die Auswahl des Abgabegrundes: Die Meldung durch den AN ist nach § 5 Abs. 1 EntgFG erfolgt.

Wichtiger Hinweis:

• Anfragen sind regelmäßig zu machen.
• Anfragen zu Folge-eAUs sind regelmäßig zu machen.
• Anfragen bei bestehender Arbeitsunfähigkeit, wenn ein Arztwechsel (Beispiel: Hausarzt zum Facharzt) vorliegt, sind zusätzlich/regelmäßig zu machen.
• Anfragen nur einmal im Monat, mit dem Ziel, alle eAU eines Mitarbeiters zu bekommen, sind nicht möglich.
• Sammelanfragen an eine Krankenkasse mit dem Ziel, alle eAU aller Mitarbeiter, die dort versichert sind, zu bekommen, ohne einzelne Datensätze für die Mitarbeiter zu erfassen, sind nicht möglich.

eAU, Erfassung des Datensatzes zur Anfrage

Datum = Datum der Krankmeldung des Mitarbeiters = 1. Tag der Arbeitsunfähigkeit. Erfassungen in der Zukunft sind nicht möglich.
Personalnummer des Mitarbeiters
Abgabegrund, die Auswahl: 01 Krankheit; 02 Arbeitsunfall oder Berufskrankheit; 03 Krankenhausbehandlung; 00 Sonstiges

/Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender/Aktionen, eAU Meldungen
Webclient: Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen

eAU, Schnittstelle zur Datenübernahme

Es gibt keine gesonderte Schnittstelle für die Datenübernahme der eAU aus z.B. Zeiterfassungssystemen: Bitte beachten Sie den folgenden Abschnitt: eAU, Lohnartenfunktion zum Erfassen und Übertragen einer eAU Abfrage aus der Berichtdatenerfassung

eAU, Lohnartenfunktion zum Erfassen und Übertragen einer eAU Abfrage aus der Berichtdatenerfassung

Wenn die Erfassung einer eAU-Abfrage in den Berichtsdaten erfolgen soll, können dazu Pseudolohnarten angelegt werden. Für jeden Abgabegrund der eAU eine Lohnart anlegen. Die Lohnart ist als Pseudolohnart (Bezugsart) zu definieren, und die jeweilige Funktion eintragen. Weitere Eingaben sind nicht notwendig.
Die Funktionen sind:  7901 für den Abgabegrund 01 der eAU (Krankheit), 7902 für den Abgabegrund 02 der eAU (Arbeitsunfall), 7903 für den Abgabegrund 03 der eAU (Krankenhaus).

Das Belegdatum in der Erfassung in den Berichtsdaten wird beim Übertragen zur eAU das Datum, an dem sich der Mitarbeiter arbeitsunfähig krank meldet.

Zum Übertragen der Datensätze aus den Berichtsdaten zur eAU: Ausführen, eAU schreiben

Nach dem Ausführen der Übertragung werden die Datensätze, die übertragen werden konnten, dazu im Berichtsdatenblatt gelöscht, das sind die Datensätze mit den Funktionen 7901, 7902 und 7903 (Abgabegründe). Es folgt eine Zusammenfassung, wie viele Datensätze geschrieben wurden, modifiziert wurden oder nicht:

Geschrieben
Gibt die Anzahl der übertragenen Datensätze zur eAU an. Das sind die LOA mit den Funktionen dazu. Diese wurden im Berichtsdatenblatt gelöscht.

Modifiziert
Wenn bereits eine Erfassung zur eAU vorliegt, diese aber noch nicht gesendet wurde, also noch ohne Transferdatum ist, wird diese „modifiziert“, d.h. überschrieben. Das ist z.B. der Fall, wenn sich der Abgabegrund ändert, bei gleichem Erfassungsdatum.

Ignoriert
Wenn eine Erfassung zur eAU vorliegt, und bereits versendet wurde (mit Transferdatum), wird diese „ignoriert“, d.h. nicht erneut geschrieben. Sie kann nicht mehr von den Berichtsdaten übertragen werden. Dies führt zu einem Fehler an der Zeile in den Berichtsdaten. Solch ein Datensatz kann im Berichtsdatenblatt gelöscht werden.

Vor dem Übertragen zur eAU aus den Berichtsdaten werden folgende Prüfungen zum Personalstamm ausgeführt:

• Sind die Angaben zur Sozialversicherung vorhanden?
• Ist eine Krankenkasse angegeben?
• Ist eine Sozialversicherungsnummer angegeben?
• Ist bei geringfügiger Beschäftigung die Krankenkasse: Keine Beitragspflicht, versichert, angegeben?
• Ist der Mitarbeiter/in zum Zeitpunkt beschäftigt?
• Ist der Mitarbeiter/in privatversichert?

Führt mindestens eine dieser Prüfungen zu einem Fehler, wird die Zeile nicht aus den Berichtsdaten übertragen und als fehlerhaft markiert. Solche Datensätze können im Berichtsdatenblatt gelöscht werden oder die Fehler bzw. Angaben zum Mitarbeiter/in sind zu korrigieren oder zu ergänzen.

Vor einem erneuten Versuch, die Berichtsdaten zur eAU zu übertragen, werden die Fehler zunächst gelöscht und komplett neu geprüft, um die Möglichkeit zu geben, Fehler zu beheben und die fehlerhaften Datensätze dann zur eAU übertragen. Das Übertragen zur eAU ist in jedem Buchblatt mit entsprechenden Datensätzen vorzunehmen.

Weitere Prüfungen finden in der Übersicht der eAU vor dem Versenden statt. Die eAU-Abfragen sind aus der Übersicht der eAU zu versenden.
Die Übersicht der eAU kann aus den Buchblättern aufgerufen werden: Nacharbeiten, eAU Meldungen; hier wird verschickt und empfangen.

Wenn eine Zeiterfassung diese Lohnarten mit dem korrekten Datum der Arbeitsunfähigkeitsmeldung des Mitarbeiters, ab wann er arbeitsunfähig krank ist (Belegdatum) liefert, kann das mit den anderen Berichtsdaten auf dem üblichen Weg importiert werden.

Stammdaten, Lohnarten, und
Vor der Abrechnung, Berichtsdaten, Bearbeiten Buchblatt: Ausführen, eAU schreiben und
Vor der Abrechnung, Berichtsdaten, Bearbeiten Buchblatt: Ausführen, Nacharbeiten, eAU Meldungen oder
Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen (zum Senden und Empfangen der eAU)

eAU, Verschicken des Datensatzes zur Anfrage

Auf dem erfassten Datensatz stehen und Aktionen, Senden Aktuell
Viele erfasste Datensätze: Aktionen, Senden Alle

Die Datensätze erhalten ein Transferdatum, wenn sie verschickt wurden. Datensätze, die noch nicht verschickt wurden oder nicht verschickt werden können, erhalten kein Transferdatum.

/Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender/Aktionen, eAU Meldungen
Webclient: Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen

Anschließend die Datenätze mit Perfidia verschicken.

eAU, Regeln zum Verschicken, frühestens nächster Tag

Eine Anfrage zur Übermittlung einer eAU darf erst einen Tag nach dem Datum der Krankmeldung des Mitarbeiters = 1. Tag der Arbeitsunfähigkeit verschickt werden.

eAU, Regeln zum Verschicken, später aufgrund Karenzzeit

Hintergrund ist, dass grundsätzlich am ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit vom Arzt keine Daten bei der Krankenkasse vorliegen, aufgrund der Zeit, die es zur Datenübersendung und Verarbeitung vom Arzt zur Krankenkasse benötigt.

Die Anfrage wird erst nach 3 Tage ermöglicht, denn es zählt grundsätzlich erstmal die gesetzliche Regelung nach § 3 Entgeltfortzahlungsgesetzes (dreitägige Karenzzeit). Wenn eine andere Regel zählen soll, so kann diese bestimmt werden (siehe Vorbereitungen zur eAU).

Genauer heißt das, es wird erst am 5 Tag abgefragt. Beispiel:
    MA ab 15.02. krank ohne AU nach § 3 EntgFG                        =          1. Tag (dreitägige Karenzzeit)
   (15.02.) – 16.02.-17.02. ohne AU nach § 3 EntgFG                   =          2. und 3. Tag (dreitägige Karenzzeit)
    ab 18.02. Mitarbeiter geht zum Arzt                                          =          4. Tag
    ab 19.02. Arzt übermittelte eAU an KK                                     =          5. Tag
In diesem Beispiel ist die eAU erst am 19.02. vom Programm anzufragen. Eine vorherige Anfrage ist systemseitig zu unterbinden.
Wenn der Einzeldatensatz per <Senden Aktuell> verschickt wird, wird das mögliche früheste Datum der Anfrage angezeigt.
Wenn per <Alle Senden> verschickt wird, bleiben solche Anfragen offen, bis das Datum zum möglichen Versand erreicht wird und dann wird versendet.

eAU, Empfangen einer Rückmeldung nach erfolgter Anfrage

  Zuvor die Protokolle in Perfidia abrufen. Was empfangen wird, ist im Posteingang von Perfidia bereits zu sehen.

Die Datensätze in NEVARIS Baulohn empfangen: Aktionen, Empfangen
Es werden alle per Datensatz angefragten und bei einer Krankenkasse vorliegenden und zur Übermittlung bereitgestellten eAU übernommen. Die erhaltenen Datensätze haben alle die Kennung (Abgabegrund) 10 = Rückmeldung.
Die Rückmeldung enthält die Informationen zur eAU:

• Festgestellt, am
• AU seit
• AU bis
• Arbeitsunfall (Information)
• Arzt zugewiesen (Information)
• Unfallfolgen (Information)
• Stationär von (bei Krankenhausaufenthalt)
• Stationär bis (bei Krankenhausaufenthalt)
• Erstbescheinigung (Information)
• Folgebescheinigung (Information)

Wenn eine Anfrage von einer Krankenkasse abgewiesen wird oder zunächst bzw. keine AU der Krankenkasse vorliegt, wird folgendes übermittelt:

• Antwortstatus
• Text zum Antwortstatus

eAU, Empfangen einer Rückmeldung nach erfolgter Anfrage, Antwortstatus 1 oder 4

Wenn als Antwortstatus <1> = "Krankenkasse nicht zuständig" zurückgemeldet wird, dann ist die angefragte Krankenkasse nicht zuständig, oder nicht mehr zuständig. Die Anfrage ist an eine andere Krankenkasse zu stellen.

Wenn als Antwortstatus <4 >= "AU liegt nicht vor" zurückgemeldet wird, dann hat die angefragte Krankenkasse die AU nicht vorliegen, oder noch nicht vorliegen.
Die Krankenkasse wird, wenn die AU seit der Anfrage ihr innerhalb von 14 Kalendertagen vorliegt, diese automatisch rückwirkend übermitteln.

eAU, Empfangen mehrere Rückmeldung zu einer Anfrage

Es ist möglich, dass zu einer Anfrage mehrere Rückmeldungen kommen. Das wäre z.B. so, wenn der Mitarbeiter bei einer laufenden Erkrankung später stationär behandelt wird oder zum Facharzt wechselt, und diese neue eAU-Zeit in den Zeitraum fällt, den die Krankenkassen als Zeitraum zu einer Anfrage anerkennen. Ansonsten ist eine getrennte Anfrage zu stellen.
Mehrere Rückmeldungen werden eingelesen, wenn sich das Festgestellt_am, AU_seit, Voraussichtlich_AU_bis, Erstbescheinigung, Folgebescheinigung, Arbeitsunfall, D_Arzt_zugewiesen, Sonstiger_Unfall_Unfallfolgen, Aufnahmetag, Voraussichtliche_Dauer_der_KH_Behandlung unterscheiden. Nur wenn alle diese Felder gleich sind, wird diese Rückmeldung nicht nochmal importiert.

eAU, weitere Informationen in der Übersicht

In der Übersicht wird angezeigt, welche Eingaben bereits im Fehlzeitenkalender zum angefragten Datum der AU vorhanden sind:

• Fehlzeit am Tag

/Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender/Aktionen, eAU Meldungen

eAU, Folgebescheinigung, Erfassung des Datensatzes zur Anfrage einer Folgebescheinigung

Den Cursor auf die empfangene Rückmeldung zur eAU stellen, dann Aktionen: Folgebescheinigung
Es wird automatisch ein neuer Datensatz zur Anfrage erstellt, dieser Personalnummer, der Abgabegrund wird automatisch belegt und auch das Datum des 1. Tages der Folgebescheinigung wird automatisch aus der vorliegenden Rückmeldung (AU bis) ermittelt und auf den nächsten Tag generiert. Die Karenzzeit wird nicht geprüft, wenn eine Abfrage so als Folgebescheinigung erzeugt wird.

eAU, Folgebescheinigung, Verschicken des Datensatzes/der Anfrage einer Folgebescheinigung

Auf dem erfassten Datensatz stehen und Aktionen, Senden Aktuell
Viele erfasste Datensätze: Aktionen, Senden Alle

Die Datensätze erhalten ein Transferdatum, wenn sie verschickt wurden. Datensätze, die noch nicht verschickt wurden oder nicht verschickt werden können, erhalten kein Transferdatum.

/Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender/Aktionen, eAU Meldungen
Webclient: Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen

eAU, Folgebescheinigung, Regeln für den Versand von Folgebescheinigung zur eAU

Die Anfragen für Folgebescheinigungen werden erst am 2. Kalendertag der fortbestehenden Arbeitsunfähigkeit verschickt. Auch hier zählt: der Arzt muss die Folge-eAU erst an die Krankenkasse übermittelt haben, dann kann die Anfrage am nächsten Tag erfolgen. Die dreitägige Karenzzeit gilt hier nicht.

/Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender/Aktionen, eAU Meldungen
Webclient: Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen

eAU, Storno zur Anfrage

Wenn eine Anfrage versehentlich erfolgte, kann die Anfrage storniert werden. Dazu auf dem Datensatz der falschen Anfrage stehen. Stornierungen zu einer Anfrage können nur erstellt werden, wenn noch keine Antwort der Krankenkasse vorliegt. Die Rückmeldung mit dem Antwortstatus <4 >= "AU liegt nicht vor" zählt nicht als Antwort der Krankenkasse.
Aktionen: Stornieren

/Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender/Aktionen, eAU Meldungen
Webclient: Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen

eAU, weitere Details

Erfassungen sind nur für gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer und nur bei Vorliegen einer Arbeitsunfähigkeit wegen Krankheit, die ein Vertragsarzt oder Vertragszahnarzt festgestellt hat (§ 295 Abs. 1 Satz 1 SGB V) oder Arbeitsunfähigkeit wegen Arbeitsunfall oder einer Berufskrankheiten (§ 201 Abs. 2 SGB VII) oder Arbeitsunfähigkeit bei stationärer Krankenhausbehandlung zu Lasten einer gesetzlichen Krankenversicherung (§ 301 Abs. 1 Satz 1 SGB V) möglich.

Privatversicherte Arbeitnehmer können nicht abgefragt werden.

Nicht zulässige Abfragen:

Eine Anfrage der eAU-Daten ist bei gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmern insbesondere beim Vorliegen einer Arbeitsunfähigkeit ohne Feststellung durch einen Vertragsarzt oder Vertragszahnarzt (dreitägige Karenzzeit), einer Präventions- oder Rehabilitationsmaßnahme eines Sozialversicherungsträgers, einer Vorsorgeleistung (Mutter-Kind- oder Vater-Kind-Maßnahme), eines ärztlichen Beschäftigungsverbotes nach § 16 Absatz 1 Mutterschutzgesetz, eines Bezugs von Kinder-Krankengeld oder Kinder-Verletztengeld oder einer durch einen Privatarzt festgestellten Arbeitsunfähigkeit nicht zulässig.
Abgabegrund, die Auswahl: 00 Sonstiges. Bei der Auswahl des Abgabegrundes 00 Sonstiges wird keine Anfragedatei erstellt.

Regeln zu Tage bis ein Arzt bescheinigt (dreitägige Karenzzeit).

Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender/Aktionen, eAU Meldungen
Webclient: Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen

eAU, knappschaftlich rentenversicherte Beschäftigte - DEÜV Empfänger der Meldung

Wenn eine eAU bei Beschäftigen, die knappschaftlich rentenversichert sind, verschickt wird, darf dies nicht an den Empfänger 98094032 geschickt werden. Der Empfänger der eAU ist die 9800006.

Das passiert automatisch nun.

/Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender/Aktionen, eAU Meldungen
Webclient: Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen

eAU, Lesezeichen setzen

In der Übersicht der kann jetzt auch ein Lesezeichen gesetzt werden, damit die Bearbeitung direkt aus dem Rollencenter Personalbuchhalter möglich ist.
Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen: Rechts oben Lesezeichen setzen.

eAU, Filtern

Es gibt div. Filtermöglichkeiten, auf Anfragen und Rückmeldungen zu filtern. Die gesetzten Filter können auch gespeichert werden.

eAU, Reguläre Rückmeldungen abschließen, als abgeschlossen kennzeichnen

Nicht mehr benötigte Vorgänge (Anfrage und Rückmeldung) können als abgeschlossen gekennzeichnet werden. Das Feld ist in der Übersicht editierbar, wenn die Übersicht auf bearbeiten steht.

Über eine Funktion in der Übersicht können alle Vorgänge, die eine Anfrage und Rückmeldung haben, abgeschlossen werden, dazu die folgende Funktion nutzen: Nacharbeiten, Reguläre Rückmeldungen Abschließen
Es werden alle Meldungen mit <abgeschlossen> gekennzeichnet, die eine reguläre Anfrage und Rückmeldung haben.

Die Übersicht kann dazu entsprechend gefiltert werden, und dieser Filter kann abgespeichert werden.
Auswählen, Nicht abgeschlossen

eAU, Berechtigungen

Es zählen die Berechtigungen, wie sie auch für den Fehlzeitenkalender berücksichtigt werden sollen.

eAU, Perfidia-Lizenz

Es ist eine neue Perfidia-Lizenz notwendig. Mit dieser Lizenz ist sowohl in den Ordnern Postausgang, Gesendete Daten, wie auch im Posteingang ein Unterordner für die eAU vorhanden.

eAU, Drucken

Es kann zur eAU gefiltert je Mitarbeiter, Abrechnungskreis, Niederlassung, Abteilung gedruckt werden. Der Zeitraum von/bis muss vorgeben werden. Es werden keine Seitenumbrüche je Mitarbeiter generiert, wenn mehrere Mitarbeiter ausgewertet werden.

Gedruckt werden:

• die Personalnummer, der Name und der Vorname,
• die Anfrage; mit dem Grund der Anfrage, mit dem Datum, an dem die Anfrage gestellt wurde (das ist das Transferdatum) und bei welcher Krankenkasse die Anfrage gestellt wurde,
• die Rückmeldung; mit dem Antwortstatus sofern 1 oder 4, wenn also keine (noch keine) eAU vorliegt
• die Rückmeldung; mit dem festgestellt am Datum, von/bis, ob ein Arbeitsunfall, Arzt (D-Arzt) zugewiesen oder Unfallfolgen vorliegen, stationär von/bis, Erstbescheinigung oder Folgebescheinigung, Fehlzeit (mit Fehlzeitengrund), die zu dieser Erkrankung im Fehlzeitenkalender bereits eingetragen ist.
• Gedruckt werden auch andere Fehlzeiten des Mitarbeiters, wie sie im Fehlzeitenkalender bereits eingetragen sind (z.B. Quarantäne, Mutterschutz, Elternzeit, etc.)

Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender/Aktionen, eAU Meldungen, Bericht, Fehlzeit Personal Druck
Webclient: Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen, Berichten

eAU, Rückmeldungen Lesedatum setzen

Wenn die Rückmeldungen zur eAU empfangen werden, dann wird bei jedem "Empfangen" vom Programm gemerkt, wann dies durchgeführt wurde. Das beschleunigt das Empfangen. Das Datum, auf das geprüft wird, ist das Änderungsdatum der Datei, das ist das Datum, an dem die Datei von der Krankenkasse erstellt wurde, nicht wann diese empfangen wurde. Das Lesedatum kann manuell bei Bedarf zurückgesetzt werden. Es wird zum Zurücksetzen zunächst das aktuelle Lesedatum angezeigt, das Datum kann auf einen Wert in der Vergangenheit geändert werden.

Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender/Aktionen, eAU Meldungen, Aktion, Funktion: Lesedatum setzen
Webclient: Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen, Nacharbeiten, Lesedatum setzen

eAU, Infobox zu Notizen

Zu jedem Datensatz können in der Infobox Notizen eigene Notizen zu den eAU-Anfragen oder Rückmeldungen gemacht werden.

eAU, Fehlzeiten aus Rückmeldungen in den Fehlzeitenkalender übertragen

Wenn die Rückmeldungen zur eAU empfangen wurden, können diese in den Fehlzeitenkalender übertragen werden. Dazu kann zu jeder Rückmeldung die Fehlzeit, die in den Fehlzeitenkalender übertragen werden soll, in der Spalte <Fehlzeit> eingetragen werden. Es wird nicht geprüft, welche Fehlzeit zur Rückmeldung eingetragen wird. Übertragen werden nur Rückmeldungen die einen Eintrag zur Fehlzeit haben.
Wenn bereits eine Fehlzeit vorliegt, d.h. diese wurde ggf. vorher bereits erfasst, dann wird dies in der Spalte <Fehlzeit am Tag> angezeigt.

Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender/Aktionen, eAU Meldungen, Aktion, Fehlzeit eintragen oder Alle Fehlzeiten übertragen
Webclient: Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen, Ausführen, Fehlzeit eintragen oder Alle Fehlzeiten übertragen

eAU, Folgebescheinigung ohne AU_seit, Fehlzeit eintragen

Bei einer Rückmeldung zur eAU, wenn es sich um eine Folgebescheinigung handelt, wird das Datum, seit wann die Arbeitsunfähigkeit besteht <AU_seit> nicht mitgeliefert. Das ergibt sich aus der Erstbescheinigung. Es wird nur das neue Datum geliefert, bis wann die Arbeitsunfähigkeit <AU_bis> besteht.

Damit auch bei einer Folgebescheinigung die Funktion <Fehlzeit eintragen> genutzt werden kann, wird das Datum, ab wann die Arbeitsunfähigkeit weiter besteht, für den weiteren Eintrag im Fehlzeitenkalender ermittelt.

Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender, Aktionen, eAU Meldungen, Empfangen
Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender, Aktionen, eAU Meldungen, Fehlzeit eintragen

Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen, Ausführen, Empfangen
Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen, Ausführen, Fehlzeit eintragen

eAU, Fehlzeiten aus Rückmeldungen in den Fehlzeitenkalender übertragen  <Alle Fehlzeiten übertragen>

Beim Übertragen mit der Aktion <Alle Fehlzeiten übertragen> kann nicht mehr auf die Vorerkrankungen referenziert werden, dies müsste im Nachhinein erfolgen, sofern notwendig.
Wir empfehlen, die Aktion einzeln je Mitarbeiter auszuführen mit <Fehlzeit eintragen>.

eAU, Fehlzeiten aus Rückmeldungen in den Fehlzeitenkalender übertragen - Filter benutzen für <Alle Fehlzeiten übertragen>

Wenn die Rückmeldungen zur eAU empfangen wurden und mit der Ausführung <Alle Fehlzeiten übertragen> gefiltert übergeben werden sollen, so kann zuvor in der Übersicht gefiltert werden. Das, was gefiltert ist, wird dann auch nur übertragen.
Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender/Aktionen, eAU Meldungen, Aktion, Alle Fehlzeiten übertragen
Webclient: Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen, Ausführen, Alle Fehlzeiten übertragen

eAU, einzelne Rückmeldungen in den Fehlzeitenkalender übertragen

Es bietet sich an, zunächst Rückmeldungen, die einen Bezug auf eine Vorerkrankung bekommen sollen, einzeln zu übertragen.
Wie? Ausführen, Fehlzeit eintragen.
Die Informationen der eAU aus der Rückmeldung werden in der Erfassungskarte zur Fehlzeit vorgeschlagen und können auch noch geändert werden, ebenso kann der Bezug auf eine Vorerkrankung ausgewählt werden.
Welche Informationen werden vorgeschlagen?
AU durch Unfall: Kennzeichen wird automatisch übernommen, wenn die Rückmeldung zu Arbeitsunfall oder Arbeitsunfallfolgen diese Informationen enthält.
Ärztliche-AU-Bescheinigung: Kennzeichen wird automatisch übernommen, weil der Datensatz die Bescheinigung des Arztes ist.

Das Kennzeichen Schädigung durch Dritten ist nicht, auch wenn es zutreffen würde, in der Rückmeldung enthalten. Es muss, wenn es zutrifft, manuell gesetzt werden und kann dann in einen AAG-Antrag zur Umlage 1 übernommen worden. Bei den Anträgen zur Erstattung muss, wenn eine Schädigung durch einen Dritten vorliegt, die Frage beantwortet werden, ob der Arbeitgeber seinen Anspruch auf Schadensersatz der Lohnfortzahlung gegenüber diesem Dritten bis zur Höhe des Erstattungsbetrags an die Krankenkasse abtritt; nur dann ist die Kasse zur Erstattung verpflichtet.

eAU, mehrere Rückmeldungen in den Fehlzeitenkalender übertragen

Wenn einzelne Rückmeldungen zunächst übertragen wurden, können anschließend auch mehrere z.B. einzelne Erkrankungen, die keinen bestimmten Bezug auf Vorerkrankungen erhalten sollen, übertragen werden.

eAU, Regeln beim Übertragen der Rückmeldungen in den Fehlzeitenkalender

Es gelten die gleichen Regeln wie bisher, wenn Fehlzeiten erfasst wurden, auch zum Übertragen. Ggf. sind bereits vorhandene Einträge im Fehlzeitenkalender zu löschen oder anzupassen, damit die Fehlzeit übertragen bzw. eingetragen werden kann. 

eAU, Quittungen

Für die eAU erwarten die Krankenkassen auf ihre Rückmeldungen Antworten, ebenso wie in anderen Verfahren; diese können erstellt werden, wenn die Informationen der Rückmeldungen zur eAU empfangen/eingelesen werden. 
Die Quittungsdateien werden in den Perfidia-Ordner ...\pem\sendq gestellt, von Perfidia nicht angezeigt, aber automatisch gesendet, wenn die nächste Verbindung hergestellt wird. Wenn Dateien erstellt werden, wird dies in einer Quittungsübersicht vermerkt.
/Vor der Abrechnung/Fehlzeitenkalender, Aktionen, eAU Meldungen, Empfangen
Webclient: /Vor der Abrechnung, Fehlzeitenkalender, Vorbereiten, eAU Meldungen, Ausführen, Empfangen

Perfidia, neue Baulohn-Lizenz für das eAU-Verfahren

Für das eAU-Verfahren ist auch eine neue Perfidia-Lizenz notwendig, die wir zur Verfügung stellen, das erfolgte am 03.06.2022 an die zuständigen Mitarbeiter/innen in Ihrem Unternehmen.